行政工作统筹管理PPT34页

杜拉拉的成长之路
人力资源总监
人事行政经理 (总)行政专员
(分)行政主管 (分)行政助理
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
行政管理工作的关键点
• 制度/文书档案管理 • 公关/接待管理 • 会议/活动管理 • 设备/设施管理 • 行政费用管理 • 意外预防
制度/文书档案管理
• 部门/岗位职责 • 费用管理、报销流程、权限规定 • 着装规定、名牌/名片规定、行为/礼仪规范 • 吸烟（室）、茶水间管理 • 公章、印章、证照管理 • 电话管理 • 邮件、网络管理 • 车辆管理 • 接待管理 • 设备、设施、固定资产管理 • 物业、场地、保洁管理 • 采购管理 • 消防、安全、保卫 • 突发事件应急预案
制度建设
什么是文书管理？
监督企业收发、归档文件的管理；
文书管理的原则？
及时准确、精简实效、安全保密；
收文范围
文书管理
收文管理
凡是公司收进的一切以文字作为表达工 具的关于商务的材料，收拾收文。
1.收文范围 2.收文程序 3.相关工作
• 宣传手段 • 礼仪周全 • 费用合理 • 人员得当 • 总结反馈
设备/设施管理
• 办公室管理 • 物业关系管理 • 绿化、保洁 • 办公设备 • 车辆 • 固定资产 • 安保、消防设施
行政费用管理
• 合理原则：行政经费管理要合理安排资金、及时供应、保 证部门需要。
• 节约原则：减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。 • 监督原则：对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监
安全 保密 主管
人事 行政 主管
办公 事务 主管
后勤 总务 主管
前台 接待 主管
公关 事务 主管
车辆 主管
安
行办
秘后宿食保绿接
公
司
全
政公
勤管堂洁化待
关
专
专文
专专管人人专
专
员
员员
书员员理员员员
员
机
专
员
✓行政管理制度 ✓秘书管理 ✓办公室 ✓办公设备 ✓电话 ✓采购 ✓车辆管理 ✓卫生 ✓安全 ✓保险 ✓办公室搬迁 ✓员工宿舍 ✓固定资产
行政工作全景图
✓邮局 ✓电话局 ✓选址 ✓搬家 ✓维修商 ✓装饰店 ✓装修扩建 ✓建筑商 ✓装修队 ✓消防局 ✓公安局 ✓饭店 ✓餐饮 ✓旅游公司 ✓印刷公司
行政费用 管理
制度/文书 档案管理
辅助高管
会议/活动 管理
设备/设施 管理
公关接待 管理
• 其他……
人事管理
政策性
时间性
内容繁杂
行政管理的特点
督。
意外预防
• 建议应急处理机制 • 与110、119建立必要的紧急联系渠道 • 公司紧急疏散图、紧急疏散口管理 • 员工的日常教育 • 地震/自然灾害演习训练 • 刑事犯罪演习训练 • 火灾演习训练（火警预警系统、灭火器材置放、
定期检查、工厂钢梁的防火涂层检查……）
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
沟通的五大原则 沟通的基础
真诚
信任
理解
自制
宽容
以“服务”理念解决冲突问题－理解
• 投诉是天经地义的！ • 分析投诉的目的 • 不当面理论 • 倾听——询问缘由、表示理解 • 换位思考 • 来者是对事，不是对你的——道歉（不是认错，而是在乎） • 视为帮助——感谢 • 事后检讨——寻求改进 • 反馈（解释）——感谢
综合性
联系广泛
被动性与 突发性
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
行政人员的角色定位与发展
•能力素质要求 •角色定位 •发展通道
行政人员素质要求
• 专业技能 • 企业全景 • 各种常识 • 服务意识 • 洞察能力 • 人际沟通 • 协调能力 • 指挥能力 • 忍耐能力 • 了断能力
行政工作统筹管理
——如何当好 企业的管家
导言：Yes or No
• 行政管理就是吃力不讨好的没完没了的杂事 • 行政管理很难做出亮点，但却很容易挨批 • 谁都可以对行政团队颐指气使，我们就是个受气
包 • 行政工作可要可不要，并不是最重要的职能部门
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
公关接待管理
自律原则
敬人原则
礼？
仪？
礼貌 礼节 礼数
仪式 仪表 仪貌
适度原则
真诚原则
会议/活动管理
准备充分
精简高效
服务周到
厉行节约
组织严密
大型会议/活动准备流程
日程安排
内容准备
发言人核实
费用请示
核实出席人
起草文稿
场地落实
场地谈判
安排接送
宾馆住宿
礼品准备
资料准备
记录整理
会Fra Baidu bibliotek记录
请柬制作
名单清单
一般会议管理
目录
行政管理工作的价值及介绍 行政人员的角色定位与发展 行政管理工作的关键点 行政团队的管理
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
行政管理工作的价值和介绍
• 行政的定义：一定的社会组织在 其活动过程中所进行的各种组织、 控制、协调、监督等活动的总称。
• 多、快、好、省！
行政总监 行政经理
选材与评价标准
丰富知识 沟通协调 解决能力
行政人员
• 行政人员所具备的能力 办事能力 沟通能力 学习能力
• 行政人员的素质要求 个人条件 个性要求 人品要求
行政管理工作的角色定位
• 突发事件处理—救火队 • 后勤部长—企业管家 • 无名英雄—幕僚 • 全方位沟通、协调—润滑剂 • “门难进，脸难看，事难办”的官府衙门?—服务 • 有人情味—婆妈
行政团队的内部管理
• 时间管理 • 沟通 • 激励 • 团队启示 • 创新管理
行政团队的时间管理
• 第一招：时间预算表（每日工作计划） • 第二招：优先级（第二象限工作法） • 第三招：没定期限就不叫工作（SMART） • 第四招：工作检查表（规范习惯） • 第五招：善用小工具（工作日志、备忘录、提示、定时器、各种记录） • 第六招：花钱买时间（外包、授权） • 第七招：第一次就把事情做对（舍弃完美主义） • 第八招：立即行动，拒绝拖延
1、了解会议的目的 3、确定会议的形式 5、决定会议的时间 7、决定会议的地点 9、确定出席人数 11、是否准备会议名签 13、是否安排与会者住宿 15、确定视听教材 17、准备会场周边位置图 19、确定自己人的相关资料
会议准备工作核对单 2、是否一定要开会 4、安排会议的议程 6、确定会议的主持人 8、研究会场如何布置 10、安排出席者座位 12、是否安排交通工具 14、是否发出了会议通知 16、确定辅助教材 18、是否要求与会者准备资料 20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知