浅谈如何开展城建档案业务指导工作

浅谈如何开展城建档案业务指导工作

发表时间：2015-10-08T17:30:13.040Z 来源：《基层建设》2015年5期供稿作者：刘守民

[导读] 湛江市城市基本建设档案馆随着我国社会经济的快速发展，城市建设项目不断增多以及各个城市设施的更新建设

刘守民

湛江市城市基本建设档案馆

摘要：随着我国社会经济的快速发展，城市建设项目不断增多以及各个城市设施的更新建设，这些都要求城市档案有一定的规范、完善的系统进行配合城市建设。本文结合本身工作经验，对城建档案的业务指导工作的重要性及如何做好业务指导工作的三个方面进行探索。

关键词：城建档案；业务指导

1、城建档案业务指导工作的重要性

近几年来，随着湛江市城市建设项目的增多，对于城建档案越来越多的高要求，这在一方面可以显现出城市档案对于城市建设的重要性。城建档案属于一个城市全局性的工作，对城市建设中的一砖一瓦进行见证，是城市建设的真实写照。但目前在整个城建档案工作过程中总会存在一些这样那样的问题，比如：一个项目竣工时间很长时间了，还没见这个项目的档案移交过来；还有一些就是所移交的资料不完整，时间、内容及实际情况有出入。这些问题的存在，直接影响到后续工程建设中的档案管理利用造成了很大的影响。因此，做好城建档案业务指导工作刻不容缓。其目的是通过业务指导人员对基层资料员的督促、检查、指导，使档案的收集、编制、移交等一系列工作符合相关要求，保证城建档案工作规范、有序、有效的展开。城建档案业务指导主要是对建设过程中出现的问题进行技术性咨询和指导，对施工中档案资料进行监督、检查，以保证资料能够被按期完整地接收进馆。由此看来，城建档案业务指导工作具有重要的意义。

（1）业务指导工作是提高城建档案工作水平的有效手段。做好城建档案业务指导工作，可以了解各单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流。通过一系列的方式方法进行指导，从而达到事半功倍的效果，使档案工作有条不紊地展开，提高城建档案工作水平，推动城建档案工作更上一个台阶。

（2）业务指导工作是城建档案工作的重要内容。城建档案业务指导工作是档案行政管理部门的重要职能，也是档案行政管理的一个重要手段和必不可少的环节。它对推动档案事业向标准化和现代化发展，具有重要作用。它是《档案法》赋予具有行政管理职能的档案部门的一项重要职责。离开业务指导工作，城建档案工作势必陷于各行其是的无序状态，这对城建档案工作的健康发展显然是不利的。

2、做好城建档案业务指导工作应把握的三方面

2.1强化业务指导工作的人员素质

一要做好城建档案业务指导工作，首先业务指导人员要提高认识，增强业务指导工作的责任感。

二要加强学习城建档案工作各项规章制度，明确业务指导的知识结构，对城建档案工作一套完整的流程及业务知识了如指掌，提高业务能力。

三要强化服务意识，营造指导者与被指导者良好的氛围关系。这就要求城建档案业务指导人员态度诚恳，平等待人；满腔热忱，悉心指导；讲究方法，加强针对性。

2.2把握业务指导工作的不同时段

2.2.1前期业务指导。

城建档案业务指导工作在某种程度上具有前沿性。把城建档案业务指导工作前置，增强其主动性。业务指导人员在建设项目开工前对其进行简要的业务指导，告知签订《责任书》等其它要求。这样可以避免城市建设项目竣工后一些不必要的麻烦发生。

2.2.2中期业务指导。

在城市建设项目施工过程中，业务指导人员可以积极主动深入施工现场进行业务指导，对其施工技术资料和工程建设进度是否同步、资料收集是否齐全规范、收集的资料是否真实等进行监督检查。如有问题，立即提出整改意见，保证施工技术资料准确规范。

2.2.3后期业务指导。

建设项目竣工后，城建档案馆在正式接收工程资料前，对其进行验收，验收不合格的不得接收。业务指导人员在验收工程档案材料时，应根据工程的具体情况，按照相关规定的要求，进行工程档案的验收工作，对不符合规范的工程档案按要求让相关单位整改，对档案材料没有完整报送的要督促相关单位补充完整。整改完成后，根据整改要求再仔细认真核对，确保入库档案资料符合规范要求及工程竣工档案的质量。

2.3找准业务指导工作的方法途径

2.3.1现场指导与电话指导

面对大工程、大项目，比如大型企业厂房、住宅小区等重点项目，城建档案业务指导工作人员可以采取现场指导的方法，深入施工场地进行业务指导。对施工、监理、勘察、设计等单位产生的文件及施工图纸进行查阅指导。

面对小工程、小项目，业务指导人员可以采取电话指导的方法。这样既可以解答被指导者的疑惑，节省业务指导工作人员的时间，也可以达到城建档案业务指导的目的。

2.3.2集中指导与个别指导

集中指导，顾名思义就是把不同单位的有关人员都集中起来进行指导。城建档案馆可以举办“城建档案业务培训班”，将一些新开工的建设单位、施工单位和监理单位的资料员集中在一起，对资料员进行培训，使其了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求。这种方法适用于大范围情况下采用，省时、省力，又有效。

个别指导是指针对个别资料员在工程资料收集整理中遇到的问题单独进行业务指导。这种方法范围小，针对性强，解决问题比较透彻。

2.3.3网上信息与工作手册

随着信息技术的高速发展和互联网的广泛应用，越来越多的人会从网上找寻解决问题的答案。城建档案部门可以建立网站，在网上发布一些常见的档案业务指导内容，发布城建档案工作动态，让有需要的人利用网上信息来解决城建档案业务上的困难。

城建档案业务指导工作是一项长期性、反复性的工作。为切实加强建设工程档案管理工作，确保建设工程档案完整、准确、系统，城建档案部门可以编制《工作手册》来达到业务指导的目的。以宣传法律法规，明确建设工程档案归档与移交内容、质量要求及报送期限；明确建设、施工、勘察设计、监理等单位在工程档案编制中的业务工作职责以及介绍档案管理职能部门的业务指导及服务内容。编制完成后，《工作手册》可以发放给各建设、施工等单位，为城建档案业务指导工作提供便利。

3、结束语

城建档案工作是已成为服务于民服务于社会的一项重要工作，城建档案部门结合实际情况，采取各种不同的业务指导措施必将受到社会的重视和欢迎。加强城建档案人员队伍建设，进一步提高城建档案从业人员的业务水平，使各单位档案人员更加清楚地认识到城建档案工作的重要性及意义，了解建设工程档案工作的基本流程及移交档案的基本规范要求等内容，保证建设工程资料移交的及时、完整、准确、系统，为进一步做好城建档案工作奠定基础。