档案整理培训课件

档号是将归档文件在全宗中的位置，
予以固定的一组标识符号。
编制过程：在文件的正上方、
居中、空白处加盖红色归档章，归档如章用 红色印泥加盖，
居中处有批注等文字，可选择档号上填写方用黑 色或蓝黑墨水
其他空白位置。然后在方格内笔填填写。写
对应的档号。
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文书档案的整理
归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：
一年装订成一本，亦可每年
区分保管期限装订成三本，
或每年区分机构（问①全题宗名）称：立装档单位的 名称，填写时应使用全称或规
订成若干本，这要根据单位 范化简称。 ②年度：文件形成年度。
年度归档的数量来定。合订 （注意不是整理年度）
⑤
③保管期限：对应归档文
成一本的目录中内页加目录 件的保管期限，填写永久、30 年、10 年。
特别提示：日期
的书写方式不得省略， 不能只写月日，要写 全年月日。
⑤日期：文件的形成 时间，以8 位阿拉伯数字 标注年月日，如 2002.09. 09。 （国家 标准中年月日之间不加 点”.“，档案管理软件自 动生成，因此只要统一用 或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件 归档文件中有图文页面的 总数（归档章上的总页 数）。
归档文件应在分类方案的最低一级类目
内，按事由结合时间排列。同一因故事未及由时整中理
适用于的小单文位件，按文件形适较成用多于的先内大设单后机位构顺序归可档排排的在零同列散一；文年件度事材、料期， 由间，最按常用事的分由类办方案结有：时间的先后限所、有顺机文构件序（的随问最题后办），的或
随归。会保管议期限文—件—年、度 统计报表等并相入关成关文系件套密中性不作可为文分一的件。
同
上
10年
同
上
②按“保管期限—年度—机构”分类的（采取部门立卷的单位）：
永久
2008年 办公室，综合处，业务处，………………
（室编件号） 1～ｎ，1～ｎ， 1～ｎ， ………………
（馆编件号） 1……………………………………………ｎ
30年
2008年
同上
10年
2008年
同上
③按“类目—年度—保管期限”分类的：
位文书档案保管期限表，按永久、30
年、10 年区分保管期限。
同一期限的文件按事由结合时
间排列。
事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧
密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工
作内容。
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文书档案的整理
文件的排列：
①按“保管期限—年度”分类的：
永久 2008年（归档文件１～ｎ件）
30年
文件的标题。文件 只有一个题名且能 反映文件内容的 （正题名） ，填
写时照实抄录；文 件有正副题名的， 正题名能反映文件 内容的，副题名无 须抄录；文件有并 列题名的，并列题 名与正题名一并抄 录；没有题名或题 名不规范的，可自 拟标题，外加“[ ]” 号。文件的附件独 24 立性强，正文标题
文书档案的整理
文书档案的整理
①件号：填写归档 章上的室编件号。
②责任者：填写制 发文件的组织或个人，即 文件的发文机关或署名者 的名称。填写责任者使用 全称或通用简称，责任者 多的可适当省略，原文上 没有的要经考证后补上。
③ 文号：填写文件 的发文字号，一般由机关 代字、年度、顺序号组成， 要求照实抄录，填写完整， 不得省略。如苏政 〔2006〕8号。
编目是指根据分类方案和室编 件号顺序编制归档文件目录，是 对归档文件以件为单位进行系统 分类、排列、编号后，将每一份 文件的内容、形式特征及其编号 登记下来，以备查找利用和管理 统计之需。
编目工作是档案人员按文件 分类、排列的结果逐类、逐件登 录，也是对归档文件内容进行标 引、著录的过程，应做到准确、 22
﹡经过若干环 节、层次办理的来
文、复文，超过两
件的，则将所有的
来文、复文分别作 为一件；—— 这样 处理能将办文复杂
的来文、复文更好 地处理，便于检索。
﹡报表、名册、
图册等按其原来的
装订方式，一册
（本）为一件；—
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文书档案的整理
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
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文书档案的整理
第二步 文件的修整
文书档案的整理
﹡一本会议记录、介绍信存根应作多 件处理（整本会议记录、介绍信存根不 必拆开，以每次会议记录、每份介绍信 各作为一件）。
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文书档案的整理
*成套的会议材料各为 一件（一个会议的材料不 能简单作一件处理，而要 分别以件归档）。
*最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。
*重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改 稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。
⑦ 备注：注释文件 需说明的情况包括密级、 破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空 着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可 录入其他内容，如机构或 问题名称、事由、二级目 录。
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文书档案的整理
文书档案的整理
常见的错误
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文书档案的整理
归档文件目录应装订成册
并编制封面。归档文件目录
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有 关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作 流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体 内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档 案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以 文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和 步骤， 以指导和方便基层档案工作者实际应用， 提高档案业务技能。
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文书档案的整理
装订时注意件内文件的排列顺序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附
件在后；原件在前，复制件在后；转发文 在前，被转发文在后；复文与来文为一件 时，复文在前，来文在后；有文件处理单 的，文件处理单在前，正文在后。
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文书档案的整理
第四步 分类排列
对照本单位制订的分类方案进行归
类排序（分类方案的制订另行表述），
由于档案整理工作教材用图文结合的方式 尚属首次，加之时间有限，所以难免存在不足，敬 请批评指正，以便修正完善。
档案局（馆）
常州市
二
00九年一月
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目录
档案整理跟我学
一、文书档案的整理······························4 二、科技档案的整理······························35 三、会计档案的整理······························55 四、实物档案的整理······························69 五、照片档案的整理······························73
装盒按归档的件号顺序装入。二级分类时，可装满 一盒后再装下一盒；三级分类时，视一个机构（问题） 文件的多少确定。同一盒内的归档文件仅是按件号顺序 装在一起，档案盒仅是装具，不是“卷” 的概念。
盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。
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文书档案的整理
脊背字体
适中，用黑色 或蓝黑墨水书 写或盖章，字 迹要端正。
件保可管集期限中——排年度列—。—机构（问题）
上述情况应在盒内备 考表中加以说明，而
类目（问题）——年度——保管期限
在实际整理工作中应 尽量避免。
适用于企业
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文书档案的整理
分类排列工作步骤如下：
将同一全宗内需
百度文库
归入文书档案的文件材料，按文件生
成年度为单位进行分类整理。
严格按照国家档案局颁发的机
关文书档案保管期限表而制订的本单
党群类 （0） 2007年 永 久， 30 年， 10 年
（件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
2008年 永 久， 30 年， 10 年
（件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
行政类 （1）
同上
经营管理类（2）
同上
生产技术类（3）
同上
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文书档案的整理
第五步 编制归档号
归档文件经分类、排列等系统整
理后就要逐件给予编制归档号，归
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文 件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复 制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整， 保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不 必要的劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除 易锈金属物，及大纸张折叠。
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文书档案的整理
﹡定稿：用计算机打 印的定稿，无论定稿上 有无重要修改手迹、领 导批示，均应归档；计 算机及其网络环境中形 成的文件，无定稿的， 须多打一份作为定稿与 正文和发文稿纸为一件 归档。
﹡发文稿纸：栏目 填写齐全、经领导亲笔 签发的发文稿纸，与正 本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正
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文书档案的整理
或用口取纸以区分保管期限 ④机构（问题）：根据分 类方案，填写对应归档文件的
和机构（问题）。归档文件 类目。 ⑤归档文件目录装订成册，
目录用纸封面尺寸采用国际 在背脊上贴标签，注明 全宗号、
外封面可用档案服务部统一制 作的归档文件目录夹。
标准A4 型。 年度、保管期限，放入目录橱柜中。 贴标签高度没有规定，一个档案室内
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文书档案的整理
第三步 装订
归档文件经修整后要按件装订。 装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订， 一般订两只钉就够了。
不锈钢钉装订方式
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文书档案的整理
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对 统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。
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特别提示：题名十分重
要，是以后查找档案时的最 重要的要素，填写时一般应 照实抄录。来文与复文作为 一件，只对复文进行编目， 题名后注明“（附请示）”； 任免文件和表彰文件中本单 位人员未列在题名中的，在 题名后将本单位人员列出， 原题名简单的要重拟，这些 补充的内容都要加“（）”。
④题名：归档
容特页别面提的醒：总一数个类。一个流水号，如采用“保管期限－年度”分
类方法，永久、30年、 10 年分别自1开始编流水号（件号），第
二年仍然分别从1开始编号。
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文书档案的整理
最容易出现的问题：
（歪章）
（用蓝色、黑色印泥） （不按规定填写）
（在文字上盖章）
（位置不对）
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第六步 编目
①②③④
⑤⑥⑦⑧
①全宗号：填写档案馆给立档单位编制 的代号。没列入进馆序列的企事业单位，就 没有全宗号，可不填写。
②年度：填写文件形成年度。以四 位阿拉伯数字标注公元年，如“ 2006 ”。 如在2006 年整理的是2005 年应归档文 件，应填写“2005”。
③档案室编件号：填写归档文件在 分类方案的最低一级内的排列顺序号，从 “1”开始流水标注。（如分类方案为“保管 期限－年度”的，2008年度的归档文件， 19 永久1－n件，30年1－n件， 10年1－n
①封面应标明全宗名称。
①
统一采用黑色字体。
②档案盒在盒脊设置全宗
号、年度、保管期限、起止件
号、盒号等必填项，设置机构
（问题）选填项。用黑色或蓝
黑墨水加盖印章或书写。
③起止件号填写盒内第一
件文件和最后一件文件的件号。
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一致就行了。
归
归
档
档
文
文
件
件
目
目
录
录
B015 2004 年
永久
A 背脊式样 机关事业目录夹
2004 年
永久
行政类
1
B 背脊式样 企、事业目录夹
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第七步 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档 案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度 的不得装在同一盒内，采用机构（问题）分类的，不同 机构（问题）不得装在同一盒内。
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行 复制。
去除易锈金属物：最主要的工作是除去 10
普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间
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大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计 的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减 少折数，文件页数多的要单张折叠。
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文件归档过程有严格的程序，可概括为八个步骤， 按程序操作就能简便易行、水到渠成。
第一步 件的确定
件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中 文件的情况很多，要用以下标准来确定件。
﹡文件正本与 定稿为一件（定 稿不易装订的也 可单独作为一 件）；
﹡正文与附件 为一件（如附件 数量较多也可各 4
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①②③④ ⑤⑥⑦⑧
⑤机构（问题）此格由三级分类的单位 填写，如“办公室”或”行政类”。采用二级 分类的单位不填。
⑥保管期限：填写归档文件实际的保 管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。
⑦档案馆编件号：移交进档案馆时经
鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。
⑧总页数：填写该归档文件中有图文内