会展企业信息化管理的探索与实践

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2012年3月

会展企业信息化管理的探索与实践

①

重庆城市管理职业学院 肖温雅

摘 要：重庆市会展企业信息化管理存在诸多滞后问题：管理者认识不到位、资金缺乏、人才缺乏等等。会展企业信息化管理可从三个方面入手：(1)建设企业网站和展会网站。(2)建立智能营销管理平台。(3)利用办公自动化系统。关键词：会展企业 信息化管理中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1005-5800(2012)03(c)-076-02企业的生产经营管理方式正随着计算机应用(网络)技术的发展而朝着信息化、智能化、网络化方向发展，一场以互联网为标志的信息技术革命正在改变着人类的生产、生活，人类正步入信息经济时代。

会展业作为一种新兴的“无烟产业”，正引起世界各国的广泛重视。会展企业如雨后春笋般纷纷冒出，助推了会展产业的发展。然而，会展业在蓬勃兴起之时，也越来越暴露出在发展过程中存在的诸多滞后问题，其中会展企业的信息化管理问题便是其中之一。

1 会展企业信息化管理的现状

会展企业特指承办或主办会议、展览或节事活动的公司，不包

括有会展业务的广告公司、文化传媒公司等。会展企业员工数量一般都在10-50人之间，属于小型或微型企业。在企业的信息化管理中，存在以下问题：

1.1 企业管理者认识不到位

会展是一个新兴行业，在有些中西部城市，会展业的发展才短短十几年。会展人在对企业的管理上仍然处于摸索阶段，他们对新兴媒体网络的强大功能认识还不够，对建设和维护网站、购买昂贵的呼叫中心软件和办公自动化系统软件等难以接受。1.2 资金不够

会展企业大多属于小型或微型民营企业，资金有限，在信息化管理方面投入非常少，无法做到“先信息化，再做业务”的要求。1.3 缺乏专业人才

信息化管理方面的专业人才极度缺乏。企业人员对信息化管理技术的应用能力、维护能力、开发能力、实施能力等都普遍较弱。已建设的网站由于缺乏专人维护而功能单一、信息陈旧，用户点击量极少，网站成了毫无作用的花架子。1.4 管理软件难以满足企业需求

会展企业人员规模不大，工作流程不好固化，岗位职责较难各就各位，这势必造成管理软件所设计的流程很难按照完整的步骤走下来，管理软件难以满足自己的多变。

2 会展企业信息化管理的必要性

企业信息化是利用计算机信息技术加强企业管理的一种手段，

在一定程度上利用计算机技术、计算机网络技术、计算机软件技术、和数据库技术集成化，综合利用帮助企业管理生产经营活动中的所有信息，实现企业内外部的有效利用，用以提高企业经济效益和市场竞争力、提高管理水平、开发能力、经营水平的过程---我们称之为企业信息化， 企业信息化是一个过程，信息化水平是一个标准。

会展企业具有运用信息化管理的特性： 2.1 会展企业的宣传途径依赖网络

会展企业网站和展会网站是宣传营销的最佳平台。对于一个小型或微型的民营企业而言，很难承担电视广告和传统印刷媒体广告的巨大的费用开支，因此，低价方便快捷的网络平台是最佳宣传方法。

2.2 会展企业的招展招商工作离不开信息化管理

招展，即邀请企业参加展会，招商，即邀请观众尤其是专业观众到展会现场来参观，这两项工作是会展企业最重要的工作。举办展会的主要目的是为参展企业和采购商(观众)搭建一个贸易洽谈、交易交往的平台。参展企业和采购商来自全国甚至全球各地，电话招展招商是当今会展企业首选方式。客户数据库的创建、智能呼叫系统成为电话营销信息化管理的必要条件。2.3 提高办公效率需要信息化管理

节约纸张、节省时间、减少差错等是办公室工作的追求。相关资料的发送可以任意指定收信人，直接传送给所需人，无需任何中间环节，无需打印出发给相关人员，缩短办理时间，节省办公开支，减少差错率，提高整体办公室工作效率。

3 会展企业信息化管理实施策略

企业信息化不是模拟现有管理方式，而是对现有管理模式进

行结合和变革。会展企业信息化管理可根据企业自身需求，实行通用化的产品设计，充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境，迅速提升企业的管理和信息化应用水平，并降低投资成本。重庆市会展企业信息化管理可从建设企业网站、智能营销管理平台、办公自动化系统三个方面入手。3.1 办好会展企业网站和展会网站

对于办展机构而言，网站是联系会展主办者和广大参展者的桥梁和纽带。

3.1.1 网站建设的内容及功能(见表1)3.1.2 网站的应用价值

会展企业网站和展会网站的应用价值主要体现在两个方面：(1)为展会组织者服务 。高效、充实、开放的信息平台不仅有助于提高展览公司、展会的知名度、促进营销，还将为参加展会的企业创造新的价值。依托网络信息技术发展起来的展会，由于其招展的便捷、高效、互动、覆盖面广、能够为参加展会的企业创造新的价值，因而有可能迅速做强做大，使会展业进入良性循环的轨道。

展会前：建设展会的互联网商务平台，发布展会信息，有效利用网络优势进行展会推广、展会招商、展位预定、服务合作、服务预定、参展商信息发布、网上观众预定、网上调研等，建立包含多功能的大型数据库，采用三层结构的应用管理，展会后台简单的操作页面进行管理维护。

展会中：展会现场新闻报道、信息发布，展会现场图片直播、摄

①基金项目：重庆城市管理职业学院2011年院级科研课题。

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像直播，展会现场观众登记统计分析、观众条码识别胸卡制作、观众信息识别管理，参展商、观众统计信息发布。

展会后：对数据库展会信息资源整理、展会信息资源数据库提交、展会信息资源详细统计分析、展会成效成本统计分析、网上展会系统管理。

电子名片制作：会展组织者为参展商和参观者特制电子参展证，通常用磁卡或带条形码的材料制作。在签发该证前，会展组织者要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。有了电子名片，展览会甚至不用花人力来看守大门，可以像地下铁路入口那样实行电子化管理，从而准确记录入场人数。

表1 会展网站的功能设计一览表

功能需求功能表达对展会的概况，以往几届展会的情况，本届展会的详细信息宣传。展会概况、展会新

闻

需要参展商全部通过网络报名参展。参展报名需要专业观众尽可能通过网络报名参观。观展报名需要拥有一个参展商与参展商之间，参展商与专

业观众之间，观众与观众之间的商贸交流平台。

网上展览

需要通过网站吸纳参展商和专业观众成为会员并用数据库管理他们的信息。用户注册、用户登

录

需要对展会提供的服务信息，包括展务服务、会议服务、洽谈服务、特殊会议服务(招商会、推广会)、商旅服务(航空、酒店、旅游)做宣传。展会服务需要传达提供的各项广告服务(会刊广告、网络

广告、现场广告)信息。

广告服务

需要提供相关的行业知识，一则为用户提供行业

的信息，二则提高网站的知识含量。行业动态

需要让用户知道如何联系我们。联系我们

需要发布公告和通知。公告栏

需要让用户能够快速搜索商贸交流的信息。商贸信息搜索

提供相关文档的下载。下载服务需要提供友情联接。友情链接

需要让用户能通过网站直接向主办方反馈信息或

咨询。

在线信息反馈

(2)为参展企业服务 。具体应用范围包括下面几种。网上报名：可以让出席者直接在网上填写申请表，在网上浏览会议详情，自动统计出席者人数，自动监控财务交易。运用网上报名数据库的一个最大的优点是能将所有报名资料都汇总在一起，使会展组织者拥有一个不断更新而准确的报告。

住宿安排：展会组织者还应该引导展会参加者在网上预定旅店，可以把免费团体住宿安排应用软件、网上预定工具和报名数据库结合起来使用，把所有住宿安排信息都储存在一个在线数据库中，及时监控住宿安排情况，并可以提前几个月或几个星期根据定房情况的变化及时调整住房安排结构。

旅行：让会展参加者在网上做旅行安排、网上预定机票，或是与网上报名和网上预定房间系统相结合。最新的选址和RFP 工具添加了为参加小型会议而及时预定房间和会议地点的相关内容。

电子名片使用：参展商可以自由选择租用组委会提供的电子名片读取设备，将设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。

网上会议服务范围：给任何地点、任何人作讲演；在线软件、产品

演示说明；可以让会议中任何人观看、编辑发言人的各种电子文档；向所有与会者播放发言人计算机里的多种媒体文件；发言人带领其他与会者共同浏览网页；发言人计算机里的任何应用程序可共享，对方可以进行各种操作；使用桌面控制功能进行远程技术支持；视频功能使会议更人性化；VOIP 语音功能可以节约大量的电话费用；以上所有功能都是实时、交互的，会议中的任何人都可以同样实现。3.2 安装智能营销管理平台

传统的会展公司营销管理靠的是手工作业，这种方式存在很多弊端，如营销成本高，效率低；数据积累不到位；客户资料混乱、重复、易丢失；无法深入的、持续的挖掘客户价值；与客户联系的中间过程无法把控等等。智能营销管理平台具有呼叫中心和客户关系管理(CRM)双重功能，可以轻松解决以上所有问题。智能营销管理平台主要具有如下功能：

(1)来电弹屏： 来电时在计算机屏幕上弹出用户姓名、电话、

地址、交往记录等。

(2)鼠标拨号： 只需用鼠标点击一次电话就完成拨号。(3)客户信息管理： 客户信息可自行输入、分组、查询、修改、移动、删除 编辑。

(4)数字录音： 实时数字录音，存入计算机硬盘，并由声卡和电话播放, 录音存储时间长。

(5)语音留言： 每个座席的话务员不在时，客户均可留言到硬盘。(6)话务员考勤： 记录座席上班和下班时间来统计其考勤。(7)话后评价： 用户对话务员服务态度评价。(8)工作质量监督：局域网内的管理人员都可以在自己的电脑上调听,各座席 的录音和观看来、去电情况。

(9)资源共享： 客户信息资源共享。(10)报表统计功能：可以作销售报表，也可按工号、产品型号、日期等进行分类统计，还可实现供应库存、财务统计和报表功能。

(11)短信： 可通过短信平台向用户发短信。等等。 3.3 利用办公自动化系统

办公自动化(OA)是面向组织的日常运作和管理，是员工及管理者使用频率最高的应用系统。自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA 在应用内容的深度与广度、IT 技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。

适用于会展企业的OA 系统，一般应包含以下功能模块：(1)流程审批：表单制作、流程设定、审批处理、工作催办、审批统计。

(2)行政综合：

包含“公告管理”、“新闻管理”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”等模块。

(3)电子邮件：内部邮件、POP3邮件收发，邮件管理。 (4)文档中心：公共文件夹的建立与权限分配，文件上传与管理。 (5)部门计划：部门周计划、月计划的起草、审核、发布、汇总等。 (6)任务安排：工作任务下达、执行、转发，任务执行进度监控。 (7)工作报告：撰写工作总结、汇报，可提交上级审阅。 (8)个人办公：管理个人工作日程安排及建立个人联络系统等。(9)即时通讯：在线文字、语音、视频交流，待办工作即时提醒。等等。

参考文献

[1] 刘佩仓.中小企业信息化之路[M].北京:北京大学出版社,2003.[2] 魏国辰.中小企业管理提升[M].北京:中国物资出版社,2002.