信息技术在计算机办公自动化中的应用

信息技术在计算机办公自动化中的应用

发表时间：2019-05-06T16:03:03.230Z 来源：《工程管理前沿》2019年第02期作者：孙秀玲

[导读] 本文对信息技术的应用进行具体的分析研究，希望可以为计算机办公自动化今后的发展进步提供一定的帮助。

北安市人力资源和社会保障局信息中心 164000

【摘要】随着时代的发展进步，我们已经全面进入了信息时代，信息技术已经成为各个领域发展的重要技术。将信息技术应用到办公中，可以有效提升办公的效率和质量，随着信息技术在办公领域的不断应用，已经形成比较成熟的计算机办公自动化环境。办公自动化经历三个发展阶段，才能形成今天我们见到的办公自动化技术。本文对信息技术的应用进行具体的分析研究，希望可以为计算机办公自动化今后的发展进步提供一定的帮助。

【关键词】信息技术；计算机；办公自动化；应用

随着互联网的不断发展进步，已经成为商务运行过程中不可或缺的部分。办公自动化是一种在信息技术基础上发展而来的办公模式，主要有以下三个发展阶段：第一，通过计算机软件进行日常办公，可以提升办公的个人效率。第二，开始对数据库等技术开始进行应用，可以进行部门数据的处理工作，实现了办公文件的自动化处理，进一步加深了办公室的自动化发展。第三，对具有一定技术标准的平台进行合理的应用，这种办公自动化水平范围有着质的飞跃，可以满足行业间的办公自动化。

1信息技术与办公自动化

信息技术是研究信息的获取、传输和处理的技术，由计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，有时也叫做“现代信息技术”。也就是说信息技术具有延长人的思维器官处理信息和增强决策能力的功能，它是利用计算机进行信息处理，利用现代电子通信技术从事信息采集、存储、加工、以及相关产品制造、技术开发、信息服务的新学科。

办公自动化是应用计算机技术、通信技术、网络技术以及系统科学和行为科学等多种技术，不断使人们的一部分公务管理活动物化于各种设备中，并由这些设备于办公人员构成服务于各种目标的人机信息处理系统。我国办公自动化经过80年代末至今近20年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。

2计算机办公自动化的几个特点

2.1办公的非专业化

随着时代的发展进步，商务办公环境也在不断变化，大部分的普通职员都可以进行文件的处理工作。这就对办公环境提出了一定的要求，需要满足普通用户的实际办公需求，例如数据计算或者文件传输等基本需求。在普通职员进行文件的检索工作时，可以快速得到检索的内容，然后进行文件的传输工作。这种检索的质量可能较低，但是却可以保证检索的数量。随着大数据时代的来临，网络数据庞大，通过办公自动化的合理设计，普通员工可以在巨量的信息中获得需要的信息，有效提升了办公的效率。

2.2更灵活的工作流

在自动化办公的环境下，我们可以进行电子文件的传输工作，较传统的纸质文件传输，具有更高的传输效率。除了传输效率的提升，还丰富了传输的内容，可以将各种类型的文件进行传输，例如视频、动画、图像、文字、语音、动图等等。在实际的商务办公过程中，必然需要进行文件的传递工作，这种传递和流动的过程就是工作流，任何商务工作都具备工作环节。可以说，通过办公自动化的合理应用，可以有效提升了工作流的效率和质量，使其灵活性大大增强，满足商务工作的实际要求。

2.3无限的无线办公场所

随着互联网应用范围的不断扩大，WiFi技术已经成为满足人们网络需求的重要技术。各种先进的通讯设备不断涌现，手机和电脑已经成为人们必须的办公设备。传统的办公模式，一般是在封闭的空间内进行操作。随着各种通信设备的不断应用，人们可以在各种场合进行办公，扩大了办公的范围。

2.4技术革新使围墙消失

随着各种先进技术的不断出现和应用，已经将办公室的概念模糊了很多。现阶段出现了很多不同的理论，有人甚至认为咖啡馆更加具有办公室产品的销售潜力。随着办公室的不断分散变化，办公室的设计向着更加舒适的方向发展。

2.5视频技术的大量应用

随着自动化办公的不断发展，我们对视频技术的应用范围和频率不断增加。例如通过视频会议的应用，可以加强办公中的沟通和交流，打破了空间和时间的距离。视频技术作为一种变现力比较大的技术类型，可以将实际的办公需求更加明显的表达出来。在出现紧急事件时，可以举行视频会议进行解决，更好的解决办公中存在的难题。

3信息技术在不同层次办公自动化技术中的应用

在办公自动化系统中，事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。

第一个层次为事务级OA系统。只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可做成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。

第二个层次为信息管理型OA系统。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。