人事档案充分服务于群众

浅析人事档案充分服务于群众

[摘要] 通过分析人事档案的社会价值及作用，对搞好企业人事档案管理提出了有益的建议，以充分发挥人事档案在群众工作及生活中的重要功能。

[关键词] 人事档案管理利用建议

1.前言

人事档案工作是一项政治性、原则性、历史性很强的工作，是人事工作的一个重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻党的路线、方针和政策服务的；是为选贤举能、知人善任服务的；是为进行社会主义现代化建设服务的，也是为人民群众的切身利益服务的。胡锦涛同志曾经指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。”

2.人事档案管理的社会价值

人事档案的社会价值是由其自身社会属性所决定的。人事档案是国内人事管理制度的一项重要内容，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。

在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考。人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。

在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此，要正确认识人事档案的社会价值，充分发挥人事档案工作在群众工作中、生活中的重要作用。

3.企业人事档案的作用

(1)重要的依据作用；(2)可靠的凭证作用；(3)准确的信息作用；

(4)珍贵的资料作用；(5)维护个人权益等五大作用。同时，人事档案还具有真实性、完整性、动态性、机密性四个特点。

在现代劳动用工管理中，人事档案的作用主要包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、

港澳通行证的政审手续；为员工提供年龄、工龄、党龄、学历、亲属情况的证明；为员工提供身份认定和办理社会保险等。对企业而言，为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害等特殊工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等服务。人事档案并不是像一些人所认为的具有神秘感，而是实实在在为人民群众服务的。

在人们工作和生活中，人事档案扮演着十分重要的角色。它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是其个人学习经历、工作经历、生活状态、职业技能水平、入党入团情况、奖惩情况等原始的、真实的、在第一时间的记录，是职工享受各种社会待遇的凭据，以及解决劳动纠纷的依据。

4.企业人事档案管理中存在的问题

在社会不断进步，经济不断发展的今天，企业人事档案对职工个人而言，发挥了越来越重要且关系到职工个人切身利益的作用。随着房屋私有化、个人财产的增加，在办理房屋产权转移、个人财产继承、家庭成员确认等方面，人事档案都发挥了非常重要的作用。在办理房屋继承、财产分配时，就有相关部门要求人事档案管理部门开据相关证明的情况。而制约人事档案更好地为群众服务的，就是存在人事档案内容不准确、档案材料不齐全这两个主要问题。

4.1档案材料内容不准确

现有档案材料中存在许多内容前后不符及内容失真的现象。如:

“三龄一历”记载多样。出生年月公历、农历填写随意，且没有说明。甚至更有个别人员的出生年月前后相差较大；参加工作时间、入党入团时间前后不一致等现象。这主要是源于职工对人事档案的认识不足，在填写履历表、年度考核表等表格时，有的人能省则省，甚至不填写，敷衍了事；有的材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。

4.2档案材料不完整、不齐全

一些如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰和处分等材料不全，填写项目不完整、短缺或虽有表但未盖公章。还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料，仍在个人手中未能及时收集归档，从而造成人事档案短缺。材料内容不完整，也是导致个人档案中材料不齐全的一个重要因素。在人事档案利用中，就遇到一些缺少七、八十年代参加工作记录材料、岗位工种认定材料的情况，这都关系到职工在办理退休时工作时间的认定、养老金的多少等切身问题。

5.加强企业人事档案管理的建议

随着社会的发展，为使人事档案管理更加完善，这就要求通过改善人事档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施使人事档案管理更科学、更实用，从而更好地为职工群众做好事、办实事、解难事。人事档案管理人员就要提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，为领导决

策工作开展、为职工群众个人权益提供及时，准确、详细的人员信息。

5.1人事档案工作是一项政治性、原则性及历史性很强的工作

要求人事档案工作者必须熟悉相关的政策、制度和规定，管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。要不断提高人事档案管理人员的素质。加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，用新的人事工作知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。

5.2要完善人事档案管理制度，提高人事档案管理的制度化建设水平

人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，能提供真实、准确、实用的个人信息。

5.3要注重人事档案材料收集

收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改