浅谈人事档案管理

浅谈人事档案管理

人事档案是人资部门按照国家组织人事档案管理制度记载工作人员个人经历、业务能力、工作业绩等内容的文字资料，是历史、全面了解工作人员的重要信息源。人事档案的更新、提取、查阅、传递及时和方便与否关系到工作人员的切实利益。档案工作如何与时俱进，更好地为人力资源工作服务，值得人力资源部门思考和研究。

1 人事档案管理工作的重要性

1．1 人事档案的重要性决定了人事档案管理工作的重要性

人事档案管理工作是做好人力资源管理工作的基础和前提，是人力资源管理工作的重要组成部分。胡锦涛总书记指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”所以加强人事档案规范化管理，充分发挥人事档案在实际工作中的作用，是人力资源管理的一项重要任务。人事档案管理工作做得好不好，是衡量一个单位、一个部门、一个人力资源管理工作水平的标志之一。

1.2 加强人事档案工作，是深化人事制度改革的现实要求

人事档案管理工作的一个基本任务，就是收集有价值的材料和信息，不断完善档案内容。既能充分反映人事档案制度改革成果，也有利于形成正确的人事经历记录，加强工作人员的有效监督，促进各项改革措施的贯彻落实。

2 人事档案管理存在的问题

随着我国社会主义市场经济的逐步建立和发展，原有的人事档案管理的弊病日渐暴露，严重影响了人事档案的管理和使用。当前的人事档案管理主要存在以下几个方面的为难题。

2.1 对人事档案管理工作重视不够

人事档案管理工作是一项政策性强和原则性强、默默无闻，需要档案管理人员无私奉献，长期做幕后英雄的工作。随着社会主义市场经济的发展，一些人就认为人事档案“没什么用了”。在实际工作中，个别领导认为人事档案管理工作就是简单的收集材料、保存档案，只要人事档案不遗失，能应付检查就行了，对人事档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。

2.2 人档分离成普遍现象

近几年，国家人事制度的改革，人才作为一种重要资源也走向了广阔的市场，国家出台了一系列优惠政策鼓励人才的流动，强调任人唯贤和公平竞争，人才已有单位、企业所有变为社会所有，成为了“社会人”。人员在各类型单位、企业间的流动日益活跃，使得人尽其才、能上能下、能进能出。但是日益频繁的人才流动也引发了一些问题，流动人员的档案管理问题就是其中之一。很多高学历人才为了实现自己的梦想，为了寻求良好的工作环境，或尚未落实工作单位，或选择到非户口所在地工作。由于频繁岗位、职位的流转，加上人事档案转档、异地调档手续繁琐等方面的原因，最终放弃了人事档案，造成弃档、揣档人员越来越多，而且有愈演愈烈

发展之势。

2.3 人事档案存在多头管理，难以形成统一规范的管理

从现行的人事档案管理体制来看，人事档案分别由组织、人事、劳动部门和企事业单位管理，难以形成统一规范的管理。尤其是私营、集体企业自主管理，国家缺少与之相配套的人事档案管理监督机制，使一些私营、集体企业放松人事档案管理，甚至有些单位将人事档案看作是单位财产，把扣押人事档案作为人才正常流动的手段。

2.4 人事档案内容不健全

人事档案中的的材料一般由本人填写，由于单位组织对有些材料缺乏严格的审查，致使个别人事档案内容不准确，如有的人事档案材料中姓名用字“不固定”，有的人事档案材料内容前后“不一致”，给人力资源管理工作增加了难度。

3 对人事档案管理的建议

3.1 要解放思想，与时俱进

随着经济的发展，社会的进步，人事档案的作用也发生着变化，不能象以前一样，把人事档案当作阶级斗争的工具，目前的主要矛盾是人民日益增长的物质文化生活需要与落后的生产力之间的矛盾，因此，在现时期，人事档案对用人单位起参考作用，但是应该转变观念，人非圣贤，孰能无过？在处分类档案中，有的人受过刑事处分，但是改造好后，在今后的工作中也能发挥他的作用，所以用人单位不能排斥这些人，给这些人一些改过自新的机会。

3.2 加强个人对人事档案作用的认识

目前人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都“绕”不开档案这一关。尤其对于求职心切的大学毕业生来说，计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都离不开档案；特别是在行政机关和企事业单位，对人事档案是相当看重的。虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史资料将不复存在。

3.3 各级政府人事部门要高度重视流动人员人事档案管理工作

要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改；问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。

3.4 加强电子文件归档管理，提高档案管理水平

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存

价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

3.5 稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型

档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。

4 总结

科学规范的管理人事档案是当前档案管理中的主要手段，是提高人事档案管理的主要手段和措施。在人事档案管理的过程中，坚持以实际状况为主，与时俱进才能够在当前社会发展的过程中发挥其应有的作用，提高社会发展的相应手段和措施。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，是做好人事档案管理的关键，更是为经济发展和社会进步提供发展动力的主要措施。