商务应用文写作

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三、批复的写作 （一）特点及结构 被动性、针对性、权威性 一般有标题、主送机关、正文、落款组成 正文由批复缘由、批复事项、结语组成 （二）批复写作要求 吃透请示的回答 注意协调 态度鲜明、批复清楚 及时
• 附:练习(改错) • 关于要求拨款抢修机房的批复 • ××分公司: • 你们的请求收悉.这次强台风的破坏,使 你公司的机房损失惨重,造成许多地区用户 无法收到讯号,给公司带来了严重的经济损 失.经研究,可考虑拨款50万元给你们抢修机 房,不足部分请自筹解决. • 此复 • ××总公司 • ×年×月×日
正文由缘由、事项、要求三部分 落款要位于正文右下方 （三）通知的具体写作要求 交代要清楚 不要滥用文种 行文要及时
• 附：练习 • 请指出下面通知中存在的问题，并进行修 改。 •
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××总公司财务部关于禁止 使用非正规发票报帐的通知 各单位： 在近期的财务大检查中，我们发现一些 单位，特别是销售部门，用白条、收据等 非正规发票报帐现象极为严重，其中大多 数都经各单位领导签字批准的，这些非正 规发票涉及金额少则几十，多则上千。这 种做法是一种严重违反财经纪律的现象， 影响极为恶劣，必须杜绝。 2007年10月20日
• 二、市场文书写作 • 涉及调查问卷、市场调查报告、可行性分 析等常见涉及市场分析的文书写作。 • 三、企业宣传文书写作 • 涉及公司介绍、公关及广告策划书、商品 说明书、商务消息及通讯等对外宣传企业 及品牌、商品等的文书 • 四、法律契约文书写作 • 涉及合同、委托书、状纸、申请书、声明 等涉及企业相关法律活动的文书写作
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（二）计划的结构 包括标题、正文、落款三部分 标题可采用完整或省略格式 正文写作可采用图表式、条文式、 表格文 字综合式三种形式 • 下面重点介绍条文式计划 • 条文式计划一般包括三个部分 • 1、前言：以简明扼要的语言阐明制定计划 的背景和基本情况，以及落实此项计划的 重要性
• 四、通知的写作 • （一）通知的种类 • 包括事务性通知、批示性通知、指示性通 知、会议通知、任免通知、发布性通知等 • （二）通知的结构 • 包括标题、主送单位、正文、落款四大部 分 • 标题一般同通告要求，需注意批转、转发 性通知标题的灵活处理 • 主送单位多时需一一列举，明确时需概括
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• （三）报告的写作要求 • 综合报告：应注意抓住重点，突出主要矛 盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若 干观点，分层次阐述。说明观点的材料要 详略得当，以观点统领材料。 • 专题报告：要一事一报，体现其专一性， 切忌在同一专题报告中反映几件各不相干 的事项和问题。 • 切忌将报告提出的建议或意见当作请示， 要求上级指示或批准。
• 按政策规定,不经请示批准,无权自行处理的 问题 • 工作中出现无法独立解决的问题,须请示上级 部门或综合部门,以求得协助和帮助的问题 • (二)请示的特点及结构 • 请求性、求复性、超前性、单一性 • 结构包括标题、主送机关、正文、落款 • 正文必须写明缘由、请示事项、请示要求 • （三）请示写作要求 • 不滥用请示
• 附：通告范文 • 施工通告 • 根据××公路大修工程计划，将于2007 年11月15日至2008年3月15日对该公路×× 路段实施单项通车半封闭式施工。施工期间， 该路段左幅双向行驶，请过往车辆严格按有 关交通标志指引减速通行，如有急需，请绕 道行驶。 • 特此通告 • ××高速公路公司 • 二00七年十一月12日
• 五、通报的写作 • （一）通报的类型 • 分类很多，一般采用按内容分类，分为批 评性通报、表扬性通报、情况通报等 • （二）通报的结构 • 一般包括标题、主送机关、正文、落款 • 标题一般由发文机关、事由、文种组成 • 正文一般由四个部分组成 • （三）通报的具体写作要求
• 事项要典型 • 发布要及时 • 内容要真实
第一章 商务应用文及其类型
第一节 概念及重要性 • 一、商务应用文的概念 • 商务应用文是企业和个人在从事相关的商 务活动时为传播相关信息、规范相关行为 及处理相关事物时所采用的格式相对固定 的专用文书的总称。 • 商务应用文与应用文的区别和联系。 • 商务应用文是应用文的一种，区别主要在 于应用领域的特殊性。
• （四）修改文章 • 可采用朗读等方式进行文章的修改，如修 改过多则需考虑提纲的合理性 • （五）编辑、定稿 • 主要检查文章逻辑合理性、用词准确性、 标点正确性 等
第二章 通用行政文书写作
第一节 通用行政文书及其种类
• 一、概念 • 主要是指组织在日常工作过程常用的文书格 式，对维护组织日常工作运转起着重要作用。
• 附：练习 • 某公司职工王某，平时经常迟到、旷工，自由散 漫，今年5月7号，王某因迟到受到其上级李某的 批评，王某不服与其产生争吵，并随之对其大打 出手，造成李某多处轻微挫伤。虽事后王某认罪 态度良好，但仍造成恶劣影响，公司决定对其进 行严重警告处分并扣发一年奖金，请以公司名义 拟订一份处分通告。
• 答复报告：根据所提出的问题进行答复，不 要答非所问 • 建议报告：包括情况分析和意见措施 • 报送报告：用简短的语言将报送物品、材料 的名称、数量说明既可。 • 正文结尾要有提出要求的习惯性，除呈转性 建设报告（企业运用较少）常以“如无不妥， 请批转有关单位执行”做结余外，其他各类 报告常以“请审阅（批示）”、“特此报告” 等作为结余。
第二节 报告、计划、总结的写作
• 一、概念 • 报告是向上级反映情况、汇报工作时所写 的文书。 • 计划是某些单位、部门或个人，对预计在 一定时期内要做的工作或要完成的相关任 务而事先做出筹划和安排，使之书面化、 条理化及具体化的一种事务性文书，计划 也可使用规划、方案、设想、打算等名称
• 总结是回顾和检查一个阶段或某个方面的工 作、生产、学习任务的完成情况，并加以分 析研究，找出经验教训，得出一些规律性的 认识，以便指导今后工作而形成的书面材料， 也称小结、回顾、经验、体会、做法等。 • 二、报告的写作 • （一）类型 • 包括工作报告、情况报告、答复报告、报送 报告。
• 六、启事的写作 • 启事是指将自己的要求，向公众说明事实或 希望协办的一种短文，。通常张贴在公共场 所或者刊登在报纸、刊物上。机关、团体、 企事业单位和个人都可以使用。 • 按其内容，启事可分为不同类型的多种启事， 主要有：招生启事、寻物启事、招聘启事、 挂失启事、征集启事、征婚启事、庆典启事 等。 •
• 附：范文 • （一）年度工作报告范文（见范文汇集1、 （2）） • （二）情况报告范文（见范文汇集1、 （3）） • （三）建议报告范文（见范文汇集1、 （4））
• 二、计划的写作 • （一）不同计划名称的适用范围 • 规划：适用于时间较长，范围较广，内容 较全面的情况 • 要点及方案：是上级机关借以向下级机关 布置一定时期的工作交代、政策界限、提 供工作办法的文件 • 设想：是一种初步的、不成熟的、提供参 考的计划 • 打算：适用时间较短、范围较小、内容较 具体的事件
• （二）结构 • 包括标题、主送单位、正文、落款四部分。 • 因报告类型不同，正文的结构和内容有较大 差异，具体如下： • 工作报告：一般包括基本情况、主要成绩、 经验体会、存在问题、基本教训、今后意见 或措施等 • 情况报告：一般包括事情经过、原委、结果、 性质等，最后一般要提出处理意见或建议。
• 五、社交礼仪文书写作 • 涉及请柬、欢迎辞、开幕辞、慰问信、贺 电、唁电等礼仪文书写作 • 六、个人文书写作 • 涉及求职信、简历、辞职信、留言条、借 条、欠条、请假条等个人生活、学习、工 作中涉及的常见文书写作。
第三节 商务应用文写作要求及步骤
• • • • • • • 一、商务文书写作要求 （一）对商务文书本身的要求 观点鲜明、正确 材料真实、得当 格式规范、合理 语言平实、简约 （二）对商务文书写作者的要求
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二、商务应用文的特点 实用性 真实性 时效性 规范性 三、商务文书的重要性
第二节 商务应用文的类型
• 可按商务文书性质、使用范围、记载方式 等进行分类。 • 本课程采用按性质为文书标准进行分类， 鉴于商务文书种类繁多，课时有限，只侧 重介绍几种常见文书种类及其写作技巧。 • 一、通用行政文书写作 • 涉及通知、通告、通报、请示、批复、计 划、总结、报告、会议纪要等常见行政文 书的写作。
• 坚持一事一文 • 不要多头请示 • 请示要符合政策规定 • 附：请示范文（改错） • ××分公司关于请求总公司 允许购买运输车辆的报告 •
• 总公司： • 目前，我们公司只有两辆卡车，我们 的销售任务十分繁忙，不能完成总公司交给 的任务。 • 几年来，在党的政策正确指引下，经 过本公司的努力，我们的销售业绩年年递增， 公司形势象雨后春笋一样年年拔高，十分喜 人，但是，在销售增加的同时，运输却难以 保证，为此，请求增加卡车数量。 • ××分公司 • 2008年1月20日
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二、三者区别 内容范围不同 受文对象不同 目的要求不同 表现方法不同 三、通告的写作 （一）通告的种类 周知性通告 事务性通告 禁止性通告
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（二）通告的写作 1、结构 包括标题、正文、落款三个部分 标题有三种写法 正文包括缘由、事项、结语三部分 落款包括署名和日期 2、通告写作具体要求 文种使用正确 发文目的明确 内容要符合政策法律规定 通俗简洁
• 二、种类 • 根据内容及内在性质的相似性，归纳为以 下几种 • 通知、通告、通报 • 请示、批复 • 报告、计划、总结 • 声明、会议纪要 • 各类规章制度
第二节 通告、通知、通报的写作
• 一、概念 • 通告是在一定范围内公布有关人民群众或组 织应该知道的情况和应该遵守的事项时所使 用的一种文书。 • 通知是将某些规定、情况、事项告诉有关单 位或人员的文书 • 通告是指有关单位进行表扬、批评，传达重 要精神或情况时所写的文书
• 二、请示的写作 • （一）范围 • 对上级有关方针、政策、指示或法规不够明 确或有不同理解，需要向上级机关作出明确 解释和答复 • 从本单位实际出发，需要对上级某项政策、 规定做变通，有待上级重新审定明确作答 • 在工作中出现新情况,新问题需要而无章可循, 无法可依,需上级机关明确指示 • 需要上级机关解决本单位具体困难
• 启事一般由三部分组成： • 1、名称：这主要由启事的内容决定， 如内容是征文，则名称写明“征文启 事”。 • 2、内容：即要向大家说明的情况。 • 3、落款 • 附：启事范文（见范文汇集1） • 思考： • 启事与其他告知类文书的区别
第二节 请示、批复的写作
• 一、概念 • 请示是下级机关向上级机关请示指示和批 准的公文文种。 • 批复是上级机关答复下级机关请示事项的 答复性公文，具有权威性、针对性和指示 性等特点 • 请示与批复是相对应的
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熟悉方针、政策 扩大信息储存 理论联系实际 加强写作训练 二、常见商务文书写作的步骤 （一）明确写作目的 常见商务文书写作的目的主要有： 指导建议 通知传达
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说服对方 记录 制订契约、制度 （二）制定写作提纲 主要适用于文字较多，表达内容丰富 的商 务文书，如报告、策划书、合同等文书 • （三）了解读者状况，开始进行写作 • 不对读者做过高假设，尽量用简单的语言， 避免使用寓意模糊的词句
商务应用文写作
工商管理学院 胡万华
绪论
• 一、商务文书写作的意义 • 有利于自身素质及技能的提升 • 有利于正确地对企业相关活动进行记录及 传播 • 二、课程安排 • 首先弄清三个相关概念：应用文、经济应 用文、商务应用文（商务文书）
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本课程分为7个章节 第一章 概论 第二章 通用行政文书写作 第三章 市场文书写作 第四章 企业宣传文书写作 第五章 法律契约文书写作 第六章 社交礼仪文书写作 第七章 个人文书写作