会议沟通的优缺点

2020/9/27
启示？
讨论 2
• 你在什么场合下要采取群体决策 的方式，如果不采取群体决策的 方式，而由自己做个人决策是否 可行？
• 根据你自己的工作体会，请谈谈 群体沟通的优缺点。
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群体沟通的优点和缺点
Nicky Stanton:
• 优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策
我提保密的问题。
4． 感 受 ：
我感到轻松且精力集中。
我感到紧张难以放松。
得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题
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2. 与会者的角色
• 决定是否需要出席会议 • 准备 • 准时与会 • 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 • 给出信息时，力求精确切题 • 倾听 • 支持他人 • 确保公平参与 • 反对要有根据 • 以能提高团队绩效的方式行事
表 7.3 会议参与自我评估问题单
准备
1．目的：
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我清楚我开会要实现什么。
我不知道为什
2．文书工作：
么要举行会议。
我在会前已看了议程和附件。
我开会时才看。
3．与会者
我与其他与会者交流了对主
我在会上了解
要议程看法。
他们的看法。
4．事先告知：
我已告诉主席我支持议程上
我在开会时告
某个议题。
诉主席。
participants will be.
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五、会议的组织准备工作
1. 确定会议主题和目标 2. 制订会议活动计划 3. 制订会议议程 4. 发放会议举办通知 5. 会场布置安排
◆ 会场的选定 ◆ 会场内设备的准备 ◆ 会场的布置
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六、会议议程
“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须 做的事”，一般也就把会议议程定义为“ 在会议上要考虑的事务” □ 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 □ 会议目的 □ 会议议题的顺序
如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种 不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你 又如何就研讨的问题作总结?
会议主席的职责
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• 会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。
• 会议引导
◆ 对与会者的错误采取宽容态度。
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表 7.2 主 席 自 我 评 估 问 题 单
准备
1． 目 的
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我知道这次会议要实现的目的。
我不知为什么举行会议。
2． 会 议 议 程 ：
我至少在会前两天发出会议议程。
我在会上发放会议议程。
3． 与 会 者 ：
我选定或影响对与会者的选择。
表7.3 会议参与自我评估问题单
得分为30或30以下，您的参与状态良好 得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题
我感到轻松且精力集中。 5．感受 我提出解决问题的新方法。 4．创造性和革新： 问题。 我提清楚的问题。我问公开 3．提问 我不打断会议。 2．打断 我讲话清楚简洁、相关联。 1．发育
overall objectives? • What attitude should you adopt in the meeting?
How should you approach it? 2. Prepare the structure of the meeting: • What should be the content? • What forms of process should you use? • How best to use time? • How can you set the agenda most effectively?
如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的 局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会 议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结 ?
会议主席角色
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情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二 十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议 进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的 与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应 该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修 养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那 样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教 师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中 ，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但 与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车 ”。
四、明确与会者角色职责
[自我检测]
根据你所了解的群体沟通性质，你认 为作为会议主席有哪些责任?在会议中 ，你若作为与会者，又有哪些责任?你 怎样能够受益于会议和其他小组成员 的讨论?
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1. 会议主席角色
情形一：
某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总 经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市 场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从 “以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主” 。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通 过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、 副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市 场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开 花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取 得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。
• 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做
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格罗夫： 会议是管理工作得以贯
彻实施的中介手段
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第二节 组织和参加会议
• 会议沟通模式 • 明确会议目的 • 确定与会者构成 • 明确与会者角色职责 • 会议的组织准备工作 • 会议议程 • 会议记录
五、会议的组织准备工作
CHECKLIST: Preparation
3. How wide are the outcomes acceptable to you? • If narrow, you want to keep the discussion closed; • If wide, you can open up the discussion. 4. How committed to the decisions do you want the
进程
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以放松。 我感到厌烦紧张，难 我只关心自己的事。
问保密的问题。 我问无关的问题。我
我经常打断。 谓评论。 我随意漫谈进行无
五、会议的组织准备工作
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CHECKLIST: Preparation
1. Make action plans: • What are your sub-objectives? • Do they move you forward to achieving your
participants to feel? • If high commitment is needed, involve the
participants in the decision-making process; • The more control you exert, the less committed the
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。
会议主席的职责
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• 促进讨论
讨论，提问
• 处理不同意见
·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨
我让与会者的各部门代表决定。
4． 会 议 地 点 和 布 置 ：
我检查会议室及其布置情况。
开会时我才去看看。
主持会议
1． 总 结 ：
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讨论中我概括总结相关要点。
我让他们自己做出总结。
2． 打 断
我不打断会议进程。
我经常打断会议进程。
3． 提 问 ：
我提清楚的问题。
我问无关的问题。
我问公开的问题。
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Type of meeting
• Negotiating • Informing • Solving problems • Making decisions • Collecting and exchanging
ideas
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一、会议沟通模式
谁发言? 历时多久? 他(她)对谁讲话? 与谁交谈? 其后会有谁发言? 有几人?
Part 7 Running Meetings
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第七章 会议沟通
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• 群体沟通的优缺点
• 组织和参加会议
会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录
第一节 群体沟通的优缺点
讨论1
某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺 重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非 常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计 划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略： • 策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们 解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么 做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的 期限； • 策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存 在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最 后派出代表来制定新的标准和流程；
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图7.1 会议交际沟通模式实例
二、明确会议目的
Purposes and Objectives
1. Do you need a meeting? Is there some better/cheaper way of achieving your objectives?
2. What is the purpose of the meeting? • Giving instructions? • Bargaining over issues? • Giving advice/counseling? • Making decisions? • Solving problems using other’s knowledge and skills? 3. What are your overall objectives? • What do you want to achieve? • What are the best/worst results? • Do you have a fallback position/contingency plans?
二、明确会议目的
◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定
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三、确定与会者构成
表7.1 参考会议规模
会议目的
参考与会人数
决策制定和关键问题解决
5
问题识别或头脑风暴
10
研讨会和培训班
15
信息研讨会
30
正式报告会
不限
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• 同质性和相异性的平衡 • 竞争性和合作性的平衡 • 任务导向和过程导向的平衡
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表7.4 会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议
日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况
议程
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第一节 群体沟通的优缺点
• 策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参 与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参 与，如同一个团队一样。
结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简 单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对 管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人 离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水 平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚 度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就 达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％ 。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。
论，以便把会议引向深入；
·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入 下一项。
• 作出决定
常用的介绍方法：
◆ 自我介绍 ◆ 主席介绍
◆ 互相介绍 ◆ 名片介绍
会议中可应用的技巧：
◆ 造成“我群感”； ◆ 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的 研究，并对不同的目的加以分组和归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在 会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； ◆ 利用与会者的经验、专长；