第十一章 会展项目的评估

3、为制订对策提供依据

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第11章
4、为将来同类项目积累经验

结合国内大型类似的相关会展活动进行横向对比，分 析并借鉴其优势项目。
5、为将来会展项目的品牌建设提供支持

这些数据可以为场馆的出租提供背景资料，为主办商 进行项目可行性分析提供数据依据，为参展商参展提 供数据依据，为贸促会和会展馆协会提供协会管理的 基础数据。
5、日期

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第11章
第二节 会展项目评估
一、会展项目评估概述


会展项目评估是会展项目管理工作的重要环节， 为主办方（或承办方）、参与者（与会者、参展 商、观众等）、会展行业主管机构（包括对会展 行业实施行政管理的政府主管部门以及会展行业 性组织）均可提供有益的信息，并为进一步运作 好会展项目提供参考依据。 实践表明，开展会展项目评估是会展项目提升质 量，建设品牌的一个重要途径。
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第11章
2、会展项目验收

是指由主要关系人对已经完成的项目产品或服务 进行检查、接受，检查项目计划范围内和各项工 作是否已经完成，应交付的成果是否达到要求。
验收标志着项目实质性工作的结束。 会展项目验收的内容包括工作成果和项目文件。

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第11章
3、项目验收时，要注意以下三个方面：
▲ 要明确项目的起点和终点； ▲ 要明确项目的最后成果；

第一，使会展项目有一个好的结尾； 第二，总结会展项目的经验教训，供以后的项目参考。

特别是一些定期举办的会展项目，好的收尾工作会 为以后的项目提供好的经验。
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第11章
（三）会展项目收尾计划
1、收尾计划



某个会展项目收尾，应像对待项目生命周期的其他阶段 一样，编制项目收尾计划，使收尾过程有计划、有序地 进行。 项目收尾计划包括所要进行的主要活动、相关时间、成 本和质量要求，并在整个收尾阶段的实施过程中进行监 督和控制。 会展项目收尾工作，是组展者与参展商、参展商与观众 之间在会展期间关系的继续。虽然会展活动已经结束， 但会展后续工作对整个会展活动效果的影响却非常深远。 其能够进一步加深参展商对会展项目组织者的印象，树 立品牌展览会的形象，为下一届会展做宣传预告。
1、含义

会展项目总结是整个项目的收尾工作的重要组成部 分。通过对项目活动过程的回顾，可以将获得的经 验和教训及时记录下来，分析工作失误的原因，提 出改进的方法和建议，从中得出规律性的认识，用 以指导未来的工作。
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第11章
2、内容
• 会展项目总结应包括：主要工作介绍、取得的成绩、 经验和体会、存在的问题或教训、提出改进意见或 建议、指出今后的努力方向、展望未来的工作前景。
•
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第11章
2、项目行政收尾

行政收尾（或管理收尾）——就是编造、收集和散 发有关信息、资料和文件，正式宣布项目或项目阶 段的结束。 管理收尾涉及的内容：
项目分析总结报告； 项目团队成员绩效分析报告、感谢信； 文件归档； 项目结束庆祝仪式。
•
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第11章
三、会展项目总结
（一）会战项目总结的含义
1、项目质量验收


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第11章
2、项目文件验收

项目资料是项目结束时成果验收和质量保证的重要 依据之一，也是项目移交、维护和后评价的重要原 始凭证。

项目资料验收的范围：启动、计划、执行和结束阶 段的资料。
3、项目费用决算

项目费用决算时对项目从开始筹备到结束交付成果 整个生命周期内实际投入的全部费用的计算和确定。 项目决算的依据是主要是合同规定、有关变更条款 和费用结算资料。
第11章
第十一章 会展项目收尾与评估
第一节 会展项目收尾 第二节 会展项目评估
第11章
第一节 会展项目收尾

会展项目在两种情况下需要进行收尾工作：


一是整个会展项目的所有活动即将全部结束，完成了 与会展项目相关的所有合同关系； 二是在会展项目的举办过程中，当完成某一阶段或者 某一个合同后，也需要及时进行收尾工作。
(6)编写总结报告
• 整理项目相关资料，编撰项目总结报告。
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第11章
(7)向项目利益相关者发布相关信息
• 及时将本次会展所取得的经济和社会效益向参展商和观 众通报，扩大项目影响，为以后再次办展做间接的宣传。
(8)召开总结会
• 召开总结会，对会展项目活动的情况做全面的介绍，总 结经验、教训，分析存在问题的原因，提出改进意见和 建议。
•主体部分的内容一般有三项：一是本届会展的特点、组织 工作的具体做法、效果和成绩；二是经验和体会；三是存 在的问题和教训，或者进一步努力的方向。
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第11章
（3）结尾 应归纳、呼应总结的主题，指出努力方向，提出改进意见 和措施，或表示决心、信心等。 4、附件

有的会展评估报告将说明性图表或资料作为附件，这样的 话，必须在正文下方依次标注附件的名称。 在正文右下方写明定稿的具体日期。
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第11章

会展项目评估目的
为会展主办单位机构进行会展项目的可行性分析并提 供数据依据。
1、为主办单位提供数据

2、为项目招商提供数据

对会展项目的整体运作及其相关成果做出客观真实的 评价，展示会展项目的优势，为项目招商提供基础数 据的支撑。
对会展项目历年的相关会展数据进行纵向比较，分析 其存在的问题、市场发展趋势及未来的发展对策。
项目收尾各子过程及其相互之间的联系
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第11章

范围核实：即核查项目计划规定范围内的各项工 作或活动是否已经完成，可交付成果是否令人满 意，以便项目验收；
行政收尾：即编制、收集和分发项目信息，正式 宣布项目的结束； 合同收尾：即了结合同，进行结算。


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第11章
（二）会展项目收尾工作的内容

当项目处于收尾阶段时，项目团队成员会出现不稳 定，会损失许多有价值的资料与经验。会展项目收 尾阶段有两项重要的工作。

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第11章
2、会展项目收尾

会展项目会因多种原因而终止（结束），最理想的 情况是会展项目达到预期目标而成功结束。 最差的情况是因为项目失败而终止，例如一些展览 会，由于专业性不强、组织混乱而导致参展商撤展， 不得不提前结束。 处于中间的是因为各种原因而提前终止，例如“非 典”的原因，使得许多准备进行的会展项目被迫取 消。对于会展项目来说，项目终止是项目收尾的过 程，而不只是项目结束的时点。
(2)跟踪报道

(3)建立参展商和观众的信息数据库

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第11章
(4)搜集客户的意见和建议
• 征求客户对会展服务、会展举办地以及会展效果等问题 的意见和建议，以便在今后的工作中加以完善和改进。
(5)进行财务结算
• 与相关合作单位核对有关数据，包括饭店的总住房数、 交通运输部门的用车情况等，收集账单，支付账款；对 欠款的客户收缴账款；对项目收支情况进行认真分析， 向有关人员通报项目财务情况。
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第11章
（三）项目合同收尾与行政收尾
1、项目合同收尾

项目合同收尾就是了结合同并结清帐目，包括解决 所有尚未了结的事项。 合同没有全部履行而提前终止是一种特殊的合同收 尾。 合同收尾涉及的内容
承约方证实已提交全部达成一致的交付物； 项目结束的确认（用户验收）； 所有应收应付款项已结清。

•这类标题通常用于一项具体会展工作的专题总结，如《上 海第七届工业博览会总结》。
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第11章
（3）采用普通文章标题的写法

即用一句或两句短语概括总结的主要内容或基本观点，不 出现总结字样，如《我们是怎样在美国办展的》。这类标 题主要用于在报纸杂志上发表的总结。 正题揭示总结的主题，副题说明总结的单位、期限、种类 等。这类标题主要用于报刊发表、简报转发或会议上交流 的总结，如《找准定位，加强规划，创建品牌——2003年 会展工作总结》。

会展项目都会有一个终点。当会展项目快要结束的时 候，就进入全部结束任务后的收尾阶段。 收尾阶段是会展项目生命周期的最后阶段，它的目的 是确认会展项目实施的结果是否达到预期的要求，通 过项目的后评价进一步分析项目可能带来的实际收益。
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第11章
一、项目收尾
（一）项目收尾的内涵
1、项目收尾的内涵

项目生命期最后一个阶段就是完成和收尾工作， 在这个阶段，项目团队必须继续保持他们的警惕 性，以确保所有工作及时且高效地完成。实施和 控制阶段的优良成果在这一阶段很容易功亏一篑。 项目收尾分：正常收尾、非正常收尾两种。 正常收尾又分：合同收尾和管理收尾。
▲ 要明确各子项目成果的标志。
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第11章
（二）项目验收内容

ຫໍສະໝຸດ Baidu
项目验收包括：项目质量验收和项目文件验收两 部分内容。 项目质量验收时依据项目合同中的质量条款和指 标要求，遵循相关的质量检验标准，对项目完成 的质量情况进行测试、评定、认可和办理验收交 接手续的过程。 项目质量验收的直接成果是产生质量验收评定报 告和项目技术资料。
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第11章
2、会展项目收尾（终止）计划的内容
(1)致谢

向所有参展商、重要观众和支持单位ie、合作单位以及有关 媒体致谢。 对会展做回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料，提 供给新闻界报道，进一步扩大展会的影响，并通过媒体发布 下届展会信息。 将参展企业和观众的相关信息认真整理、分类、建立完善的 客户资料库。客户资料越详尽，对今后工作的开展就越有帮 助。
3、会展工作总结的作用
• • • 总结经验教训； 相互学习交流； 汇报工作情况。
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第11章
（二）会展项目工作总结报告格式
1、标题
•会展工作总结的标题有四种写法：
（1）由单位名称、时限、主题、文种构成
•这类标题主要用于总结单位内部定期性的会展工作 ，如 《上海市会展行业协会2003年工作总结》。
（2）由总结对象名称和“总结”组成
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第11章
会展项目费用决算与验收


会展项目费用决算：是指项目从筹备开始到项目结束 为止的全部费用的确定。从会展项目的财务预算编制 开始，到结算编制，再到决算编制，所依据的是会展 项目的计划、合同及变更等相关内容。 同时要对项目全过程的费用进行审计，审计包括会展 项目计划期的费用审计、会展项目实施过程中的费用 审计和会展项目结束时的费用审计，审计的依据是成 本估算与成本预算、进度报告与质量报告，并最终形 成审计报告。
（4）由正副标题组成

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第11章
2、署名
•会展工作总结一般是以单位名义进行的，因此应当署单位 的名称，并置于标题之下。
3、正文
（1）开头
•一般概括说明举办会展的背景、依据和指导思想、基本条 件（名称、届次、主办单位、时间、地点、出席人数和规 格、参展商以及观众的数量和质量、总成交额等）。
（2）主体
(9)加强与客户的沟通
• 采取有效的手段与参展商和重要客户保持长期的感情联 系，培养一批稳固的忠诚客户，不断推动会展业务的开 展，发现和获得新的商机。
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第11章
二、项目验收
（一）项目验收概述
1、项目验收的含义

项目在正式移交可交付成果之前，接收方面要对已 经完成的工作成果或项目活动结果重新进行审查， 核查项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已 经全部完成，可交付成果是否令人满意，并将核查 结果记录在验收文件中。这种活动称为项目验收， 或范围核实与移交。


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第11章
3、会展项目终止（收尾）的主要原因
（1）会展项目的目标已经实现 （2）专业观众的参与程度不高 （3）资源不足 （4）对项目的期望值过高以至无法达到 （5）外部环境的剧变 （6）项目被无限期地延长
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第11章
4、项目收尾工作子过程
• 包括项目验收、合同收尾、行政验收（也称管理 收尾）。它们彼此之间的关系如下图所示。
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第11章
（二）会展项目评估的目的


会展项目后评估是在项目终止后所进行的对项目策划、 启动、实施和收尾等整个项目周期所有工作的全面总 结。这是项目收尾阶段的最后一项同时也是非常重要 的一项工作。 会展项目后评估的基本目的是评估项目绩效，以确定 项目是否达到预期收益，并对项目的实施情况进行总 结和分析，以从中获得宝贵的经验教训，为未来新项 目的决策和提高决策水平提出建议，为后续的会展项 目提供参考和借鉴。
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第11章
（一）会展项目评估的含义


会展项目评估是对一个会展项目的策划、目标、执 行过程、项目环境、工作效果、风险管理、服务质 量、社会影响力，以及直接与间接的经济效益等方 面所进行的系统、客观的分析与评价，判断该会展 项目的成功与否，并分析原因、总结经验与教训的 过程。 例如通过对会展项目进行评估，其结果可为参展商 在同一行业不同的展会之间提供借鉴；可为参展商 在参展和其他营销手段之间进行选择提供参考依据； 为专业观众参观不同的展览会提供参考依据。