第8章 会议财务管理

五、会议的经费管理
会议经费管理通常贯彻以下几条原则：
1. 确定一位会议领导人负责会议全部支出，要非 常熟悉会议的预算,明确每一项支出的标准和使用 的权限和范围，得不到他的批准将不得进行任何 支出，实行“一支笔”签字的原则。这位领导人 通常是由会议秘书长担任。
2. 不能轻易改变财务管理授权人和其权限范围,也 不能轻易改变授权人的财务决定,以免引起混乱。 但在实际筹备过程中有时也会出现不能严格按照 会议预算的标准进行支出的项目，遇到这种情况 时都要有充分的理由，并经会议组织委员会批准 ，集体决策,防止出现一个人说了算的现象。
2 市场宣传
3 考察活动
4 征文通知
5 特邀演讲人费用
6 会议机构活动费
序号
项目
预算金额 实际金额
7 会场及设备租金
8 办公费用
9 人工费用
10 PCO服务费
11 支出合计(1)
可变支出（Vc）
序号 项 目 1 餐饮费 2 印刷费 3 邮寄费 同声传译 4 接收设备
预算金额 实际金额
5 代表用品
第二节 会议财务预测
一、会议财务预测概述
（一）会议财务预测的目的 财务预测——依据会议财务活动的客观发 展规律，利用已经掌握的财务知识和手段， 对会议未来的财务状况做出预先的推测和判 断，保证顺利实现会议财务管理的最终目标。 根据预测得到的数据编制会议财务预算。 会议财务预测是编制会议预算的基础，会议 预算又是会议财务预测的综合体现。
（二）会议财务预测的基本程序
1.确定预测目标和制定工作方案 2.搜集和整理资料 3.选择预测的方法
定性预测法，而不采用定量预测法，原因是 因为不同的会议情况差别很大，会议之间很 难寻找可以相互借鉴的数据和资料。
定性预测法主要是依靠知识、经验和综合分 析能力来判断未来会议可能出现的财务状况 ，把定性转化为定量信息，作为判断的手段 。
有些公益性会议甚至做不到收支平衡，还 需要考虑从其他渠道获取一些会议经费，才 能保证会议的顺利召开。
二、会议财务活动的特点
会议运作的不同阶段，资金活动 有不同的表现形式， 大致可分为5个阶段:
第一阶段
筹备初期——筹措资金。由于在漫长的筹 备期间会议本身没有任何收入，主要是靠这 个阶段筹集到的资金维持各项筹备活动的开 支。 渠道多样化
保本人数＝会议固定支出/(注册费-每位代 表的可变支出)
注册费和保本人数的关系图(保本模型图)
注册费收入(纵轴) 盈亏平衡点
会议收入 可变支出
固定支出 保本人数 代表人数(横轴)
（四）会议收入的预测
注册费的收入——人数预测——预算收入 和实际收入差别不大。
其它某些收入，在不同的会议中会有很大 的差别，
（二）会议固定支出的预测
由于会议的许多固定支出都是发生在 会议筹备的前期，需要由会议启动资金支 付，因此预测出会议固定支出的金额对筹 集会议启动资金也有指导意义。
（三）会议保本人数的预测
举办会议最基本的财务目标是保证会 议不能出现亏损，也就是说会议收入一定 要大于会议支出。由于会议收入主要取决 于注册费的高低和参加会议的人数，当会 议注册费的标准确定之后，会议的收入就 完全取决于会议代表人数的多少。通常可 以用下列简单公式来进行计算：
赞助费也是会议的主要收入，许多会议 的盈亏最终取决于赞助费的多少，因此对 赞助费的预测也是至关紧要。
（五）经济环境的预测
筹备大型国际会议经常需要几年时间， 在这期间世界经济环境的变化和国家通货膨 胀的因素最终都会反映到各种价格的变化， 其中汇率的调整经常是影响国际会议财务管 理的重要因素，例如2008年10月举办的第14 届世界地震工程大会,国外代表均以美元形 式交纳会议注册费，4年的筹备期间人民币 的对美元的汇率上浮了15％，会议仅注册费 一项就减少了125万元的收入。
事业单位拆借资金 专业会议组织机构垫支资金 企业赞助的资金
业界通常将这些筹措到的资金称为“会议 启动资金”。
第二/三阶段
第二阶段的资金活动主要表现为会议启 动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定 资产、支付会议各种活动的费用以其他必要 的支出形成了会议的筹备成本；
第三阶段的资金活动是会议的收入，在 临近会议举行前的几个月中是会议收入的高 峰期，通过注册费和企业的赞助费的收入， 形成会议的主要资金收入。
三、会议财务管理的内容 会议财务管理包括三部分主要内容：
会议财务计划管理 会议日常财务管理 会议财务分析
（一）会议财务计划管理
策划初期，根据举办会议的财务政策和法 规，参照历史资料，在资金运动规律的基础 上正确地编制会议预算。 会议预算使会议组织者
有计划的筹措资金，包括资金的数额、来源； 按预算进行各项支出，包括支出的项目和费用水平
其中D为参加会议的代表人数，C为 不可预见费。会议筹备期间会有一些预 料不到的事件发生，因此在预算中应加 上一笔不可预见费，其数额可按总支出 的5%—20％计算，也可用下列公式计算：
Vc C = ————Vc
Fc + Vc
确定注册费的标准时还要考虑的因素
第一节 概述
会议财务管理是利用价值形式对会议 财务活动的管理。 本质就是对会议资金的管理，其主要 内容是研究会议运作时资金活动的过程 及其规律。 包括
筹集资金、运用和分配资金。会议要努力开辟资金渠 道，合理分配和使用资金，在资金管理方面保证会议
获取成功。
一.会议的财务目标
财务目标分为赢利性和非赢利性两种。 我国大多数会议都不是纯粹商业活动，财 务目标都是非赢利性的，因此在会议财务管 理中也很少计算投资收益，只要能收回启动 资金，最终使会议的财务做到收支平衡，略 有结余即可。
二、会议财务预测的主要内容
（一）会议规模的预测
会议规模也就是参加会议的人数 会议筹备初期，会议人数很大不确定性，给编制会 议预算带来了很大的难度，就只能根据财务预测的 各种基本原理预测出会议规模这个最基本的数据。 例如举办国际组织系列性会议时，经常采用历史类 比法对数据进行判断，估算出本届会议的人数。一 般可参考前三届会议的人数，可向这几届会议主办 国索取代表名录，对参加每届会议的人数按国家进 行分析，就可以推算出本届的会议代表人数。 其他的辅助数据，例如会议国内代表人数，陪同人 员和参加旅游人数等数据。 。
具体手段有专家调查法、报表调查法、历史 类比法和集合意见法等。
4.进行预测
——熟悉的数据（如会议规模） ——确定所选预测方案和方法的可行性、可信度 ——总结测序的经验与问题并改进 ——再预测出会议的全部所需数据。
5.分析预测的结果提出预测报告
——预测结果与实际情况相比较 ——预测误差大小 ——产生误差的原因，不仅为评价此次预测提供资 料，并且为今后预测工作积累经验和资料。 ——书面报告提交给会议司库和会议组委会，从而 完成最后一部预测工作。
预算是会议财务计划管理中最重要的内容 之一。
（二）wk.baidu.com议日常财会管理
会议日常财务管理是按我国制定 的财会政策和规定，根据组织委员会 批准的会议预算，由财会部门和人员 进行日常的财务管理工作，内容包括 会议资金管理、费用管理和会议余款 的处理。
（三）会议财务分析
对会议财务状况的分析和研究 对流动资金的应用和费用开支的分析 中，检查会议的财务状况和存在问题， 提出切实可行的改进意见。 最终目的是要保证实现会的财务目标 。
四、会议财务管理人员
（一）财务管理人员
通常是会议组织委员会里的司库，其主 要职责就是
专门对会议财务进行计划管理，随时进 行财务分析并有效地加以控制。
司库对大会主席和会议组织委员会负责 ，定期向他们做财务汇报。
在司库的授权下，会议秘书长具体负责 日常的财务管理工作。
（二）财会管理人员
财务管理制度规定，运作会议时必须配备专职 的财会管理人员，负责日常的财会工作 但是目前很少有为某个会议聘用专门的会计人 员并设立单独账号的，因为这会加大会议的管理 成本。 绝大多数情况是将会议的会计工作委托给某个 单位的财务部门，利用现有的会计人员、账号和 设备为会议提供财务服务，会议组织者只要进行 必要的监督并支付少量的财务服务费即可。
了解会议启动资金需要的金额，避免出现 由于启动资金不足而影响了会议的正常筹备。
（二）会议预算的内容
收入 固定支出 可变支出 预算总结
收入
序号 项 目 预算金额 实际金额 1 注册费 2 赞助 3 展览 4 广告 5 旅游 6 住房佣金 7 收入合计
固定支出（Fc）
序号
项目
预算金额 实际金额
1 申办费用
第八章 会议财务管理
会议运营离不开资金流动， 所以，财务管理是会议必不可少 的内容，它关系到会议能否正常 运营。
【内容概要】本章首先介绍会议财务管理的 基本概念；后面几节着重学习会议财务的预 测、编制会议预算和会议资金管理和会议成 本控制等会议财务管理的核心内容；最后研 究会议赞助和广告的运作。
【本章学习目标】本章学习目标有四个：⑴ 掌握会议财务管理的特点和会议经费管理的 原则；⑵熟悉会议财务预测的内容与方法； ⑶学会编制会议预算，特别是掌握会议注册 费计算的方法; ⑷熟悉会议资金管理方法； (5)学会会议成本控制的方法和技巧； (6)熟 悉运作会议赞助和广告的方法。
例如国际会议收入中的宾馆佣金和旅游收入。由 于各种原因，来我国参加国际会议的北美和欧洲的 代表很少采用组团的形式，因此他们即能下榻会议 推荐的宾馆，也能参加会议举办的各种旅游活动， 会议在宾馆佣金和旅游方面将会有一些收入。
但如果会议代表主要来自亚洲国家，就要 另当别论了。1997年中国质量学会举办第11届亚 洲质量控制小组会议时，来自11个亚洲国家近 1000多名会议代表，全部由各国旅行社组团参加 会议，几乎没有会议代表住在会议推荐的宾馆和 参加会议的旅游，为此会议少了一大块收入。
6 PCO服务费
支出合计(2)
预算总结 序号 项 目
预算金额 实际金额
1 收入合计 -
2 支出合计(1) 3 支出合计(2) 4 支出合计
剩余收入
注册费的计算
Fc + Vc + C Rc = ——————
D D代表人数，C不可预见支出
Fc + Vc + C－I Rb = ————————
D Fc固定支出 Vc变动支出
项目支出是实际已经付款并且收到发票时 才将这些费用入账。
现金记账法常常不能十分准确地反映会议 某一时刻的财务状况。例如给会议的赞助款 许多都是在会议结束后很长一段时间内才能 进账，按现金记账法的原则，在会前这部分 收入就不能记入会议的收入账中，在账面上 会议就有可能出现亏损
还要经常使用借贷发生制记账法的原则， 参考会计人员的账本，进行财务分析，以便 能够随时控制和调整会议预算。
六、会议财会记账方式
会议使用现金法记账，即当收入实际收到和费 用实际支付时才记录下收入和费用。 举办国内会议时的收费情况比较简单，会议代 表通常只采用银行汇款和邮局汇款两种方式，款 到后即可入账。
举办国际会议时，国外代表经常用托收支 票的方式缴纳费用，会计人员要拿这些支票 到银行办理托收手续。从办理之日到费用进 入账号，一般需要1到3个月的时间，甚至半 年，当费用进入账户时才能将这部分代表缴 纳的费用作为收入加到会议的收入中。
通货膨胀引起的地区性价格上涨对会 议的影响也不可忽视，例如北京地区某些 宾馆的茶歇价格从前几年的每人每次8元 上浮到15元人民币，涨幅高达87%，如果 举办一个会期为五天的千人规模的会议， 仅这一项就增加了7万元的支出。
第三节 编制会议预算
一.概述 （一）编制会议预算的目的
预知会议固定支出、可变支出、会议收入 及会议的盈亏，以保证 会议最终不出现财务 亏损。
第四/五阶段
第四阶段的资金活动是会议举行期间的 资金支出，短短的几天将会议的全部收入支 出了70－80％，从而保证了会议能够顺利进 行。
第五阶段也是最后一个阶段的资金活动 是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束 后如果有少量的剩余资金，如何分配这些资 金。
每个阶段的财务活动的特点
第一和第三阶段主要表现为资金的流入 第二和第四阶段主要表现为资金的流出， 最后一个阶段是资金的分配 两入两出一分配的特点，掌握了这些特 点，对于会议资金管理是非常有利的。