完达山集团《行政管理制度》

完达山乳业鲜奶营销公司

行政管理制度

一、目的

为规范公司行政管理，特制定此规定。

二、适用范围

适用营销公司全体员工。

三、办公室管理制度

1、办公场所管理规定

1．1人力资源及行政部将根据工作需要主持早会，如各部门有事需早会解决请与人力资源及行政部联系。

1．2文件、资料整齐放置，不得凌乱,机密文件不得在外面随意摆放；

1．3办公楼内严禁高声喧哗、嬉戏打闹和不得体行为；

1．4所有人员要注意保持公司区域卫生，桌子、椅子、隔断、文件柜、电脑等设施要保持整洁；员工在离开办公室前整理办公用品，并将坐椅推至办公桌下；

1．5公司区域内，严禁吸烟、随地吐痰，丢杂物，所有人员均有责任维护公共秩序及卫生；

1．6工作时间须着职业装（西装），并保持干净整洁；工作胸卡佩带齐全；

1．7洗手间、卫生间要保持清洁，随手冲洗，并注意节水节电。

2、办公设备使用管理规定

2．1所有办公设备需全体人员爱护使用，不得故意损坏，减少维修费用；

2．2所有人员在复印和接收传真时要自觉进行登记；

2．3公司的传真及复印机由人力资源及行政部统一管理，定期维护。

3、电话使用管理规定

3．1每月20日前，根据各部门电话的使用，由行政专员做出电话费统计，报各门领导签字确认后，费用化分各部门；

3．2公司员工除紧急事件外不得用公司电话拨打私人的电话；

3．3打电话尽量长话短说，以免耗时占线；

3．4必要时允许以网络进行联系沟通，以减少费用的产生。

4、公章申请使用规定

4．1各部门使用公章时需填写公章使用申请表，经部门经理签字同意，交由人力资源及行政部审查后方可盖章；

4．2合同章使用需要填写《合同章使用审批表》，经部门经理签字同意，报总经理审批确认后，行政部方可执行盖章；

4．3公章、合同章必需拿出公司使用时，各部门需要填《公章（合同章）外借审批表》，经部门经理签字、总经理签字后方可借出，使用后及时归还并签字确认。

5、作息时间规定

根据黑龙江完达山乳业股份有限公司的作息时间，结合营销公司的实际情况制定不同时期的作息时间；早会时间定在早8：30。

6、网络使用管理规定

6．1禁止使用公司电脑玩游戏；

6．2禁止登陆非法网址，禁止在网上下载不明邮件；

6．3控制使用外来不安全软件和磁盘；

6．4对所用电脑定期维护与保养，并做好防毒工作；

6．5网络管理员需定期检查公司电脑及网络安全。

四、档案管理制度

1、档案设立规定

1．1各部门设立一名专门档案管理的人员，负责各部门的重要有存档价值的文件资料；

此资料指对公司以后发展能起到帮助和数据支持的；

1．2如一项工作由多个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档；会议文件由会议主办部门收集归档；

1．3重要的会议资料、上级公司发来的与本公司有关的决定、通知等文件资料由人力资源及行政部统一归档管理；

1．4各部门对有存档价值的文件资料列表统计汇总，标注发文日期、创建人、保存期限、文件内容等，将可公用的资料交至人力资源及行政管理处统一管理，人资源及行政部每月都会将所存资料更新制表，以便公司各部门能及时了解有何可用资料；

1．5各部门应每半月重新对文件资料进行统计汇总，及时更新数据，保正存档资料的最新。

2、文件上传下达规定

2．1各部门如有需报给上级领导或上级公司的文件，需经公司总经理批准同意由人力资源及行政部统一编号后上报；人力资源及行政部编号管理电子版及打印版；2．2各部门如有需报平级部门及下属部门周知的文件，需经部门经理签字同意后交由人力资源及行政部统一编号后下发，人力资源及行政部编号管理底稿；

2．3文件管理员在收到上级公司发来通知或文件后，需先将公文进行编号登记，行政部应将公文复印并加盖文件传达印，分别交总经理和各个部门的领导，如需要可在白板上贴出一份。各部门由部门领导向本部门人员传达。通知或文件的原件由行政部存档。

3、档案保管规定

3．1档案应保管在结实、防潮的档案柜里，保证档案的安全性；

3．2根据文件资料内容的性质制定档案管理的期限，一般可分一年期、三年期、五年期、十年期、长期。

4、档案借阅规定

4．1各部门在借阅非机密性资料或据时，应由部门领导签字同意后方可借阅，阅后及时归还；

4．2关于公司机密性数据或资料借阅，应由总经理批准方可借阅，阅后及时归还。

5、报刊杂志订阅规定

5．1各部门上报部门每年度所需订阅的报刊杂志至行政部处，由行政部汇总统计报至总经理审批，经批准后方可统一订阅；

5．2各部门所定报刊杂志属公司公用资料，应由行政部统一管理。

五、车辆管理制度

1、各部门在每天下班前填写用车预请表，由部门领导签字同意后，交人力资源及行政部车

辆管理员处，管理员根据各部门用车计划合理安排第二天的车辆使用；

2、车辆管理员做好车辆安排后，应在每天的早会上公布用车计划，如各部门有变动可在早

会提出；

3、各部门用车应及时填写车辆使用表，详实的填写表上内容，至每月20日，车辆管理员

根据车辆使用表将费用划分到每部门。

六、办公用品采购及库房管理制度

1、办公用品需求申请规定

1．1每月15日各部门根据部门费用预算制做办公用品申请，经部门领导签字同意，行政部根据实际情况进行审核后及时进行购买并发放；

1．2办公设备及办公家具的购买，需经营销公司总经理批准，属于固定资产的，执行固定资产申请采购程序；

1．3报销及费用结算：由人力资源及行政部履行财务报销手续，将各部门领用用品及费用列清，经各部门确认后列各部门费用。

2、办公用品发放领取规定

各部门根据部门申请由一人统一领取办公用品，领取人签写办公用品领取单，行政部根据领取单在月底汇总各部门办公费用，交财务部转部门账。

3、库房管理规定

3．1库房要保持干净整齐，办公用品摆放有序合理；

3．2每月16于17日库房管理员与采购员一起对采买的办公用品进行核实，并详实登记入库，每月18至19日各部门领取办公用品，每月20日库房管理员根据领取单

进行汇总，交财务部进行划分费用；

3．3库房除非必要情况下，只许库房管理员进入，其他人只得在门外等候；

七、餐厅管理制度

1、餐厅采购规定

1．1餐厅服务人员在每周末报下周需货计划，由餐厅管理员统一进行购买；

1．2采购以物美价廉为原则，保证质量目的；