流程优化六步法分享

5 新旧流程切换——上线问题闭环跟进解决
如果说优化方案是100分，那么新旧流程切换工作的好坏直接决定项目 最终产出是120分还是60分！
6 项目关闭
制度完善及发布。 成果汇报及宣贯：
-制作项目成果汇报PPT。 -成果宣贯 - 向领导汇报项目成果。
解散团队：
项目经理发一封邮件给所有成员及其上司，对成员在项目工作上的成绩表示肯定 和感谢，同时解散临时团队。
优化方案确认会：
让相关方领导对优化方案充分了解和反馈，达成共识。 让各岗位操作层面的代表对流程优化方案有详细的了解和反 馈，以便完善方案，提高方案的可行性及可操作性。
4 IT方案设计与开发
一般优化方案都需要IT系统的支持：
与IT开发部门确认需求。
IT开发部门提交《IT设计方案》，并与项目组达成共识，签字确认。 项目组根据IT开发部门的“开发计划”，密切跟进IT开发进程。 项目组协同IT开发部们做好测试工作。 IT开发人员完成系统操作手册的编制。
8、标杆：竞争对手样板；参考管理模型，如CRM/SCM/ITIL;
9、各类管理思想火花：组织扁平化、流程型组织、管理管控。。。
无论用什么流程优化方法，全部都要围绕“问题”及“业务”转！
3 流程优化设计——配套方案设计
优化后的流程：
与流程目标一致
可行及可实现的 达成一致 风险可控的 经过充分调研的
8 单点接触顾客。
9 从信息来源地一次性的获取信息。
3 流程优化设计——常见的流程优化方法及思路
3 流程优化设计——常见的流程优化方法及思路
ESEIA方法： 1 E1清除：找出并彻底清除不增值的活动； 2 E2增加：根据顾客/管理需要增加创造价值的活动； 3 S简化：清除不必要的活动后，对必要的活动进行简化； 4 I整合：对活动进行整合，充分考虑并行工程缩短流程运行时间。 5 A自动化：充分利用IT技术，提升流程的处理速度与质量。
流程优化六步法
1. 立项 2. 流程分析及诊断 3. 流程优化设计 4. IT方案设计与开发 5. 新旧流程切换 6. 项目关闭
流程优化 六步法
注：“流程优化六步法”详见《跟我们做流程管理》。
1 立项——组建项目团队
项目秘书 流程各级 所有者 项目经理 流程上下 端客户 流程局外人
IT开发人员
团队是项目成功的重要保障； 并非所有项目需要全部角色，但 不要有遗漏；
先理解方法的起源/背景/优势/局限/管理 理论网络定位，然后再应用它！
3 流程优化设计——流程优化方法“葵花宝典V0.1”
1、流程E化 2、串行改并行——根据流程分级，串并也有层级 3、审批性质判断：提交信息、补充信息、审批A/B/C类内容、阶梯审批条件动态
变更/层级趋于简化、审批权和知会权的差异
项目背景 流程重要的变更点 涉及岗位职责或操作变更 上线时间 上线范围及策略：先试点还是直接全面铺开 所有的流程文件及操作手册 问题的接口人：分IT及各业务接口人
关键点： 1. 让所有相关者对优化后的流程充分了解，特别是流程的直接执行人员。 2. 重大变更流程，每个部门安排指定接口人，负责上线效果反馈及问题收集。
阶段产出
责任人
预计完成时间
2 流程分析及诊断
对企业流程的认识，每个人犹如盲人摸象！ 所以，要想优化一个流程，先从“还原流程本身”开始！
3 流程优化设计——常见的流程优化方法及思路
哈默流程优化九大原则:
1 组织结构应该以产出为中心，而不是以任务为中心。
2 让那些需要得到流程产出的人自己执行流程。 3 将信息处理工作纳入产生这些信息的实际工作中去。 4 将各地分散的资源视为一体。 5 将并行工作联系起来，而不是仅仅联系他们的产出。 6 使决策点位于工作执行的地方，在业务流程中建立控制程序。 7 流程多样化。
评优与激励
如何组织高效的流程优化会议？
会议是推动项目重要进程的工具，所以高效运用会议的力量是非常关键的。
会议不是项目进展的唯一推动方法。会议的价值关键在于决策。大量的现状描述、 初步调研、意见收集、数据统计分析、现场调研需要会议外解决。 因为工作繁忙等各种无法预计的原因，各工作跟进人可能无法预期按时完成。所 以要及时提醒和跟进各工作的进展情况。会议之前项来自百度文库经理要确认所有上次会议需 跟进的重要工作已经完成，不要把检查和评估工作完成情况带到会议上讨论。时刻 注意大家的时间是宝贵的，大家的积极性、参与度和配合度与高效高产出的会议组 织是有关系的。 会议前，项目经理一定要想好会议议题，即要确定至少要解决的几个关键问题。 以防无目的的讨论或陷入细节。而且最好是自己已经有了一些思路。 会议结束时，一定要留出时间，总结会议的达成共识点，并做后期工作安排（具 体到个人/完成时间/基本质量要求）。其实，往往您在安排会议之前就应该根据项 目计划预计到。
通过以下途径可以了解更多
http://blog.vsharing.com/tiaozi/ 更多信息，请参考《跟我们做流程管理》
4、流程是否足够端到端？ 5、流程演变趋势：粗-精细化（多维度）；整合-分类；信息显性化/条理化，比 如流程审批表的魅力;D-PDCA；岗位整合化；流程成熟度高-简化；审批前移；资 源前移； 6、流程设计的原则：客户导向（单点接触/有效/高效/价值）、设计要符合流程 目标、与业务模式匹配、关注流程背后的流程（关注产出而非任务）
3 流程优化设计——优化方案确认会 方案一般包含的内容:
1 2 3 4 5 旧业务流程的描述：流程图+流程节点描述。 新业务流程的描述：流程图+流程节点描述。 新旧流程关键变化及期望效果。 涉及岗位及职责变更。 配套方案设计： 5.1 对职责分配的要求； 5.2 对制度的要求； 5.3 对考核的要求； 6 附件。
5 新旧流程切换——一个“新流程上线通知”示例
大家好！ 项目背景： …...客户满意了公司才会有满意的经营成果，为此今年在公司高层高度重视与领导下，效率 提升小组针对公司主业务流程—“销售订单执行流程”组织全面的流程优化工作。该流程优化 项目的实施将对减少客户从下单到收货的时间，减少人员工作量，提高客户满意度起到明显改 善作用。今年流程销售订单执行流程优化项目共分为7个子项目，分别是……本项目的优化方 向主要是…… 重要优化点： 1.ABC三个子流程在系统中整合。 2.审批环节，取消部门经理审批。 3……. 涉及职责或操作变更岗位： 订单商务助理、部门经理、信控专员、信控经理、销售总监。 上线时间：2008-10-13（周一） 系统信息：http://www.abccba.com/index_first.jsp 系统操作手册见附件《XXX流程系统操作手册》 上线范围：本次仅在深圳分公司上线。其他分公司预计11月1日上线，详情另行通知。 问题接口人： 系统问题 石先生 0755-2317业务（订单商务助理） 黄小姐 0755-2318 业务（信控） 张先生 0755-2319 业务（物流） 金小姐 0755-2320 项目组秘书 朱先生 0755-2321 项目经理 钟小姐 0755-2380 相关培训指引：《销售订单执行流程》《培训教材》《系统操作手册》见附件。 销售订单执行流程优化项目组 2008-10-10
5 新旧流程切换——制度及培训
编制相关制度：
流程制度 系统操作手册
编制培训计划并实施：
培训教师 培训时间 培训教材：制度+操作手册 培训范围 培训方式：Email+电话+现场 培训批次：分岗位？分区域？ 培训效果评估
5 新旧流程切换——新流程上线启动会
召开上线启动会，并发出上线通知：
5 新旧流程切换——时间跨度比较大的项目，必要时可以用“上线 倒计时计划”来推动准备工作的顺利开展
上线倒计时计划 工作项 系统开发 工作内容/工作质量要求 负责人 截止时 完成情 间 况
制度编制 测试安排 培训教材的编写 培训和推 教师的安排 广 培训实施 新旧流程切换会 新旧流程 上线EMAIL通知 切换 IT的上线通知 上线及问题处理
决策支持
1 立项——制定项目计划并召开启动会
流程优化项目计划表
现状及问题
优化思路 项目目标 角色 部门+姓名 项目指导 项目经理 项目秘书 各岗位代 成员及分工 表 …… 流程上下 端客户 IT人员 其他 主任务 推进计划 职责
“磨刀不误砍柴工”
项目计划书的使 用，重在强调全局 看待和分析问题， 有利于提高项目的 质量和可控度。