高校电子档案管理现状分析及对策研究

高校电子档案管理的现状分析及对策研究
[摘要] 随着信息技术的发展,利用计算机和网络技术管理高校
档案已经成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有
效的工具。

虽然目前高校档案馆(室)网络化的条件已经成熟,但在网络化的过程中依然存在着不少问题。

本文通过分析高校档案网络化的基础条件以及存在的问题,勾画出高校档案网络化建设的架构,并列出高校档案网络化的必要条件所需措施。

[关键词] 高校电子档案网络化研究
随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展,以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要,将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。

如今,绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类档案,因此产生的大量的电子文件。

电子档案较之纸质档案,具有所用保存空间小,方便查询,使用等优点。

然而,信息技术领域内的难题很大程度的制约着电子档案管理的水平。

一、目前高校电子档案管理工作中存在的主要问题
(一)管理手段落后和模式陈旧
目前,仍有部分高校电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式,没有上升到“电子”的高度。

学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理,虽一部分使用了计算机,但仅采用单机操作,计算机的价值只是打印的工具而已。

这些管理手段落后于形势,跟不
上时代发展的需要,阻碍了工作效率的提高和教育事业的发展。

(二)忽视档案管理队伍建设和人员培训
高校档案管理工作是一项复杂的系统工程,要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。

但是许多地方高校普遍忽视了档案管理队伍的建设,档案管理人员综合素质偏低,专业结构、年龄结构不合理,并且随着学分制的实施,加强和完善电子档案管理队伍建设显得十分必要。

高校必须紧紧围绕当前时代发展对高等教育的新要求,彻底摒弃陈旧、落后的管理理念,将科学、先进、高效的管理理念引进到高校电子档案管理领域。

(三)对电子档案的保存、保管利用的技术不足
纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏。

此时高校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。

做到把正确的信息,在正确的时间,以正确的方式,传递给正确的对象。

要达到这样高层次的档案信息处理要求,档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者;档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。

(四)信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平
从档案的实态转换到虚拟态,档案信息与载体分离,网络传递的是档案,信息用户得到的是复制品,而非档案原件。

网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍,可能使档案信息内容更改。

这些人为因素会影响电子档案的真实性。

将纸质档案转化
为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高,寿命较短。

载体的不稳定性必然影响信息的真实性。

网络更新一段时间后,要找到电子档案的原版比较困难,这必然使档案凭证作用受到影响。

档案文件的电子化,网络化已经成为档案要素的大趋势。

因此如何完善管理制度,实行规范管理。

如何充分利用计算机网络,将电子档案的优势最大化,已经成为档案管理者工作的重中之重。

二、高校电子档案建设的架构
(一)基建、设备等电子文件的事理
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

而对于设备档案的管理,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。

在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(二)财务电子文件的整理
1.工资单
工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

2.账簿
学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也
可以光盘形式保存。

但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

3.高校其它电子文件的整理
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统,如行政信息管理系统,包括教学、科研、人事管理等内容;教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。

注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。

对这些电子文件该如何进行整理呢?计算机与信息中心接收这些数据后,应进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。

随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行
鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入
光盘,定期归档。

三、高校电子档案建设的措施
(一)开发适用本校档案管理的系统
根据本校档案的特点,尽可能地组织技术人员开发出适用于本校档案管理的系统。

管理系统主要应包括:学籍档案(包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕
业生管理、数据接口)、文书档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等模块,涉及到档案管理的方方面面。

此管理系统应部分运行在因特网上,学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态;教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课等内容。

(二)完善电子文件归档的制度
1.日常归档制度的建设
电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有
数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。

将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。

要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

2.建立“两套制”归档的制度
由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对
一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。

目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。

(三)做好电子档案保护的工作
1.加强电子档案防火墙的建设
很重要的一点是要考虑到信息安全的问题。

随着网络的发展,档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。

网络的
不安全性已成为限制其发展的最大障碍。

一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时,网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。

从安全方面看,据计算机安全专家的调查,约有lo%的局域网在新建而接入互联网时所遇到的非法访问难以计数。

现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。

如果黑客有能力突破防火墙的封锁,而读取毕业生学历信息,那给高校带来的损失将会是巨大的,同时
也会对学校声誉带来不好的影响。

2.采取有效措施保护电子档案
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件是用光盘保存,因此,对当前归档电子文件载体要制定保护措施。

应做到规范排放和使用,保持良好的温度、湿度环境,注意避光。

总之,高校电子档案管理是一件重要的事情,尽管目前还不能完
全实现“无纸化管理”,我们应积极寻求新的管理思路,早日实现这一目标。

作者简介:
范素霞(1962-),女,河南濮阳市人,鹤壁职业技术学院副研究馆员,研究方向:高校档案管理研究。