Excel2010高级应用教程

不用按计算器，就能 轻松建立等比数列
3-1 在单元格建立公式
• 当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除…等运算时，可以把计算的动作交给Excel的 公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。
3-1-1 公式的表示法
Excel的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：
可建立具规律变化的资料， 详细请参考下一节
可为连续的储存格填入相 同的数据

请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看 如何在B2：B6范围内填满‛业务部‛。 先如图输入内容，然后在B2单元格输入‛业务部‛3个字，并维持 单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈 + 状：
一 、数据显示显示方式与调整单元格宽度
Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预 设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考 左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变 资料的显示方式。 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成‚###‛, 而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。
我们打算在E2单元格存放‚王书桓的各科总分‛，也就是要将‚王书桓‛的英文、生物、 理化分数加总起来，放到E2单元格中，因此将E2单元格的公式设计为‚=B2十C2+D2‛。 请选定要输入公式的E2单元格，并将指针移到数据编辑列中输入等号‛=‛： 函数方块 在此输入‚＝‛
接着输入‚=‛之后的公式，请在单元格B2上单击，Excel便会将B2输入到数据编辑列中： B2自动输入到公式中
指针旁的数字表 示目前到达的储 存格将填入的值
参考指针旁的数字，当建立到你要的数字后请放 开滑鼠，等差数列就建立好了：
建立数列后，自动填满选项钮 又再度出现了， 而且下拉选单中的第1个项目略有不同：
以复制数据的方式来填满。就上例而 言，A2：A6范围会变成1、2、1、2、1
此外，利用填满控点还可以建立‚项目1、专案3、专案5、专案7…‛的文数字组合数 列，只要在来源单元格输入‚项目1‛、‚专案3‛，再拉曳填满控点即可完成，你可以自行试试看。
空白单元格 不再往上找
选取的单元格 空白单元格 不再往下找
3、 快速填满相同的资料
当你要将相同的内容连续填入数个单元格，除了可复制／贴上单元格 内容外，更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成，此功能亦可建立日 期、数列等具规则性的内容，这部份我们将在下一节说明。 假设我们想建立以下的数据内容，先来看看哪些可利用自动填满功能 来快速输入：
执行此命令

C6单元格下方会出现一张列表，记录同一栏（即C栏）中出现过 的数据，如：‛品项‛、‛超静音风扇‛、‛超静音立扇‛，只要由清单 中பைடு நூலகம்取就可输入数据了：
哪些资料会列入下拉式清单中 • Excel会从选取的单元格往上、往下寻找，只要找到的单元格内有资料， 就把它放到清单中，直到遇到空白单元格为止。以下图的例子而言，当 选区A6单元格时，清单中会列出‚财务部‛、‚人事部‛、‚行销部‛ 与‚业务部‛这4个项目，而不会出现‚生产部‛、‚资讯部‛。
切换到开始页次，按下编辑区的填满钮
，由下拉选单中选择『数列』命令开启数列交谈窗： 2、选择要建立的数列类型 此栏可设定数列最后结束的数字，若未设定 将延伸到选取范围为止，此例为Bl0单元格
1、选择此项，因为 根据步骤1选 取的范围，数列 会产生在列
3、输入等比的数值 按下确定钮，等比数列就建立完成了：
此时B2被虚线框包围住
再输入，"+"，然后选取C2单元格，继续输入，"+"，选取D2单元格，如此公式的内容 便输入完成了：
最后按下数据编辑列上的翰入钮
或按下
键，公式计算的结果马上显示在E2单元格中：
你也可以直接在E2 储存格中，以键盘 直接输入‚=82十 C2十D2‛、再按下 Enter键来输入公 式
（2） 建立日期数列
再来试试建立日期的功能。请开启一份新工作簿，假设我们要在Al：El建立一个日期数列，就可以在来 源Al单元格中输入起始日期，然后拉曳填满控点至El单元格： 1、输入起始日期 2、拉曳填满控点至 El儲存格即可建立
由于我们建立的是日期数列，所以当你按下自动填满选项钮熙时 项
，会看到多出几个与日期有关的选
一直要输入到‚风‛ 字，才会发挥‚自 动完成‛的功能
2、 从下拉式清单挑选输入过的资料 当同一栏单元格的数据太雷同，总是得输入到最后自动完成才能 判断出正确的内容，这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。
接续上例，我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内 容，然后在C6储存格按右钮执行『从下拉式清单挑选』命令： 从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样，都只适用于文字数据。
按下
键，B3会切换成$B$3的绝对参照地址： 你也可以直接在资料编辑列中输入"=$B$3"。
切换相对引用与绝对参照地址的快速键 键可循序切换单元格地址的参照类型，每 按一次 键，参照地址的类型就会改变，其 切换结果如右：
接着输入‚+ C3‛，再按下F4键将C3变成$C$3，最后按下
键，公式就建立完成了：
D3的公式內容
D2及D3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成，但两者的计算结果却一样。到底它们差别在哪里 呢？选定D2：D3单元格，拉曳填满控点到下一栏，将公式复制到E2：E3储存格：
二、
选取不连续的多个范围
如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范 围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键， 就可以同时选取多个单元格范围了。
先选取B2：D2范围
按住Ctrl键后，再接着选取A3：A5
三、 选取整行或整列 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：
预设的填满方式，即 填入单元格的内容与 格式（如字型、颜色 设定）
选此项表示只填入单元格内容，但不 要填入格式
若改选此项，只会 填入单元格格式
自动填满选项钮的作用，可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设 定。不过，我们尚未设定格式，所以不用变更设定，当你选取了其他单 元格，并进行编辑动作后，自动填满选项钮就会自动消失。学会单元格 的格式设定后，您就会感受到此钮的便利之处了。
• 建立等差数列 在下图的A2：A6单元格中，建立1、2、3、4、5的等差数列，操作如下：
在A2、A3单元格分别输入1、2，并选取A2：A3范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2）， 这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。
来源储存格
将指针移到填满控点上，按住鼠标左钮不放， 向下拉曳至A6单元格：
3-2-2 实例说明
底下我们以实例为你说明相对引用地址与绝对参照地址的使用方式。先选取D2单元格，在其中输 入公式‛=B2十C2‛并计算出结果，根据前面的说明，这是相对引用地址。以下我们要在D3单元格输 入绝对参照地址的公式=$B$3+$C$2。 选取D3单元格，然后在数据编辑列中输入‛=B3‛。
在A3输入‚甲‛
拉曳至A10
建立不同的自动填入数列，自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同。
（4） 建立等比数列 等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立，我们实际来操作看看。例如要在B3：Bl0 建立5、25 、1 25 …．的等比数列。 在B3单元格中输入5，按下圈图键，接着选取B3：Bl0的范围：
在此按一下， 选取整个B列
在此按一下， 选取整个第4 列
四、 选取整张工作表 若要选取整张工作表，按下左上角的‚全选按钮‛即可一次选取所有的 单元格。
按下‚全选 按钮‛可选 取整张工作 表
五、 快速输入出现过的资料
1、 利用‚自动完成‛输入相同的资料 在输入同一列的资料时，若内容有重复，就可以透过‚自动完成‛功能 快速输入。例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容，然后再B5单元格中 输入‚成‛字，此时‚成‛之后自动填入与B3单元格相同的文字，并以反 白额方式显示。
此为预设选项
若改选此项，建立的日期 数列会跳过星期六、日
选此项，A1：El 会 填入，2012/1/1 、 2012/2/1…2012/5/1
（3） 建立文字数列
Excel 还内建许多常用的自动填人数列，例如 ‛甲、乙、丙、丁…‛、‛一月、二 月、三月…‛等，方便我们使用填满控点快速完成输入。如右图操作，我们来练习在A3： Al0建立‛甲、乙…辛‛：
选取某个单元格或范围时，其周围会被粗 框线围住，右下角的小方块稻为填满控点

将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉至单元格B6，‛ 业务部‛2个字就会填满B2：B6范围了：
指标旁出现工具提示，显 示单元格将填入的资料
自动填满选项钮

在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现 了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满 的方式：
意思是Excel会将Al单元格的值十A2单元格的值，然后把结果显示在A3单元格中。
若将这个公式改用Excel表示，则变成要在A3单元格中输入：
3-1-2 输入公式
输入公式必须以等号‚=‛起首，例如= Al+A2，这样Excel才知道我们输入的是公式，而不是一般 的文字数据。现在我们就来练习建立公式，请开殷范例文件Ch03-01，我们已在其中输入了两个学 生的成绩：
自动更新计算结果了
3-2 相对参照位址与绝对参照位址
公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型。相对引用地址的表示法例如：Bl、 C4； 而绝对参照地址的表示法，则须在单元格地址前面加上‛$‛符号，例如：$B$l、$C$4。
3-2-1 相对与绝对参照的差异
假设你要前往某地，但不知道该怎么走，于是就向路人打听。结果得知你现在的位置往前走，碰到第 一个红绿灯后右转，再直走约100公尺就到了，这就是相对引用地址的概念。 另外有人干脆将实际地址告诉你，假设为‛中正路二段60号‛，这就是绝对参照地址的概念，由于地 址具有唯一性，所以不论你在什么地方，根据这个绝对参照地址，所找到的永远是同一个地点。 将这两者的特性套用在公式上，代表相对引用地址会随着公式的位置而改变，而绝对参照位址则不管 公式在什么地方，它永远指向同一个单元格。
若自动填入的资料正好是想输入的文字，按下Enter键就可以将资料存入单 元格中；若不是想要的内容，可以不予理会，继续完成输入文字的工作， ‚自动完成‛功能，只适用于文字资料。
此外，当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时，Excel在无从判定内容
的情况下，将暂时无法使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断 的内容，才会显示自动完成的文字内容：
数据编辑列会显示公式
单元格显示公式计算的结果
Tip:若想直接在单元格中查看公式，可按下 + 键在 键的上方，在公式和计算结果间做切换。 键
3-1-3 自动更新结果
公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。以上例来说，假设当公式建好以后，才发现‛ 王书桓‛的英文成绩打错了，应该是‛90‛分才对，当我们将单元格B2的值改成‛90‛，E2单元格中 的计算结果立即从220更新为225：
4、 自动建立等差、日期及等比数列
（1） 建立等差数列
首先要说明数列的类型，以便清楚知道哪些数列可由Excel的功能来自动建立。 Exccl可建立的数列类型有4种： 等差级数：数列中相邻两数字的差相等，例如：1、3、5、7… 等比级数：数列中相邻两数字的比值相等，例如：2、4、8、16… 日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7… 自动填入：自动填入数列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月…， 星期一、星期二、星期三…等都是。Excel已将这类型文字数据建立成数据库，让我 们使用自动填入数列时，就像使用一般数列一样。 以下就分别说明如何建立以上这4种数列。

单元格太窄，数 字会显示成#字
当右邻单元格有内容时， 当右邻单元格有内容时， 文字资料会被截断 文字资料会被截断
当右邻单元格是空白时， 当右邻单元格是空白时， 文字资料会跨越到右边 文字资料会跨越到右边
这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调 整宽度。
调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。