浅谈档案管理的有效方法

浅谈档案管理的有效方法

发表时间：2018-04-27T11:35:58.013Z 来源：《电力设备》2017年第33期作者：王小燕

[导读] 摘要：在新形势下，档案管理在各个单位中的地位越来越明显，单位中要对档案进行存储、记录和保存，记录着单位得每一项活动，对单位今后的发展起到很好的促进作用。

(国网陕西省电力公司榆林供电公司陕西榆林 719000）

摘要：在新形势下，档案管理在各个单位中的地位越来越明显，单位中要对档案进行存储、记录和保存，记录着单位得每一项活动，对单位今后的发展起到很好的促进作用。但是，在现实应用中，档案管理存在着很多的问题，对档案管理制度不健全、不重视等其他原因，造成档案管理达不到我们需要，所以需要我们只有多进行改进和完善。

关键词：档案管理；问题；有效方法

一、档案管理工作中出现的问题

（一）管理工作没有制定连续的、长期的发展计划

随着各级领导对档案管理工作的愈加重视，档案工作也进行了一定的升级达标。升级之后的档案工作每一次都是一次考核，工作人员需要加班加点的进行工作，在规定的时间内必须完成限定的工作。这种管理方法在短时期内获得了一定的效果，但是几次过后，工作人员心有余而力不足，后力跟不上，工作效率降低，没有一定的连续性和长期性。再加上一些档案管理人员对于工作的参与程度不高，对档案管理工作在整体工作中重要性程度的认识不足，更有甚者认为档案室就是资料室，无形中档案室就成了他们眼中的废纸仓库，导致了档案管理工作有领导，无计划；有形式，无效果；有任务，无落实的不良现象。

（二）档案管理信息化水平达不到

新形势下是信息时代，同时也带动着其他领域的应用，档案管理也不应该例外。但是，很多单位不会应用信息管理，还是按照纸质档案管理的方法管理档案，信息化水平达不到当下的应用。纸质档案存在很多缺陷，再加上单位对档案室的环境、保管条件无法对电子数据和影像资料进行保存，造成丢失，损坏，这样单位的资料不能妥善的保管，对后续的使用造成严重的影响。

（三）缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平,较高的文化素质和现代管理技术,精通档案业务,能科学地制定政策和档案事业发展规划,有较强的组织协调能力和决策能力,在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体学历层次偏低,缺乏掌握现代化技术的高级管理人才,特别是既懂档案管理和现代化科学技术,又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高,直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无法解决工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理、个体素质偏低，不仅成为制约档案事业发展的一个重要因素,也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

（四）缺乏制度化的管理制度

目前一些单位档案管理工作的不规范之处主要体现在四个方面。(1)档案收集不规范。很多工作人员在收集档案时不按照规定来，制度形同虚设，人员随心所欲，档案想交就交，不想交就不交，产生了很严重的懈怠现象，导致档案收集工作完成不规范。(2)档案整理不规范。随着社会的不断发展与进步，新兴的档案人员人数不断增多，大量的人员进入到档案管理的岗位工作，但是这些人员的专业素质却不能保证，水平参差不齐，比如在对档案进行立卷时，有些人不按照卷内规定的文件目录顺序对组卷进行排序。使卷内的文件和目录对不上，有的每隔一段时间再统一立卷，没有按照规定来，违反了事毕立卷的要求。(3)管理力度不够。现在单位的档案管理工作一般都是交给办公室来统一进行的，在对档案工作管理时，需要像主管部门领导汇报，但是由于主管领导通常情况下都是繁忙的状态，所以这就无形中增加了档案管理工作的难度，延缓了进度，使各项工作开展的效率都大大降低。(4)档案的利用不规范。通常档案进行外借时都是内松外紧，使很多档案借出后不能按时的归还。

二、档案管理工作的高效方法

（一）完善管理制度，做好“五个统一”

对于档案管理工作来说，抓好组织建设工作可以为其打下基石，促进发展。首先就是要建立管理系统，由分管的领导担任档案部门组长，办公室主任担任副组长，各部门的负责人作为管理成员，组成一支强有力的管理队伍。管理人员之间需要相互配合，结合自身所在部门的工作与档案部门的工作进行相互协调，使工作更加高效，为档案工作提供切实可看的保证。其次是可以将档案管理工作列入到领导的工作日程当中，年初进行部署工作，年终进行总结工作，平时还要不定期的进行指导检查，并且要接受上级部门的审查。最后是需要尽量的将档案管理工作不断完善，使管理工作能够平衡、协调的发展，由档案部门做出统一的领导计划、统一的执行制度、统一的检查指导和培训交流。

（二）建立健全的档案管理制度，让档案管理的能力得到提升

加强档案管理制度的建立，需要我们对档案管理的整体进行归纳和总结，在工作环境合理的情况下，结合我国实际情况，制定相应的管理办法。各个单位可以根据自己的情况制定制度，一方面可以让档案管理人员有一个工作标准，另一方面可以加强档案管理人员的积极性，从而推动档案管理人的发展。

（三）加强信息技术在工作中的运用

信息技术的应用越来越得到认可，在各个单位都普及应用，很多都已经实现了信息化。所以，单位更应该重视档案管理在实际工作中的应用，这样不但可以提高工作效率，同时也能使档案管理工作流程得到进一步的优化。

（四）加强基础工作，及时归档

在进行档案基础工作的管理时，要始终秉承着长期性原则，从规章制度到档案的管理，从领导部门到管理体系都要形成一套科学的、合理的管理方法。档案要贵在利用，重在管理，对于每年上级主管下发的文件都要及时的进行归档、立卷，不能超过时间。

（五）提高档案工作人员的素质，打造科技化档案人才

要实现档案管理现代化,档案管理人员不仅需要具备档案方面的理论和实践知识,还必须具有一定的经济、信息技术和写作等方面的知识。加强档案管理队伍建设,要从选拔优秀档案管理人才入手,把具有复合型知识的多层次、复合型、一专多能、一专多才人才充实到档案管