人事档案管理信息化建设研究

人事档案管理信息化建设研究

摘要：近几年来，我国的信息技术发展的速度越来越快，信息化逐渐成为一种

趋势，渗透到各行各业中。在新时期下，在人事档案的管理工作中引进了信息化，并获得了一定成就，极大的促进了我国人事档案工作的发展。本篇文章从人事档

案管理信息化建设的重要性入手，深刻解剖了目前我国人事档案管理信息化建设

中存在的问题，并提出了相应的改进措施。

关键词：人事档案；信息化；管理现状；解决措施

引言

现阶段，随着信息时代和知识经济时代的到来，在诸多方面出现了新的发展

契机和机遇，加快了建设社会主义现代化的步伐，并有效改变了社会面貌。受新

的社会背景和时代的影响作用，对于人事档案管理来说，其发展方向逐渐转变为

信息化管理，并使得良好契机出现。然而，因其信息化建设存在较短的时间，缺

乏相关经验，为此会导致诸多缺陷和问题出现使得顺利开展档案管理工作的状况

受到阻碍。对于上述问题来说，需要相关人员和部门做到对该问题的充分认识，

并进行积极创新，实现稳定发展。

1 人事档案管理信息化建设的重要性

1.1 干部人事管理的需要

干部人事档案对优秀干部的考察、识别、培养、任用可以提供重要的依据，

同时对加强干部队伍建设，促进工作的监察、党政管理具有重要的意义。进行干

部人事档案信息化可以提供人员数据库服务，对干部人事的个人履历表、人员基

本信息、干部职位变动等相关资料能够快速地查询，使领导和相关部门对干部队

伍的整体情况进行整体的把握和掌控。

1.2 流动人员人事管理的需要

随着流动人员人事档案逐年递增，流动人员人事档案管理信息化的建设尤其

重要。档案管理的信息化极大方便了工作人员和服务对象，降低了工作量，提升

了服务效率。比如应用系统智能分配方法来管理库房，使得人事档案出人库更加

简便、快捷、高效和准确，让库房管理工作变得更加简单，库房空间利用更加充

分合理。通过档案信息化可实现档案系统与互联网数据的实时同步。同时，还可

以通过扫二维码查询网络数据，具备防伪验证功能。

1.3 人事信息的利用率得到了提高

传统的人事档案管理，对档案的查询工作比较费时费力，同时其准确度也较低，存在人事部门对档案更新不及时的情况，例如有些人员已经离职，却没有及

时对其等资料进行处理等情况。在进行人事档案信息化建设中，可以通过计算机

对人事档案进行管理，提高档案工作的工作效率，信息化建设可以直接对档案信

息资源进行分类、分析、提取，和传统的档案管理相对比，更容易保存、查询、

修改，提升了档案的管理的效率，降低了档案管理的成本。

2 目前人事档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 管理理念十分落后，人事管理部门权责模糊不清

在传统模式下，人们进行人事档案管理工作过程中，在一般情祝下，主要是

人员所在单位中的人事部门进行全面管理。这样的管理具有一定的局限性，换言之，对于档案信息个人不知道，进而人事档案增加了神秘性。在现有经济条件下，人员流动逐渐增加。不管是人员职称，或者是人员考核处于一种动态环境之中，

进而也增强了人事档案自身的动态性。要想在真正意义上保证人事档案自身的准

确性，应对人事档案进行及时更新。相对来讲，在人事档案管理中，部门之间没

有明确的权责，最终出现了推诱扯皮这样的情祝，导致人事档案材料受到一定的

影响，同时人事档案管理工程也处于被动状态。

2.2 信息化标准十分不统一

对于人事档案信息化建设，应以同一标准为基准，应建立完善的规范机制，

进而能够推动档案信息化建设。但在人事档案管理开展中，一些单位经常为了自

身的利益，采用一些不同模式进行全方位管理。最终对档案信息化建设自身的一

致性具有严重影响，在这样的背景下，不能实现信息资源的共享。

2.3 档案专业人员待遇有待提升，队伍建设有待加强

档案管理人员的政治和业务素质参差不齐，特别是对信息化建设的认识不够。有的档案工作人员专业知识学习不够，没有很好掌握现代信息管理技术，知识面

有待进一步拓宽。干部人事档案工作人员在干部档案建设和管理工作中任务重责

任大，但是他们的职级别待遇普遍偏低。要妥善解决他们的职级待遇，在职务职

级的晋升，在职称评定等方面给子照顾，保持队伍相对稳定。对那些为档案工作

做出贡献的同志给子表扬和奖励。

3 人事档案信息化建设改进措施

3.1 加强档案信息资源管理力度

为了促进更加完善的人事档案信息化管理资源，应该协调档案归档与档案使

用之间的矛盾，依据不同单位的人事档案管理资源的规章制度，严格鉴别将要归

档的档案信息，细化档案数据权限，充分利用现有资源，建立更加有序、完整的

档案数据库。此外，要及时修复缺失的档案信息。人事档案管理人员要正确认识

档案信息的价值，从而严格要求档案采集、归档的各个过程，对档案信息中的资

源要认真核对，保证档案数据信息的准确完整，及时发现档案信息缺失遗漏及时

修复，避免问题恶化。加强对人事档案的归档处理，在进行档案归档时要进行严

格的监督，同时增加对档案不规范行为的惩罚力度，《中华人民共和国档案法》

明确规定“涂改、伪造档案可以给予行政处分，构成犯罪的应依法追究其刑事责任”。近几年档案造假事故频出，就是因为有关单位没有对责任人采取实质性的刑事责任处罚，单纯的口头警告并不能有效规避档案造假行为，因此，建立健全档

案惩处制度，一经发现档案造假者应当给予严厉警告，如一票否决其干部任用、

职称评审、导师申报等审批，并对档案造假的内容纳人法治建设，严惩档案造假

行为达到以做效尤的目的。

3.2 注重提高档案管理人员的综合素质

在进行档案管理信息化建设的过程当中，所有的工作作业都是由人来完成的，因此必须要提高档案管理人员的综合素质，尤其是要提高其信息化技术设备使用

的技术和水平。面对当下管理人员素质低下、职业能力比较差、综合素质较低等

问题，要全面加强培训，建立一支素质高、业务强、专业化的档案管理人员队伍。可以通过参观考察，专业培训、专题讲座等多种手段，全面提高管理人员综合素质。

3.3 建立健全人事档案，加强时人事档案的保护

针对人事档案信息化建设工作在积极开展中，应从行政立法为竹筏出发点，

完善规章制度，同时借助于奖惩机制，进而推动人事档案信息化建设，同时还能

促进档案信息化的法制进程。另外，在人事档案信息化工作开展中，应制定相关

的标准体系，并进行大力宣传。作为人事档案管理系统应进行全面管理，安排专

人对档案数据信息进行管理，这样能够确保数据信息具有一定的安全性。同时还