合同管理办法

合同管理办法

第一章总则

第一条为规范合同管理工作，健全公司内部管理机制，依法签订、履行、变更、解除合同，及时解决合同纠纷，提高经济效益，避免减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称合同包括公司及其分、子公司与其他法人、组织及自然人签订的各类合同。劳动合同的管理办法另行规定。

第三条本办法适用于公司及其分、子公司及下属各部门。

第四条合同管理实行承办人（经办人）制度和合同备案、审核制度。

第二章合同管理机构及职责

第五条法律事务部为公司的合同综合管理机构，其主要职责是：

1.负责国家有关合同管理法律法规的贯彻实施，制定、修改公司合同

管理制度并组织实施；

2.参与合同的考察、论证、谈判和起草工作；

3.审查、监督公司各类合同的签订、履行情况，定期向公司领导汇报；

4.建立主管范围内的合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行

报表；

5.负责公司合同专用章的管理、使用（登记、发放、回收、备案）及

签发《法定代表人证明书》和《法人授权委托书》；

6.依法定代表人授权参加合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；

7.对不适当合同有权向公司领导建议否决和撤销；

8.组织公司合同管理人员和经办人员的业务培训。

第六条法律事务部对公司各部门的合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。

第七条法律事务部负责本业务分工或授权范围内的合同管理工作。

合同管理工作的主要内容包括：

1.建立健全本单位合同管理制度；

2.监督本单位的合同依法、依程序签订；

3.建立本单位的合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；

4.监督检查本单位合同的履行；

5.其他合同管理工作。

第八条法律事务部指定一名合同管理员，负责合同管理，具体职责如下：

1.协助合同承办人（经办人）员依法签订、变更或解除合同；

2.提请法律事务部备案本单位的合同；

3.负责保管和使用本单位的合同专用章；未经领导审核批准，不得擅

自在合同上盖章；

4.负责建立本单位的合同档案，对合同进行登录、统计及保管；整理

和保管合同档案资料；

5.监督本单位的合同履行情况，并将履行中出现的问题及时报告本单

位领导和法律事务部。

合同管理员要参与合同的前期考察、论证、谈判、招议标，合同的起草、审核工作，要建立合同档案，负责合同专用章的管理、使用。依法参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。

第九条每一件合同必须确定一名主要承办人（经办人）。

合同签订必须落实到具体的承办人（经办人）。没有具体的经办人的，落实到法律事务部办理。承办人（经办人）为签订合同的主要负责人，负责合同的手续办理事宜。

承办人（经办人）可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。

承办人（经办人）须依法律、法规及本办法进行工作。

承办人（经办人）应对自商约起至合同履行完毕全过程负责，期间出

现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门及法律事务部进行协商，并以承办人（经办人）为主进行解决。

合同签订前，承办人、承办部门应对合同草案、附件部分进行审核，签注意见，然后由合同管理员和相关的职能部门负责人审核，并报送分管副总、总经理、董事长审核签订合同。

第三章合同的审查与签订

第十条公司对外发生超过10000元以上的经济业务必须签订合同。服务类项目5000元以上的、工程类项目5000元以上的、涉及公司基础服务、安全服务的（不论金额多少）必须要签订合同，以明确权利和义务。

在合同签订前，承办人（经办人）应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：

1.主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；

2.欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相

应的许可、等级、资质证书；

3.由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、

授权委托书、代理人身份证明；

4.具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必

要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资

报告等相关文件；

5.具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉

及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

合同承办人（经办人）应根据审查结果填写合同签字卡，并与有关真实资料一同送法律事务部验核。

合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。

上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。

第十一条有关部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，应当邀请法律顾问等专业人员参加。

第十二条合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先适用。

当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。

计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。

第十三条合同的起草应参考以下原则：

1.合同的起草应由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。

2.合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

3.除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。

4.合同内出现总金额的，应加注大写金额。合同超过1页的，必须加

注页码。

5.合同中涉及的资质证明、计划书、预算书、技术文件、协议、标准、

图纸等，应由相关的职能部门负责人审核并签字确认。

6.合同中涉及范围的数字、日期必须说明是否包括本数字、日期。

7.合同必须包括以下内容：

（1）合同双方的法定名称、地址、电话、法定代表人姓名、代理人姓名、联系方式；

（2）项目（标的）名称、数量、质量执行标准，检测标准和方式；

（3）价款或酬金，包括支付方式；

（4）履行地点、期限和方式；

（5）双方的责任和义务；

（6）合同生效时间和条件；

（7）争议解决方式或变更、解除条件；