浙江省机关数字档案室建设规范(试行)

浙江省档案局文件

浙档发〔2009〕55号

关于印发《浙江省机关数字档案室

建设规范（试行）》的通知

各市、县（市、区）档案局（馆），省直各单位：为加强我省机关数字档案室的规范化建设，我们起草了《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》，现印发给你们，请结合实际遵照执行。

浙江省档案局

2009年9月28日

浙江省机关数字档案室建设规范（试行）

第一章总则

第一条为加强和规范全省机关数字档案室建设，加快机关档案信息化进程，推动我省档案事业可持续发展，根据国家和省档案信息化的有关规定并结合我省实际，特制定本办法。

第二条本办法所称数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。

机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。

第三条各机关应高度重视档案信息化建设，把档案信息化建设纳入机关信息化建设总体规划，积极为推进数字档案室建设创造条件。

第二章基础设施建设

第四条基础设施建设包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。

各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分

估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。

第五条硬件设施建设

（一）服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，具有高可靠性、高性能、高吞吐能力、大内存容量等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。

（二）终端机。用户用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为个人计算机。

（三）扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪。对于工程、产品设计单位，一般应配备大型扫描仪；需要批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描仪，以保护档案原件。

（四）光盘、磁带等备份设备。用于纸质、数码照片、多媒体档案数字化的备份。

（五）UPS（不间断）电源。用于终端机和服务器等数字设备的断电保护，使数字设备在断电之后仍能正常运行，提升系统运行的稳定性、可靠性。

（六）打印机。用于各类档案目录和图文的输出。

第六条软件系统建设

（一）操作系统。选择运行稳定、安全可靠、与硬件选

型相匹配的主流操作系统。

（二）扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理软件进行后期处理。

（三）档案管理应用平台。根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、扩展性好、安全可靠、后期维护有保障的档案管理应用平台。档案软件系统应同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管理和利用等基本功能。

第七条网络系统建设

（一）档案数据网络。应配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施，建设档案数据网络进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。

（二）数据交换。档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授权，专人负责，保证数据的安全。各单位应积极搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台，从而实现应用数据交换的快捷、方便、安全，并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性。

第三章档案数字化建设

第八条机关档案室应建立面向全部室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库和归档

电子文件数据库，集中存储并管理数字档案数据信息。

（一）根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》和《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。

（二）根据《电子文件归档与管理规范》

（GB/T18894-2002）和国家、省制发的电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型、数据型、程序型等归档电子文件数据。归档电子文件数据应与其目录数据进行有效挂接。

（三）归档电子文件的数据格式建议为：文字型电子文件推荐采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG或AVI 格式；CAD文件建议采用DXF、DWF格式。其他类型的电子文件推荐采用相关标准或通用格式。

第九条机关档案室应有计划地采用成熟的数字化技术，对室藏各类传统载体档案进行数字化加工。

（一）纸质档案按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《浙江省省直单位纸质档案数字化化实

施细则》等有关规定进行数字化加工。

（二）照片、录音、录像、实物等档案的数字化技术规范由省档案局另行规定。

第十条档案数字化加工的范围和顺序按室藏档案的

重要程度、利用频率等情况确定，并分步进行。

有条件的地区可由国家综合档案馆对列入进馆范围的

各机关档案进行统一数字化加工，并复制一套数字化成果给原单位使用。

第十一条机关可根据需要建立职务任免、职称评定、各类荣誉、新闻媒体报道、论文著作、编研成果等常用专题索引数据库和本行业实用的专题数据库。

第四章数据管理和利用

第十二条各机关应加强数字档案室建设的安全管理，指定专人负责档案数据的安全工作。

（一）数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。

（二）数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改。

（三）数据备份。电子档案及目录数据至少应制作三套脱机备份，一套封存，一套异地保存，一套提供利用，并定期进行更新备份。有条件的机关，建议采用双机热备份加磁