档案工作人员分工及岗位责任制

档案工作人员分工及岗位责任制

一、工作人员分工

分管领导：韦松译

办公室主任：唐兵

档案管理员：韦美耐

兼职档案员：周海洋

二、各成员职责

（一）分管档案工作领导责任制

1、领导本机关的档案管理工作。

2、审定本机关档案管理各项制度，并监督贯彻执行。

3、解决档案工作中的实际问题。

（二）主管档案工作办公室主任责任制

1、组织制定档案管理制度，并认真执行。

2、抓好本机关档案建设与管理工作。

3、定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。

（三）档案管理员岗位责任制

1、对机关各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2、负责集中统一管理本机关各种门类和载体的档案以及有关资料。

3、为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案向县档案馆移交。

4、贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。

5、对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为全乡各项工作服务。

6、办理领导交办的其他档案业务工作。

（四）兼职档案员责任制

1、协助档案管理员做好本机关各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

2、负责档案信息微机录入及信息化管理工作。

3、办理领导交办的其他档案业务工作。

档案室工作职责

一、贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定本单位档案工作的相应制度，并组织实施。

二、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。

三、制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。

四、按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。

五、对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。

六、准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

七、严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提

供档案的有关情况。

八、负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。

九、加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成政府领导交办的其他有关档案业务工作。

档案室管理制度

一、认真贯彻《中华人民共和国档案》和其他有关档案工作的规定。

二、档案案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

三、各种档案须科学管理，存放有序，查找方便。

四、各办公室、村、部门单位借阅档案须经主管领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

五、严格保密制度做好档案安全保密工作。未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自抄摘、复印和随意传播。

六、外单位借阅利用档案，须持有单位介绍信，注明利用目的，经主管业务领导同意，才能借阅。

七、经常检查档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

八、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

九、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密制度规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理移交手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。

十、档案管理工作人员，对工作认真负责。

档案收集和整理制度

一、档案收集。要按照国家、政府的有关规定，把党委、人大、政府、政协及各办公室分散的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

1、依法按章。档案的收集必须依法按章。要求政府的全体机关干部职工都要明了档案管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人资料的区别，个人不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。

2、完善机制。档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度。

3、建立网络。由于政府的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节都要有具体的责任人。

二、档案整理。是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的、、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用。

1、科学分类。随着改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出上级文件规定的分类范围。因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发

展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。

2、保持结构完整性。政府档案的整理，要按照党群、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性。

3、保持整体系统性。政府档案的整理，还要按照政府档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。

文书档案立卷归档制度

档案是本单位在工作活动中形成的保存备查的原始记录。为了归档文件材料的齐全完整，提高归档案卷的质量，结合实际制定本制度。

（一）凡是各项工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件及其他材料，均属于接收范围。具体包括重要的收发文件、会议文件、内部文件、会议纪要、调查报告、会议记录、工作计划总结、重要信访件、统计报表、财务报表、电报、电话记录、本单位编印的刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档的文件材料，由各办公室文书管理人员负责组织整理、立卷，并按期向档案室移交，任何人不得私自拆取和销毁文件材料，也不得据为己有。

（二）文件立卷工作实行谁办理谁立卷的原则，即由哪个办公室办理的文件材料，就由哪个办公室立卷归档。

（三）归档的文件材料要按规定进行分类，每份文件的页数及卷内目录、备考表应齐全完整，每一案卷一般不得超过200页。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起组卷。

（五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年份立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（六）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（七）卷内文件材料应按照排列顺序，依次对文字的每面材料编写页号，正面页号编在右上角，背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔，并做到不重复、不漏页。号码一律用阿拉伯数字。

（八）归档的案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录和备考表，填写的字迹要工整、清晰，一律用毛笔或钢笔书写，钢笔要求用炭素墨水或蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水。卷内文件目录放在卷首，备考表应置卷尾。

（九）卷宗内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，理顺取齐，案卷采用三孔一线的方法装订，孔距7公分。

（十）案卷标题要简明，准确反映卷内文件材料内容，要用钢笔书写或微机打印，