行政岗位职责介绍最新PPT课件

按季度缴纳
不定 不定
确保不因停水停电而影响日 常工作
保持每部电话不因欠费而停 机；确保办公室饮用水不断
不定
中通和顺丰月结
不定
费用根据每月购买的办公用 品而定
公司卫生管理
部门
卫生区域
卫生标准
办公室
主任办公室+接待室 1、各部门要保持地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸
公共区域
商务部
大厅+ 打印室
屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、 整齐，窗明几净。
会务工作
会前筹备
会 议 时 间 地 点 人 员 通 知
布 置 会 场 调 试 设 备
制 作 会 议 签 到 表
会务工作架构图
会议进行
报 到 与 签 到 工 作
分 发 会 议 材 料
会 议 记 录 与 管 理
会议结束
整
编
清
理
写
理
会
会
会
议
议
场
记
纪
录
要
办公用品管理
采购 存放 发放
办公用品采购单 办公用品入库单 办公用品领用单
洁。 由各部门员工自行打扫
证照的管理
公司营业执照
年
组织机构代码
检
单位：：澄迈县工商行政管理局 地址：澄迈县金江镇金马大道 电话：0898-67623939 67627838
单位：澄迈县质量技术监督局（质监局） 地址：文明路机关大院南17 幢 电话：0898-67628022
一、日常行政工作
时间
每天8:20 前 每天8:30
四、行政工作职责
1 收发信函、邮件、快递、报纸 2 接打、转接电话、接待来访者 3 ERP 工作计划与总结工作 4 会议准备及会议纪要 5 办公用品、固定资产的管理 6 办公费用管理 7 公司卫生管理 8 证件的办理
ERP 工作计划与总结工作
检查时间 月工作计划 月工作总结 周工作计划 周工作总结 日工作计划 日工作总结
目录 行政
行政工作能力 行政职业素质 行政工作重要性 行政工作职责
日常行政工作
一、行政工作能力
沟通 能力
观察 能力
写作 能力
领悟
行政工作能力
组织
能力
能力
交际 能力
分析 能力
操作 能力
领悟 能力
发现问题、勤思考、发挥想象力
写作 能力
沟通 能力
倾听、表达；全神贯注、耐心 思维清晰、表达贴切
通知、公告、会议纪要、新闻、请示 等
观察 能力
观是看，察是想。 进行观察时，必须勤做记录。
各种知识、能力的实践
操作 能力
运用方法，合理地协调和组织各种力 量
组织 能力
分解、分类、排序、演绎思维、事物 联系
分析 能力
正确处理上下左右关系的能力
交际 能力
二、行政职业素质
职业形象六要素：
职业形象
二、行政职业素质
仪容 的修饰方面要注意五点事项：
每月底，各部门提交物品申购单， 经审核后，下月初，行政购买办 公用品。
办公用品采购后，进行登记，并 统计库存和存放
各部门主管按照提交的申购单领 取所需办公用品
固定资产管理
固定资产是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的，价 值达到一定标准的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活 动有关的设备、器具、工具等。
印象，也直接树立单位良好的对外形象。
接打电话要注意： ? 以友善的帮助对方的态度； ? 尽快接听，显示单位的高效率； ? 用令人愉快的、礼貌的语言讲话； ? 迅速、正确回答内部电话号码和姓名； ? 如果需要对方等待，不要让对方等太久； ? 电话机旁备好笔、便笺或留言卡。留言要仔细，
重复重要细节 。
销售部 走道（接待室 销售部） 2、办公室内办公用品、书籍、电脑等摆放整齐
信息安全部 系统集成部
走道（男厕 室）
大会议
大会议室
有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活 用品应放在固定的抽屉和柜内。 3 、各部门的的垃圾须每天进行清理。
软件开发部
小会议室
4 、保持个人工作间和公共区域的卫生干净、整
部门区域
其一，是仪容干净 其二，是仪容整洁 其三，是仪容卫生 其四，是仪容简约 其五，是仪容端庄
仪表
化淡妆、面 带微笑
裙子长度适宜 鞋子光亮、清洁
发型文雅、庄重， 梳理齐整、长发可 用发卡等梳好
正规服装，要大 方、得体
指甲不宜过长，并保持清 洁，涂指甲油时须自然色
肤色丝袜，无洞
仪态
站： 挺拔
自然 不过于随便
地点
每月初
大厅
每月初
大厅
每季度初
大厅
每年3-6 月 每年9月30 前
澄迈澄迈工商行 政管理局
澄迈县质量技术 监督局
工作 打电话定饮用水 发放各部门所需的办公用品 房租费用的缴纳 办理营业执照年检 办理组织机构代码年检
备注
现改为企业年报， 由于系统升级具
体时间未定
时间
不定期 不定期 不定期 不定期 不定期 不定期
检查时间
每月第一个 每月第一个 工作日9:00 工作日9:00
每周一 9:00
每周五 6：00
每日9:00 第二日9:00
备注
日程—
日程—
日程—
日程—
ERP “月报” ERP “月报” ERP “周报” ERP “周报”
日程
日程
每日早上九点检查各部门完成ERP工作计划与总结完成情况，对未按 时完成的同事予以记录并按照公司相关规定处理。
购置
按需采购 设置编码
领用
按需领用 领用登记
盘点
分类盘点 季度盘点
归还
离职归还 归还登记
维修
维修登记 问题统计
报废
申请报废
入库登记
交接盘点
折旧
盘盈处理
盘亏处理
行政费用
费用名称
房租 物业、水电 话费、水费
快递费 办公用品费
缴费时间 每季度初 每月初 不定时 每月初 每月初
费用
备注
11500*3=34500 元
地点
工作
不定
固定资产的维修、保养
不定
组织公司员工活动
大厅
预订餐厅、机票、酒店等
大厅/联通营业厅 公司五部电话费用的缴纳和报销
大厅
定日常饮用水和费用报销
不定
领导临时安排的工作
备注
规范拨打电话的流程：
确认对方 自报家门 先说大概内容（对方感兴趣） 大约需要占用对方多长时间 记录（详细记录） 叙述、谢谢、再见
规范接听重要电话的流程：
报出公司名称、姓名、职务 询问对方公司名称、姓名、职务 根据具体情况判断是否直接转上司接听 详细记录通话内容 直接转上司接听
复述通话内容，以便得到确认 整理记录，提出拟办意见 呈送上司批阅
? （2）、以接待为例，说明哪些行为有损单位 的对外形象
? 外界对单位的第一接触常常通过接待来体现， 在处理时稍有疏忽，就会有损单位的对外形象。
接待访客时要注意：
? 本人形象欠佳或接待区乱七八糟； ? 对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，
脸难看； ? 对来访者讲话粗鲁，不礼貌； ? 不能迅速与被访人联络，延误来访者时间； ? 在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅和饮
料； ? 不愿或不能为来访者解答问题； ? 在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵； ? 接待中，违反单位接待访客的规定。
? （3）、以收发函件为例，说明哪些行为有损单位的对
外形象 ? 收发的函件时要注意： ? 收到的函件不迅速、准确地传递和处理，拖拖拉拉或传错
延误； ? 外发的函件不按照单位统一规定的格式、用纸，过于随意； ? 外发的函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意； ? 外发的函件文字或地址有错误甚至延误收到时间；
会前准备：打开灯、空调、电脑和投 影仪，并调试好角度，摆放好椅子。
备注
时间 每周一10:00 前
每天 每天 每月初 每月初
地点 大厅 大厅 大厅 大厅 大厅
工作 编写会议纪要并送交经理核稿 收发快递、包裹，并进行登记。
接听电话并进行转接 物业水电费用的缴纳和报销 顺丰和中通的月结单费用的报销
备注
时间
走： 谦让有礼貌 勿从谈话的人中间过 力度 时间
坐：切忌将双腿分开 有气势但谦虚
谈：态度诚恳 表情自然 语言和蔼 表达得体
三、行政工作重要性
行政
重要性 影响性
接待来访 接打电话 书面信函
形象 发展 利润
? （1）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响 ? 接打电话是每个单位最常用的对外交流方法，常给对方留下深刻的第一
每天9:00
每天6:00 后 每周五6:00 后
每周六 （每月前三周）
地点 主任办公室
小会议室 办公室 主任办公室
各部门 大会议室
工作
整理总经理办公桌、沙发椅、会议桌； 倒垃圾、清洗水杯、打扫地板
部门例会
检查各部门员工工作计划与总结完成 情况，记录并提醒未完成的员工
检查空调、灯等是否关闭，垃圾是否 需要及时清理 检查各部门的卫生是否符合公司卫生 标准，检查合格者，才予以离开。