管理信息的收集与处理

管理信息的收集与处理

名词

企业信息，主要是与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。

企业信息工作，则是为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。

信息收集是信息收集者根据工作需要，通过不同的渠道和方式收集获取信息的过程。

信息整理是对收集来的大量原始信息进行分类、筛选、校核，通过加工整理，变原始信息为系统化信息，变低层次信息为高层次信息。

信息存储就是用科学的管理方法，将有保存价值的信息按照分类标准有序存放的过程。

信息传递就是将加工整理后的信息通过媒介或载体，把信息从信息发生源传递到信息接收源的过程

信息反馈：是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返回回来，并对信息的再输出发生影响的过程

信息开发和利用就是通过各种方式方法，将收集、整理、存储的信息资源经过开发，以一定的形式提供给利用者，发挥信息的效用，使信息的价值得以实现。

信息意识：就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。

半衰期：即指某学科目前尚在利用的全部文献的-半是在近期内多长的一段时间内发表的。

信息开发是指对信息材料进行技术化处理，使信息更好地为各级领导科学决策和推动工作落实服务。

档案收集，就是通过接收、征集、寄存等方式，把分散在机关、个人手中以及散

失在其他地方的档案集中到档案馆（室）。

各机关、企业、事业单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕由文书或业务部门整理立卷后，定期移交给档案室，通常称为归档。

“账外”文件：指的是未经收发登记的机关内部文件或外部文件。

档案鉴定就是对收集到的档案进行甄别并判断其价值，挑出有价值的档案交给档案部门保管，剔除无价值的档案予以销毁。

档案保管期限表：就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种标准性、指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据。

档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理

全宗：是一个机关、社会组织和个人在执行职责活动中形成全部档案的总和

组织机构分类法是按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织结构就是一个具体的类别。

年度分类法，就是根据形成和处理的年度对归档文件进行分类。

档案检索就是对档案信息进行分类存储以及根据需要进行查找。

档案着录是指在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

档案标引是在档案着录过程中，对档案的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。

分类标引就是分析档案的主题，根据主题赋予档案分类号的过程。

档案检索工具是记录、报道档案内容和查找利用档案资源的工具。

全宗指南是揭示档案馆（室）内某一全宗档案情况的检索工具，一般采用书本形式，又称全宗介绍

大事记：是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工档案编研成果。

组织机构沿革是记载一个单位机构设置（包括内部机构）、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工档案编研成果。

会议简介就是用文章叙述等形式对会议作简明扼要的介绍，记述和反映某个会议基本情况的一种参考资料。

全宗卷是档案室在管理所在公司档案全宗的过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。

电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

逻辑归档：指文件形成部门将归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实施在网络上接收、控制与管理电子文件的归档方式。

物理归档：是将计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

“双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子文件，同时制成纸质文件予以归档的方式。

磁记录档案：指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的、以磁介质为信息载体的一种特殊载体的专门档案。

简答

企业信息工作的作用：

①企业管理的基础

②开发利用新产品、新技术、新工艺的前提

③生产过程控制的手段

④企业走向市场的关键

⑤提高企业员工素质的阶梯

⑥树立企业良好形象的途径

秘书的信息工作主要包括以下几个环节：

①信息收集②信息整理③信息存储

④信息传递⑤信息反馈⑥信息开发和利用

作为秘书人员来说，信息的敏感性并不是天生的，可以通过平时的刻苦训练逐步提升：

①一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。

②二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。

③三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。

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信息收集的原则：

①准确②及时③完整

④适用⑤选优

信息收集的渠道：

①大众传播媒介渠道②图书、档案资料

③供应商和客户贸易交④渠道

⑤信息机构渠道⑥关系渠道

⑦调查渠道

获取信息的方法及优缺点：（简答、案例）

一、观察法。

观察法指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取所需信息的方法。观察法简单、灵活，能获得较为客观的信息，但得的信息量有限，不易收集到深层次的信息。

二、阅读法。

阅读法指通过阅读书籍、报纸、杂志、资料而从中获取信息的方法。阅读法是收集信息的基本方法。是最普遍的信息载体，具有信息量大、信息周转快、阅读比较方便的特点。但报纸、书籍、杂志上的信息可能失真，要注意判断信息的真实