企业档案信息化建设的实践与思考

企业档案信息化建设的实践与思考
摘要:对于一个追求稳定发展的企业来说,企业档案信息化建设作为现代企业档案信息资源开发利用的前提,是企业实现信息化的重要组成部分。

我们也需意识到企业档案信息化建设的必要性,然而在企业档案信息化建设的过程中,依然存在很多问题。

而本文依据企业档案信息化建设的发展趋势以及企业信息化的发展现状,对企业档案信息化建设存在的问题进行探索。

同时为了促进企业发展的可持续性,本文依据企业档案信息化建设所遵循的原则,提出了企业档案信息化建设的具体设想和对策。

关键词:企业档案信息化建设
随着电子扫描等信息技术的不断发展,依靠科学的思想和组织管理方法,凭借高科技手段,对企业档案信息进行发掘、整合的企业档案信息化,是企业发展的必由之路,也是保证企业档案工作的顺利进行的重要源泉之一。

企业档案信息化建设主要针对易受损的、利用频率较高的重要档案和现有馆藏档案数据库。

而对于这些数据而言,企业档案信息化建设通过开发或购买档案管理软件、购买数字化办公设备,对文档进行电子管理工作,以便对企业档案信息数字化、网络化,从而真正实现资源共享。

1 存在问题
伴随着社会经济的日益发展,档案信息化建设成为企业优良发展
的当务之急。

然而在实际操作中,由于客观条件及企业自身等条件。

我们依据对企业档案信息管理的调研,企业档案信息化在建设的过程中仍存在一下问题。

1.1 基础条件薄弱,技术、资金不足,人才缺乏
大部分企业忽视企业档案管理的重要性,缺乏应有的设备和技术支撑,数字化信息资源少,企业档案网站建设质量良莠不齐,是众多企业所面临的现状。

如何将常规的纸质版资料转化为电子版资源,真正实现资源的共享,更是一个企业所必须思考的。

企业档案信息资源的开发不足,信息化管理人才短缺。

显然是众多企业在档案信息化建设所面临的困境。

出于企业个人而言,很多企业不愿意将资金投放在档案信息化建设中去。

因而导致资金不足,更是引发这些问题的根源之一。

1.2 缺乏相关标准和规范
企业档案信息化建设缺乏科学的规划和组织,有的企业信息化建设不成功,影响其他企业信息化建设的开展。

而就企业档案信息化建设本身而言是由众多部分组成的。

因此,为加强企业信息化建设的规范性,必须要有统一的建设规范和标准。

然而对于大多数企业而言,都缺乏科学的规划,因而我们在实践中会发现效率低下,各自为政现象,低水平重复建设显然已经成为一种普遍的现象。

而缺乏规划与管理,会严重影响企业档案管理的积极性,从而影响达到预期的目的的实
现。

1.3 业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接
由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,在一定程度上是与各生产环节、管理环节之间未能产生有效联络,档案信息管理与其他信息管理未能实现有效的衔接造成的。

1.4 档案复合型人才的短缺
档案信息化要求技术性强,然而我国大部分企业档案信息化建设程度化都不是很高,档案信息管理人员一般对于档案专业知识掌握不是非常牢固,信息技术知识并不强硬,从而不能满足现代企业信息化管理的需要。

1.5 档案资源利用一般都只停留在计算机管理档案水平
虽然信息技术社会日益发展,然而在我国企业的档案信息管理在实际的操作过程中,档案管理与生产活动以及文书处理并没有很好的结合起来,档案信息的管理效率日益低下,更成为企业档案资料管理建设中的弊病。

文档一体化管理的实现,在这种条件下更是困难重重。

2 企业档案信息化建设的设想
2.1 提高信息化技术水平,构建信息化建设模式
为了提高信息化技术水平,实现企业档案的网络化和数据化,企业
必须加强硬件设施建设以及对基础设施建设的保养。

特别要注意的是充分发挥多媒体的功能,建立企业信息档案数据库。

对于各种操作系统也要及时进行更新,查看。

充分改变纸质版信息档案所带来的弊端,利用信息技术的发展来推动企业信息的共享性的高度实现。

因而为了构建信息化建设模式,必须加强对媒体的应用。

将电子版的信息资料进行优化处理,根据资料的特性进行分类整理。

而信息化建设模式,必然有利于数据库的维护和处理,从而进一步实现档案的信息化和网络资源的共享。

特别是对于重要的信息资源加以整理是一个企业有序稳定发展所应采取的重要措施。

2.2 加强标准化和规范化建设
档案工作的组织建设必须随着社会的发展而日益完善,同时必须加强企业的规章制度,以及企业档案信息化建设,进而保证档案工作有序化开展。

与此同时,为了使档案工作中各业务和技术的有序衔接企业可以通过建立健全档案信息化标准规范来规范档案信息化的管理流程,为企业良好有序发展埋下伏笔。

标准化和规范化的建设,是一个企业所必须的。

正如要保证制度正常稳定运作,必须要良好的规章。

我们加强企业建设的规范化,是一个企业档案信息管理的创新原则的前提和基础。

2.3 加强信息化安全体系
信息安全作为档案管理的一个重要的环节之一。

信息技术安全伴
随着科技的发达也日益得到大家的关注。

因而,为确保档案数据安全。

企业要特别关注档案信息的安全防范。

一般而言,企业都是通过安装网络防火墙来保证期档案信息电子资料的安全。

然而这并不是唯一的手段。

企业必须采用多种方式来提高安全性。

诸如定期防护计算机系统或者加密防护数字化档案都是加强信息化安全体系的重要手段。

2.4 注重人员素质建设
伴随着科技社会的来临,技术性人员也显得越发的重要。

在档案信息化的建设中,尤为不能忽视对人员素质提高及建设的问题。

加强档案信息化人才建设,变“档案守护者”为“档案信息开发者”,才能真正实现档案的信息化。

因此,要充分利用并发挥高素质的人才作用。

培养人才创新意识,通过专题讲座、实习培训、现场研讨等方式加强培训信息技术人员。

为实现档案信息管理的创新,在档案信息化建设中,建设一支信息技术强硬、专业知识牢固、业务精、综合素质高、适应“数字油田”建设需要的管理队伍是必不可少的。

3 信息化建设对企业档案管理的意义
档案信息化建设是指在档案管理建设中全面应用网络技术、通讯技术、现代扫描技术等手段对档案信息资源进行数字化处理、网络化运营管理过程,其实质就是档案管理模式由传统的以档案实体保管为主向档案资源数字化网络化为主要形式提供服务的转变过程。

随着企业信息化建设的推进和办公自动化等,企业想要迅速发展壮大,必然要
利用其档案信息的价值。

档案信息化建设是现代企业档案管理发展的需要,企业发展必须要建立档案信息一体化管理模式。

我们也必须要认识到企业档案信息化建设的好坏与企业发展密切相关。

随着企业信息化建设步伐的加速,传统的手工纸质档案管理方式已经无法满足企业档案管理需求。

为适应现代化企业管理发展要求,满足企业发展要求,档案工作必须在管理模式和工作方式上进行改变。

企业信息化发展必然推动档案信息化建设,全面高效利用企业档案信息资源,建立档案信息化管理系统是较好的措施。

同时,需要意识到档案信息化是整合档案资源、提升使用价值的重要途径。

因而不仅仅有利于提高工作效率,还为企业的发展提供更好的服务和更多的信息资源,推动企业真正实现网络化和信息化。

4 结语
我国企业档案信息化建设是一个长期的、系统性工程,不仅涉及人力,技术,资金投入,更是涵盖了体制、机制、法制建设等问题。

为促进企业的发展应对全球科技迅猛发展,必须推动档案信息化建设的发展,加强企业档案信息化建设。

在知识经济时代的今天企业管理的核心是对知识的管理。

为加快企业档案信息管理工作融入信息社会的步伐,企业档案信息存储和处理的数字化是必然的。

加强档案信息管理对于实现企业档案信息资源的合理配置、科学管理有重要意义。

因此,加快企业档案信息化建设进程,是企业档案管理工作的当务之急。

而本文根据企业档案管理在实际操作中出现一系列的问题,进一步提出
自己的观点和对策,以期对企业档案管理的科学化与网络化有借鉴和参考的作用。

参考文献
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