职业安全健康管理体系文件的结构

职业安全健康管理体系

文件的结构

集团公司文件内部编码：（TTT-UUTT-MMYB-URTTY-ITTLTY-

职业安全健康管理体系文件的结构

一、审核规范要求

4.4.4文件化

用人单位应以适当的方式（如书面或电子形式）建立并保持下列信息：

（1）对管理体系核心要素及其相互作用的描述；

（2）提供查询相关文件的途径。

职业安全健康管理体系文件在满足充分性和有效性的前提下，应做到最小化。

二、理解要点

1．职业安全健康管理体系文件是保证职业安全健康管理体系有效运行的基础；

2．职业安全健康管理体系文件应文件化或电子化；

3．职业安全健康管理体系的各核心要素之间要有一定的逻辑关系，即要有一个适合于自己组织规模、活动、产品和服务的文件层次和结构；

4．企业的各层次文件之间应有比较良好的接口，以及便于查找的索引、目录或清单。

三、文件的层次和内容

职业安全健康管理体系审核规范关于管理体系文件的表述中，并没有要求将职业安全健康管理体系制定成专门手册的形式；但要求尽可能将职业安全健康管理体系纳入企业的全面管理。因此，若企业已具备了较为完整的管理文件，又编写了IS09000质量管理体系手册或IS014000环境管理体系手册，则可将职业安全健康管理体系与之相结合。这种做法的优点很多，可保持企业管理体系的完整性和结构化，保证文件管理的统—，确保职责的明确、减少重复、避免两张皮等等。

另外，职业安全健康管理体系作为一个相对独立的体系，有必要形成专门文件对企业全体管理者及员工进行全面要求。且在一个体系建立之初，一个独立、完整、条理清晰的体系也是非常必要的。

四、文件的结构

与IS09000和IS014000类似，职业安全健康管理体系的文件可分为管理手册(A层次)、程序文件(B层次)、作业文件(C层次)三个层次：如图1职业安全卫生管理体系文件的层次关系

按照体系文件的层次分类可知，职业安全健康管理体系文件可有管理手册、程序文件、作业文件(即工作指令、作业指导书、记录表格证据等)。

1．管理手册

管理手册是企业根据职业安全健康管理体系标准及本企业职业安全健康方针、目标全

面地描述本企业职业安全健康管理体系的文件，主要供企业内的中、高层管理人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用，集中表述本企业的职业安全健康保证能力。

管理手册的内容通常包括如下内容：

◇方针、目标、指标和管理方案；

◇职业安全健康管理、运行、审核或评审工作的岗位

职责、权限和相互关系；

◇关于程序文件的说明和查询途径；

◇关于手册的评审、修改和控制规定。

管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应企业的需要为前提。

2．程序文件

程序文件是企业根据本单位职业安全健康管理手册的要求，为达到既定的职业安全健康方针、目标所需要的程序和对策，描述实施职业安全健康管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门使用。程序文件处于职业安全健康管理体系文件结构中的第二层，因此，职业安全健康程序文件起到一种承上启下的作用，对上它是管理手册的展开和具体化，使得管理手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实；对下它应引出相应的支持性文件，包括作业指导书和记录表格等。

3．作业文件

作业文件是围绕管理手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法，是一个详细的工作文件，主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的，可分为两类：

(1)工作指令：加工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容：指令干什么、如何干和出了问题怎么办。

(2)记录：记录是职业安全健康管理体系文件最基础的部分，包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的职业安全健康记录和图表，事故、事件记录以及用户职业安全健康信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段职业安全健康是否达到要求和职业安全健康管理体系运行有效性的证据，因而它具有可追溯性的特点。

需要指出的是，各层次的职业安全健康管理体系文件应与第一层次的职业安全健康管理手册内容对应一致。各企业可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级，不一定按建议的三个层次等级。其中任何层次的文件都可相对独立(利用相互引用的条目)或合并。

与质量体系不同，但与环境管理体系类似的是，职业安全健康管理体系强调对法律法规的符合性，因而职业安全健康管理体系文件还应包括职业安全健康管理方案、法律法规及其它要求、危害辨识与危险评价报告书、职业安全健康初始评审报告、职业安全健康记录等。因此，一个完整的职业安全健康管理体系文件包含的内容较丰富，包括：

A层次：职业安全健康管理体系管理手册；

B层次：职业安全健康管理体系程序文件；

C层次：职业安全健康管理体系作业文件(表格、报告、作业指导书、记录等)；

附件(法律法规、危害辨识与危险评价报告、初始评审报告及其它资料)。