企业档案保密与信息化发展的融合探索与实践

企业档案保密与信息化发展的融合探索与实践

作者：张晨

来源：《办公室业务（下半月）》 2018年第12期

【摘要】随着企业信息化建设的推进，档案管理工作的开展越来越受到各个企业的重视。

而这其中，档案存量的数字化，增量的电子化，作为企业涉密档案管理工作中的重点和难点内容，导致企业在对涉密档案进行管理的过程中出现更高的难度。本文主要对企业档案保密与档

案信息化发展的融合进行深入的探究，从而通过这种方式，为推动企业档案管理工作的持续开

展提供更多的帮助。

【关键词】档案保密；档案信息化；探索实践

企业档案信息化发展主要是指随着我国信息技术水平的持续提升，将信息技术运用到档案

管理工作之中的一种先进的档案管理方式。通过档案信息化管理企业的档案，有利于帮助企业

在发展的过程中实现企业档案信息电子化，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，进而促进档案信息逐步实现高度共享，对于企业档案管理工作质量的持续提升有着极大的

帮助。但是由于诸多因素的影响，致使企业在进行档案信息化管理工作时，不仅给相关工作的

开展带来了便捷快速的档案利用和服务，也保护了实体档案，但是在这过程中也面临着档案信

息失泄密风险加大的危机。因此随着我国信息技术水平的持续提升，如何保护国家秘密档案安全，保障企业在发展改革的竞争中商业秘密的安全，保护企业利益不受侵害这方面问题，越来

越受到了企业档案管理工作开展过程中的重视。

一、把握档案管理信息系统建设的保密要素功能

一般情况下，企业为了做好档案方面的管理工作，都会建立一个企业档案馆进行档案的接收、保管和提供利用，是企业在不断发展过程中的重点保密要害部门。而随着我国信息技术水

平的提升，为了确保企业档案管理工作质量的持续提升，各个企业在进行档案管理工作时，逐

渐将信息技术运用到了相应的工作之中，从而通过这种方式，实现库藏档案条目的电子化。但

是这一工作的开展，必须要确保企业档案信息具有一定的安全性和保密性，以此为基础进行相

关工作的开展，才能拥有更高的管理质量。只有这样，才能推动企业办公自动化的推进和档案

管理信息管理系统的不断优化和升级，进而实现档案管理信息系统由条目化存储向档案全息数

字化信息存储转变，并且能够实现仅由档案管理人员使用系统到对企业全体员工开放利用的转变。因此为了确保企业档案保密与档案信息化的融合发展，就需要在开展这方面的工作时将档

案信息保密安全作为信息系统开发的要素进行相关工作的开展，并且还要确保信息管理工作在

开展过程中的安全性，将相应的安全措施运用到管理工作之中。比如在这过程中，确保企业内

部网络与互联网物理隔离，对系统管理人员的权限通过分层、分类的方式设置，同时还要根据

企业员工的不同工作岗位做好不同的查询利用权限的配置工作。从而通过这种方式，促使企业

全息电子信息档案在管理过程中的安全性和真实性。

二、对库藏档案数字化过程中的信息进行严格管理

企业档案对于企业今后道路上的发展有着极大的影响，因此作为企业资产的重要组成部分，企业档案真实记录了企业的历史传承和企业的沿革，必须采取高效的措施对其进行严格的管理。而将传统库藏载体档案通过数字化的方式进行管理，有利于促进企业传统载体档案管理技术手

段的提升，也推动了企业在进行档案管理工作时逐渐朝着信息化的方向进行管理和发展。相关

企业在进行库藏档案数字化管理工作中，需要根据不同类型的档案进行不同方式的管理。而这

其中，在对具有长期保存价值的馆藏传统载体档案进行管理时，就可以根据数字化技术标准通

过扫描、加工和处理进行数字化转换，并且在档案信息管理系统的推动下促使馆藏传统载体档

案朝着数字化的方向发展，是对保障档案信息保密安全过程的一种有效保障。同时相关人员在

对企业档案进行管理设计时，还需要制订库藏档案数字化工作实施方案和工作规则，确保档案

数字化管理工作的开展朝着“统一策划，统一管控，统一标准，统一技术，统一平台”的原则

进行开展。同时由于档案管理工作的开展，无论是数字化档案，亦或是传统形式的，一般情况

下都需要由档案管理人员进行档案方面的管理。因此为了确保相关人员在对档案进行管理时保

证质量，就需要对数字化档案管理人员进行严格的审核，确保相关人员在对档案进行管理时拥

有足够的资质。并且还要分别签订队伍、人员保密协议，仔细核对库藏档案出入库数量，严把

工作场地、人员进出监控管理关。同时还要根据保密相关规定制定全息数字化、部分数字化、

不可数字化转换档案的标准。只有这样，才能确保企业在接受管理的过程中能够实现统一管理、高效利用和长久保存，对于企业档案信息化工作水平的提升有着极大的帮助。

三、结语

综上所述，随着我国信息技术水平的持续提升，企业档案管理人员在对企业档案进行管理时，为了确保企业档案在进行管理的过程中拥有更高的质量，就需要做好档案信息化方面的建

设工作。同时还要确保企业档案保密与档案信息化发展的融合发展。企业档案保密工作的开展

对于企业今后的发展质量有着极大的影响，因此在开展这方面的工作时，企业档案管理人员不

仅需要把握档案管理信息系统建设的保密要素功能，同时还要对库藏档案数字化过程中的信息

保密安全进行严格管理。而在进行管理的过程中，还需要对档案管理人员做好相应的管理工作。只有这样，才能确保企业档案保密和信息化建设工作的持续开展。