农村商业银行档案管理办法

农村商业银行档案管理办法
第一章总则
第一条为适应本行经营和管理发展的需要，加强档案合规内控管理与防范风险，科学有效地管理和利用档案，确保本行档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《金融企业业务档案管理规定》（档发〔2015〕3号）、《企业档案工作规范》、《档案检查工作办法》（档发〔2020〕5号）的有关规定，结合本行实际，制定本办法。

第二条银行档案是本行各级机构在各项工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类和载体材料的总称,是本行各项工作活动的真实记录和原始凭证,是法律诉讼、工作查考、决策研究、审计检查、合规内控、权益保障等的重要参考和依据，是本行重要的法律权益凭证、信息资源、知识资源、历史记忆与无形资产。

第三条各级机构应把档案工作列入机构整体工作和发展计划，列入各项业务工作流程，列入各业务部门人员岗位职责，与业务同研究、同部署、同检查、同考核；并在档案人员配备、库房建设等方面给予保证，保障档案工作依法合规开展。

第四条本行档案工作实行档案产生部门与档案管理部门分工负责制。

档案产生部门负责所辖业务办理中产生文件材料的收
集、移交归档工作，对应归档材料的真实性、完整性、可用性与合规性负责；档案管理部门负责各类办结文件材料移交归档后的接收、整理、保管与提供利用工作，对归档后档案材料的规范整理、安全保管和有效利用负责。

第五条本行档案实行信息化管理，实现档案资源电子化、档案管理自动化、档案利用网络化、档案服务知识化，为各项业务与管理决策提供证据、责任、信息与知识的高效档案服务。

第六条本行档案工作以档案安全为底线，按照“谁主管，谁负责”的原则，各级机构分管档案工作负责人是第一责任人，对档案安全负总责。

档案安全管理遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则，建立健全档案安全综合防控体系。

第七条各级机构实施档案外包管理时，应严格遵循本行外包安全管理制度，严格档案外包安全监控与检查，确保档案外包安全；严禁将涉及国家秘密和本行高级商密档案实施外包管理。

第八条本办法属于“管理办法”，适用于本行集团境内外各级机构。

第二章档案分类
第九条为实现全部档案的有序管理，本行建立统一的档案分类体系，实现档案类别科学合理的划分，便于档案的管理、检索和利用。

第十条按照档案保存形式的不同，本行档案分为实体档案与电子档案。

（一）实体档案是指在各项工作活动中形成的，以实体形态载体保存的档案，主要包括纸质档案、实物档案与介质档案实体。

其中，实物档案是指以各种不同材质的实物为载体的档案，包括荣誉奖品、宣传纪念品、业务样本、业务工具等实物物件；介质档案主要包括磁带、光盘等介质档案实体。

（二）电子档案是指在各项工作活动中形成的，能被计算机系统识别、处理并可在网络上传输，以电子形态存储的档案。

第十一条按照档案所反映的业务性质和内容的不同，本行档案分为文书档案、业务档案、会计档案、审计档案、科技档案、基建档案、人事档案。

（一）文书档案是指在各项管理活动中形成的管理类档案，包括正式文书与各种非正式文书管理类档案；
（二）业务档案是指在各项金融业务活动中形成的业务类档案，包括信用业务与非信用业务类档案；
（三）会计档案是指在会计核算活动中形成的档案，包括财务会计与业务会计类档案；
（四）审计档案是指在各项审计活动中形成的审计类档案；
（五）科技档案是指在各项信息科技活动中形成的科技类档案；
（六）基建档案是指在建造、购置基建项目活动中形成的基础建设类档案；
（七）人事档案是指记录各级员工个人主要经历、政治品德
及工作表现的专门档案。

第十二条特殊门类档案----声像档案，是指以声像为主要记录方式的照片、音频、视频档案。

文书档案中的声像档案单独分类管理，其他门类档案中的声像档案纳入相应门类档案统一管理。

第三章档案部门、人员及其职责
第十三条本行实行各门类档案（人事档案除外，由人力资源管理部门自行管理，下同）的集中统一管理，电子档案由总行集中统一管理，实体档案统一移交总行、一级分行，实行两级集中管理，维护本行档案的完整与安全。

因距离太远等特殊困难，分行所辖二级分行档案，经一级分行档案管理部门验收档案保管条件（人员、库房、制度等）合格，并报备总行档案管理部门审核无异议后，可作为一级分行的档案分库房，安排专人自行保管实体档案。

第十四条档案管理部门
（一）总、分行（子公司）办公室为总、分行（子公司）档案管理部门，作为总、分行（子公司）各门类档案的集中统一管理中心与利用中心。

（二）总、分行（子公司）档案管理部门的主要职责：
1.总行档案管理部门（办公室）的主要职责：
（1）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，对全行档案工作实行统一领导，统筹规划，组织协调；
（2）建立健全全行档案工作制度体系，制定全行档案工作发展规划、基本规章制度和标准规范，并组织实施；
（3）牵头实施全行档案的集中统一管理，对全行集团档案工作进行宣传、培训、指导、监督和检查；
（4）牵头实施全行档案信息化管理，负责全行电子档案的集中统一管理，推进实体档案的电子化管理；
（5）负责全行档案资源整合与开发利用工作，为各项业务与管理决策提供证据、责任、信息与知识的高效服务；
（6）负责总行各门类实体档案的集中统一管理，指导、督促总行各部门、各门类档案材料的收集归档工作；负责总行各门类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用与电子化工作。

2.分行（子公司）档案管理部门（办公室）的主要职责：
（1）贯彻执行档案工作法律法规和各项规章制度，牵头组织、协调分行（子公司）档案管理工作；
（2）负责分行（子公司）档案工作的宣传、培训、指导、监督和检查；
（3）负责分行（子公司）各门类实体档案的集中统一管理，指导、督促各机构（部门）、各门类档案材料的收集归档工作；负责分行（子公司）各门类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用与电子化工作。

第十五条各门类档案职能部门
各门类档案职能部门分工为：文书档案、中间业务档案由办
公室负责，会计档案由会计部门负责，信用类业务档案由风险管理部门负责，审计档案由审计部门负责，科技档案由信息科技部门负责，基建档案由基建管理部门负责。

主要职责是：（一）牵头制定门类档案管理规章制度和标准规范，并组织实施；
（二）协助档案管理部门对门类档案管理的指导、监督和检查。

第十六条实体档案库房建设主办部门负责落实档案库房工程建设质量安全，信息科技部门负责电子档案数据存储及传输安全。

第十七条档案管理员
（一）档案管理部门应配备正式在编人员作为机构档案管理员，并保持档案管理员的相对稳定；
（二）档案管理员应具有良好的政治素质与品行，具备相应的档案专业知识和技能，并定期接受业务培训；
（三）档案管理员应纳入国家秘密或本行商业秘密涉密人员管理（视机构保存档案密级情况确定），保守涉密档案信息，不得擅自泄露国家秘密和本行商业秘密档案信息。

第四章档案收集
第十八条文件材料1归档
（一）文件材料归档实行档案产生部门负责制。

档案产生部1档案归档前统称为文件材料，包括纸质、电子、实物等各种载体形式。

门根据归档范围，按照归档要求收集齐全，统一移交档案管理部门集中管理。

任何机构、部门和个人不得将应归档的文件材料拒绝归档、据为己有或者擅自销毁。

（二）归档范围
1.各项工作活动中形成的具有保存价值的不同形式、不同载体的文件材料应列入归档范围。

2.各门类档案管理制度应依据国家法律法规、业务监管部门和档案行政部门的规章和规范性文件要求，结合业务工作流程，制订各门类文件材料的具体归档范围。

当业务范围或工作流程发生变化时，应及时修订完善，动态调整。

（三）归档时间
各门类档案管理制度应按照符合门类文件材料形成特点，既方便档案产生部门利用，又便利档案管理部门接收与管理的原则，确定文件材料的具体归档时间。

（四）归档要求
1.归档文件材料应确保真实性、可靠性、完整性与长期可用性，纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致。

2.归档文件材料应为原件，一般一式一份。

归档文件材料无原件等不符合归档要求的，档案产生部门应说明情况及原因，并经部门负责人签字或盖章确认。

3.既属于文书档案归档范围，又属于业务档案归档范围的文
件材料，公文类（发文、呈批阅件等）文件材料原件一般归入文书档案，非公文类（业务合同、业务审批等）文件材料原件一般归入业务档案。

4.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的译出标题后归档。

5.归档范围内的实体文件材料移交归档，档案产生部门应在档案系统上传归档文件电子目录（格式见附件1，有实体文件材料影像件的一并上传归档），履行线上移交手续；档案管理部门清点核对实体文件及其电子目录无误后，线上确认归档履行接收手续。

国家秘密、高级商密档案履行线下移交归档与接收手续。

第十九条档案产生部门应通过业务流程、业务系统、业务考核等方法保证归档文件材料质量；档案管理部门应加强对档案产生部门文件材料归档的指导与监督。

第二十条本行所属机构合并和撤销时，被合并机构的档案应由合并后机构接收保管；撤销机构的档案移交上级机构代管。

第二十一条档案管理部门应根据各项工作需要，主动收集散失在个人手中或部门内有保存价值的文件材料。

本行各级员工和档案管理人员调动工作时，应办理完毕文件材料移交归档和档案移交手续。

第五章档案管理
第二十二条实体档案整理
为确保本行实体档案管理的有序化、条理化，各门类档案均应按相应门类档案管理制度进行规范整理。

（一）档案整理原则：充分尊重与利用原有整理结果、保持档案文件间的有机联系、便于保管和利用。

（二）档案整理方式：根据不同门类档案的形成与利用特点，实体档案整理包括按件整理和立卷整理两种方式：
1.按件整理：在实现档案信息计算机检索的基础上，以件为单位进行整理的方式。

文书类档案实行按件整理。

2.按卷整理：将互有联系的若干文件组合成案卷的整理方式。

项目类档案实行立卷整理，以维护项目档案的有机联系、成套性和完整性。

（三）档案整理内容
1.分类：实体档案主要按年度、机构（部门）、保管期限等分类；分类应保持相对稳定性和可扩充性，分类层次不宜过多，一般为三级。

2.编号：
（1）根据实体档案分类方案设定类别符号，可采用阿拉伯数字、拼音字母或其中两种混合方法设定。

（2）根据实体档案分类方案制定实体档号编制方案。

实体档号具有唯一性，采用全宗号——分类号——案卷号（件号）结构。

（3）纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互
见号是反映同一内容其他载体的档案保管单位的档号。

3.编目：按要求完成档案分类、排列后，应编制档案目录。

4.装盒：将档案目录、档案、备考表依次装盒，填写档案盒封面和脊背。

档案盒应采用无酸纸制作。

5.排架：按照档案分类顺序依次排列上架。

6.国家秘密（绝密、机密、秘密）与本行高级商密档案实行单独整理，单独分类编号，配备涉密计算机单独编目。

（四）全宗卷：是档案管理部门在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

档案管理部门应对本级机构档案建立全宗卷。

全宗卷的主要内容有：档案收集工作中形成的接收、移交目录、记录、说明；档案整理过程中形成的分类、档号编制方案、说明；档案鉴定工作中形成的档案鉴定小组名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册；档案保管工作中形成的安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况；档案统计工作中形成的反映档案收进、移出情况、档案利用情况、库藏档案基本情况等管理台账；档案利用工作中形成的全宗指南、利用权限说明、档案利用典型实例等；档案信息化工作中形成的软件说明、操作手册、数字档案室和档案数字化情况说明等。

第二十三条档案鉴定
（一）本行各门类档案均应制定档案保管期限表，明确档案
的最低保管期限，保管期限不得短于相关法律法规明确规定的保管期限。

本行档案保管期限统一划分为永久和定期，定期档案保管期限分为30年和10年。

对国家和社会具有重要保存价值的档案应当延长保管期限。

（二）各机构应成立由档案管理部门牵头,档案产生部门、审计部门、纪检监察部门、法律合规部门等相关部门人员组成的档案鉴定小组，负责到期档案保管期限的再鉴定工作，并形成档案鉴定意见书。

（三）经鉴定,仍需继续保存的档案,应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案,应当销毁。

对未结清债权债务或有其他未了事项的档案不得销毁。

第二十四条档案销毁
档案保管期满经鉴定确无保存价值的档案应登记造册，经机构主要负责人批准后进行销毁。

档案销毁必须实行两人以上监销，监销人均应在档案销毁清册上签字，销毁清册永久保存。

第二十五条档案保管
（一）各级机构应采取有效措施对档案进行安全保管，遵循“预防为主、防治结合”的原则，确保本行档案的完整与安全。

（二）保管各门类档案要有专用库房和柜架。

在新、扩建办公用房时，要按档案库房要求把档案库房建设列入基建计划。

档案库房应与办公室、阅档室分开，并留有一定年限的余量。

档案柜架一般采用档案密集架，不得采用木质柜、玻璃门柜。

（三）档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。

档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不得设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不得穿越库房；档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。

（四）档案库房应配备防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫等必要设施：安装防盗防火门，库房门与地面的缝隙应小于5mm，配备火灾自动报警设备和适合档案库房使用的灭火设备；安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施；安装门禁识别、红外报警、视频监控、恒温恒湿（温度控制在14～24℃，湿度控制在45%～60%）设备，有条件的配备通风换气、空气净化设备，库房照明应使用无紫外线光源。

档案库房、整理用房、阅览用房、档案数字化用房均应安装视频监控设备，监控录像应至少保存1年。

（五）档案库房内不得堆放与档案无关的物品，严禁将易燃、易爆及其他物品与档案一同存放。

（六）档案库房应由机构档案管理员专人负责，建立档案库房安全保管制度，主要包括出入库登记、定期检查、排架索引等制度，至少每年一次清理核对库藏档案,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明；并对库房设备运转情况、档案保管状况进行全面检查，对破损和变质的档案应及时进行修补与复制，
以确保档案的完整与安全。

如发生人为因素或不可抗拒因素造成的档案损失事故，应第一时间采取补救和抢救措施。

第二十六条档案登记与统计
（一）档案管理部门应建立健全档案登记制度，包括档案状况登记与档案工作状况登记。

档案状况登记主要有案卷目录、卷内文件目录等，档案工作状况登记主要包括档案清点检查登记、人员进出库房登记、档案利用登记等。

（二）档案管理部门应认真做好档案统计工作，准确填写和上报档案基本情况，主要包括：档案库藏情况统计、档案利用情况统计、档案人员情况统计、档案销毁情况统计等。

（三）分行（子公司）每年一季度前，应向总行上报上年档案统计工作年报。

第六章档案开发利用
第二十七条档案开发利用工作基本原则，是在确保档案信息安全基础上，及时、准确、全面、有效地为全行各项工作提供优质档案利用服务。

档案开发利用，不得违反国家及本行有关保密、信息安全、知识产权、个人信息保护的相关规定。

第二十八条各门类档案应建立健全非公开档案，特别是涉密档案的利用审批制度，严格掌握利用范围和履行利用审批手续，严禁擅自提供利用，严禁擅自携带、运输或邮寄出境。

第二十九条本行保存的各门类档案主要供本行内部利用，外单位利用时，应严格档案利用审批流程，经有权人批准后方可
提供利用。

第三十条本行档案利用以电子档案利用为主，实体档案利用为辅，提高档案利用效率。

第三十一条实体档案原件一般不借出，以保证实体档案安全。

如因法律诉讼等确需借出实体档案原件的，应严格履行实体档案借出审批手续，且档案借出时间不得超过5天。

档案借出人应对档案借出期间的档案安全负责，并做到用后第一时间归还。

第三十二条本行档案管理部门应以用户为中心，主动创新档案服务，利用科技赋能，整合开发全行档案资源，挖掘档案知识价值，为管理决策提供知识服务。

第三十三条因利用档案解决重大问题，并产生较大经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

第七章档案信息化管理
第三十四条本行档案实行信息化管理，档案信息化建设应纳入本行信息化建设整体规划。

第三十五条本行档案信息化管理应以电子档案资源建设为核心，统一电子档案标准规范，依托电子档案系统，保障电子档案的真实性、准确性、完整性与可用性，实现档案资源电子化、档案管理系统自动化、档案服务集成知识化。

第三十六条本行电子档案资源建设应推进实体档案的影像电子化，电子档案的管理规范化。

各办公、业务电子信息系统应具备符合电子档案管理要求的电子文件归档接口功能，确保电子
文件及时、自动归档。

第三十七条本行应按国家电子档案管理规范要求，建立健全电子档案管理标准规范体系，积极推进电子档案信息系统建设，与办公、业务系统等相互衔接，保证电子档案系统安全。

（一）档案系统网络层安全管理
严格按本行网络安全规定执行，对档案系统做好网络访问控制，仅开放必要网络端口，并纳入本行入侵检测系统等网络安全防护系统的监控和防护范围，及时发现和拦截对系统的网络入侵攻击行为。

（二）档案系统主机层安全管理
1.档案系统应部署在本行机房，按要求安装本行防病毒软件，及时更新病毒库,并按要求更新系统安全补丁；定期对系统开展漏洞扫描；
2.档案系统数据库服务器，文件服务器，应用服务器等应根据系统的安全等级，进行相应的安全配置。

（三）档案应用层安全管理
1.应使用一种或多种身份认证技术，加强用户身份认证，控制用户操作权限；
2.应建立档案权限控制体系，设置审计员、档案管理员与安全管理员，实现“三权分立”，相互监督、相互制约；
3.应建立电子档案的防扩散体系；
4.应建立电子档案“四性”检测方案与执行策略；
5.实行系统审计，确保档案系统操作的合法合规性。

（四）档案数据层安全管理
1.强化数据库审计，确保档案系统数据库的安全；
2.监测加强档案数据存储过程的真实性、完整性保护；
3.采用加密或其他措施实现系统数据存储、传输保密；
4.建立档案数据库和系统主要设备的容灾方案，确保档案信息接收、存储及利用安全；
5.国家秘密档案严禁归档至非涉密网档案系统。

第三十八条本行电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，具有与纸质档案同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第八章档案突发事件应急管理
第三十九条档案突发事件，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全，需要采取应急处置措施应对的事件。

第四十条各级档案管理部门应建立档案突发事件的日常监测工作，建立突发事件预警机制，及时收集有关预警信息。

在监测过程中发现潜在隐患以及可能发生突发事件，应及时启动有关预案，采取果断措施进行处置，防止危害和事故的发生。

第四十一条档案突发事件处置遵循“统一指挥、组织落实、明确责任、依法处置”的原则，沉着冷静、控制事态、认真负责、妥善处置，做到政治敏锐、态度明确、措施慎重、方法得当、行为迅速。

第四十二条档案突发事件组织落实
档案突发事件发生后，应立即成立由事发机构主要负责人任组长，分管相关事项的机构负责人任副组长，相关处置部门主要负责人参加的档案突发事件处置指挥小组。

负责研究应急对策，组织开展档案突发事件处置工作。

档案管理部门负责牵头有关机构、部门迅速启动应急预案，开展处置工作；各级机构在接到上级机构应急指令时，应按照上级机构统一安排落实处置工作。

第四十三条档案突发事件处置措施
（一）及时报警，第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门等。

在可能的情况下，采取行动消除事故。

（二）转移和妥善安置受威胁档案。

迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施；将档案转移到临时指定的安置场所，实施紧急避险。

（三）对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案。

（四）对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。

特别是对受水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化；做好水淹档案的补救、晒晾、修复工作。

第四十四条档案突发事件的报告。