设计院信息化办公平台系统运行方案

设计院信息化办公平台系统方案

一、设计思想

信息化办公平台系统是依据设计院设计管理制度进行设计的。由于业务的可控性目标贯穿整个系统，并结合设计院自身设计文档多、审核程序复杂等特点，该系统应用内容应包括设计院的业务分配、物资管理、文件管理、设计流程管理、质量管理控制等不同的管理功能。系统以质量管理和业务处理为主线，遵循完善的质量体系程序文件，有机结合办公自动化和客户服务，从而实现业务的规范化管理和有效的质量控制。

二、详细需求

（一）流程需求：

本系统的应用内容需涵盖燃气设计管理控制程序，实现在信息化网络平台上完成设计工作的各个阶段：

1. 设计院接收来自市场发展部等业务部门的设计任务书后，由院长或分管业务的副院长根据设计任务类型，派发设计工作任务单给各设计室。

2. 设计室主任接到设计工作任务单后，根据工作情况和设计人员的能力，派发给设计人员。

3. 设计人员接到设计工作任务单后及时与用户联系，勘察现场后将“现场勘察记录”上传并填写设计项目概况、并编制设计任务书、安排校核、审核、审定人员。

4. 各项目图纸及技术文件完成后，进行校核、审核、审定三道程序，每道程序完成后相应人员须在信息平台上点击确认，项目方可进入下一道程序。根据管理体系要求，校核审核人员应对设计文件质量进行评价，并评定工程设计产品质量等级，并出具评审会审意见。

5. 校核、审核、审定程序完成后，项目自动生成档案号，保留人工干预功能。图纸交由综合办发放给市场发展部及工程管理部，综

合办与设计人员在信息平台上点击确认。

6. 设计变更的控制，工程施工中发生的问题或因顾客要求更改原设计时，原设计人员完成变更后在信息平台上点击确认。

7. 项目投诉的控制，工程竣工后发生的投诉问题，原设计人员完成投诉问题处理后在信息平台上点击确认。

（二）功能需求：

1. 充分考虑到质量管理和流程控制的实际需要，设计方案留有一定的余地，即在每一环节设置可修改功能，保证在用户的需求发生变化时，便于修改，但此功能需要严格的权限管理。

2. 安全与保密:系统设计应充分考虑系统的安全，提供备份的功能，保证当系统出现硬件或软件的故障时，能进行恢复；系统需要严密的保密功能。

3. 修改与退单功能（任务单错误、任务单重复、任务长期未做等情况）。

4. 系统自动生成各项表格。

5. 系统记录各设计项目即时状态，如：设计中、设计暂停（暂停原因）、已完成等。

6. 上传保存及修改、查阅电子文件功能，含上传的用户提供的相关资料、现场勘查记录、施工图及变更等。（对修改的电子文件，应保留修改记录，备注修改原因）。