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正文结构层次序号使用有明确规定，依次为 “一、”“（一）”“1.”“（1）”。但在实际使 用过程中，有的将第二层序号写成“（一）、”有 的将第三层序号数字写成“1、”，有的将第四层序 号写成“（1）、”“1）”“①”等，同一公文内 结构层序号使用不一致也是较突出的问题。
1
不应使用附件说明 而使用了
业卫生“三同时”工作的通知》的通知》的通知》，应为《×××公司转发国家 安全监管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知》 文种连用。《关于印发<石油石化矿区和谐稳定工作指导意见>的通知》，应改 为《集团公司矿区服务工作部关于石油石化矿区和谐稳定工作指导意见》。 《关于对×××公司召开第四届职工代表大会请示的批复》应改为《×××工会关 于×××公司召开第四届职工代表大会的批复》
• 用4号仿宋体字。编排在末条分隔线之上，印 发机关左空一字，印发日期右空一字。印发 日期用阿拉伯数字，年份标全称，月、日不 编虚位，后加“印发”二字。在版记下面不 赘加“拟稿×，打字×，校对×，印数×份” 等非公文格式要素。另须说明，页码位于版 心外，独立要素，不属于版记部分
印发 02
版记常见错误
• 抄送给个人 • 仍使用抄报 • 标点符号不规范 • 抄送格式不规范
1
2
3
公文标准执行不到位
《党政机关公文处理工作条例》， 是 2012 年 发 布 的 ， 与 原 办 法 有 很大变化，部分单位和公文承办 人员在思想上未引起足够的重视， 按老方法干事、凭经验办理，导 致出现错误，使得与新条例规定 的格式不相符。
标题转行或排列错误。 错用主送机关。“决议”“决定”“意见”这类公文不用标明主送机关。
• 正文常见 错误
首页无正文
公文首页必须显示正文。联合行文时发文机关多、 标题太长、主送机关过多，首页无正文内容，就要 精简发文机关；调整标题内容，缩减标题字数；对 主送单位用规范化简称，或在抄送中列出。
正文结构层序号使用不规范
• 主体
标题。结构应尽量完整，做到“三要素”齐全，
不随意省略发文机关名称，更不能没有文种。 标题回行时要词意完整，不将一个词拆开分作两 行。上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不 使用矩形和上下长中间短的沙漏形。
附件说明。在正文下空一行左空两个字编排
“附件” 二字，不应不空行或只标“附”字。 附件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。附件名称 不用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。在 批转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批 转、 转发、印发的公文和报送件不应作为附件 处理，文中不宜标注附件说明。
NO.1 NO.2 NO.3 NO.4 NO.5
公文的特点
权威性和政策性 针对性和指导性 规范性和约束性 程序性和严密性 对应性和定向性
NO.1 NO.2 NO.3 NO.4 NO.5
公文的作用
指导工作，传达意图（通知） 联系工作，交流情况（函）
请示工作，答复问题（请示、批复） 总结工作，推广经验（通知、决定）
• 主体
附注。附注用于标注公文印发传达范围等需要
说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文 日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日 期的右下方。请示在附注处注明联系人姓名和电 话。
附件。附件应当另起一面编排，最好在版记之
前，不宜在版记之后。“附件”二字及附件顺序 号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行， 附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和 附件标题应当与附件说明表述一致。不应将被批 转、转发、印发的公文以及报送件误作附件，而 在另面编排时首页错误地标注“附件”二字。
2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布 了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1 日起正式实施。
公文写作要求起草者懂得工作中许多微妙的关节，在具体起草中要有较好的文 字语言工夫。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。 公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合 明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不 同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和 描绘性词语和口语，不用方言土语。
• 版头
份号、密级和保密期限、紧急程度。位数和字号， “一般用6位3号阿
拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。党政机关公文的密级和保密期 限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。
发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也
可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文机关后面加括号标明文种组成 的版式已取消，不再使用。
经理部关于协调工作中存在问题的报告》 将“复函”当作文种。《关于XXX的复函》应改为《×××公司关于xxxx的函》
将“说明”当作文种。《关于XXX合同签订有关问题的说明》应改为《×××公 司关XXX合同签订有关问题说明的通知》
“通报”错用成“报告”。《×××公司关于危险废物规范化管理专项检查情况 的报告》，用“通报”文种更合适
缺少发文机关。《关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函》 应 改为《宁都县协调办关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函》
缺少发文机关和事由。较为常见的是以“通知”“通告”等作为标题 缺少文种。《×××团委关于2014年团建重点工作安排》《×××工会关于2014
年工作要点》都缺少文种 将“汇报”当作文种。《关于协调工作中存在问题的汇报》应改为《C3标项目
“函”错用成“请示”。《关于取消×××公司XXXX的请示》应改为《×××公 司关于取消XXX的函》
“请示”错用成“报告”。但请示是事前行文，报告大多是事后行文。《关于 申请XXX专项费用的报告》，应用“请示”文种。
用“批复”答复“报告”。 文种累赘。《转发《关于转发《国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职
标题滥用标点符号。公文标题中的标点符号应遵循简单少用的原则，一般只用 书名号、引号和括号
”申请”与“请示”合用。《×××公司关于申请办理经营资质的请示》，“申 请”与“请示”词义重复，标题应为《×××公司关于办理经营资质的请示》
“同意”与“批复”同用。《关于同意×××公司增补工会委员会委员的批复》， “同意”与“批复”词义重复，标题应为《×××工会关于×××公司增补工会委 员会委员的批复》。
知或者执行的事项，批转、转发公文.
题、请求批准和答复审批事项.
13. 纪要。适用于记载会议主要情况和决定事项.
版面要求
• 公文用纸天头（上白边）为37 mm± 1 mm， 公文用纸 订口 （ 左 白 边） 为 28mm± 1mm
• 版心尺寸为156 mm× 225 mm（不含 页码），每页22行，每行28个字，行 间距用固定值28.8磅，为方便印制， 每页行数可视情增加或减少1至2行。 增减行数时适当调整行间距，保持版 心高度不变。
单位的询问.
5. 通告。适用于在一定范围内公布适当遵守或者周知的事项. 10. 请示。适用于向上级单位请求指示、批准.
6. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法.
11. 批复。适用于答复下级单位请示事项.
7. 通知。适于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周 12. 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问
• 抄送机关和
印发机关、 成文日期
01 抄送
• 主题词要素已经取消，抄送机关成了版记第一 个要素。抄送机关用4号仿宋体字，不宜再沿 用3号字。
• “抄送”二字左空一个字，后加全角冒号和抄 送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最 后一个抄送机关名称后标句号。
• 抄送机关之上应当加粗横线。在抄送后不赘加 早已明文取消的“抄报”“抄发”。
业务知识培训不到位
《党政机关公文格式》和 《党政机关公文处理工作条 例》实施后，很多单位没有 组织文秘人员进行学习和培 训，在实际工作中导致公文 格式与标准不符的现象。
不按规范发文
有些错误是明知故犯、按 领导要求办，尤其是企业 给政府部门的行文中比较 明显，这就要求办公室人 员坚持原则，对不规范行 文要及时改正，任何时候 都要按公文的规范行文。
印发、批转、转发的文件，公文 的主要内容在附件，主件只起发 布、按语、转发的作用，无需作 附件说明。
2
标点符号 使用不当
误用“附件：1、”或“附件1：” 等。公文附件数量的阿拉伯数字 后面一般用实圆点来表示，如 “附件：1. ”。
3
正文附的标题和后面 附件标题不一致
附注是公文需要补充说明的事项
上报公文要在附注中标注 联系人和联系电话，以便于上级 机关在办理该公文时联系沟通。
正文。结构层次序数应执行“依次用
‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”的 规定，不宜无端跳级使用。字体应执行“第一层 用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用 仿宋体字标注”的规定， 不宜随意乱用。
发文机关署名、成文日期。不宜再沿用单一
行政机关行文不署名的做法。成文日期中的数字 用阿拉伯数字（年、月、日标全，年份标全称， 月、日不编虚位），不宜再沿用行政机关用汉字 标注的做法。加盖印章的公文，成文日期一般右 空四个字编排。
公文处理培训PPT
2020/7/31
• 公文格 式编排
规则图 表
公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递 交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。
2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处 理工作条例》（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起施行。1996年5月3 日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000 年8 月24 日国 务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
发文字号。发文字号中的括号应使用六角括号“〔〕”，而不宜错用成圆
括号“（）”、方括号“[ ]”或黑方头括号“【】”。上行文的发文字号应 居左空一字标注，不宜和下行文混淆。
签发人。上行文（包括请示、报告和上行意见）应标注签发人。“签发人”
三个字用3号方正仿宋体，签发人姓名用3号方正楷体。有多个签发人时一般 每行排两个姓名，不宜单列竖排。签发人姓名右空一个字。
2. 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位 8. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告
和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项.
知重要情况.
3. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项.
9. 报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级
4. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.
记载工作，积累史料 (各文种）
• 公文要素
版头（6个要素） 份号
密级和保密期限 紧急程度
发文机关标志 发文字号
主体（9个要素） 标题
主送机关 正文
附件说明 发文机关署名
成文日期 印章 附注 附件
版源自文库（2个要素） 抄送机关
印发机关和印发日期
版心外（1个要素） 页码
1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项.
1
不应使用附件说明 而使用了
业卫生“三同时”工作的通知》的通知》的通知》，应为《×××公司转发国家 安全监管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知》 文种连用。《关于印发<石油石化矿区和谐稳定工作指导意见>的通知》，应改 为《集团公司矿区服务工作部关于石油石化矿区和谐稳定工作指导意见》。 《关于对×××公司召开第四届职工代表大会请示的批复》应改为《×××工会关 于×××公司召开第四届职工代表大会的批复》
• 用4号仿宋体字。编排在末条分隔线之上，印 发机关左空一字，印发日期右空一字。印发 日期用阿拉伯数字，年份标全称，月、日不 编虚位，后加“印发”二字。在版记下面不 赘加“拟稿×，打字×，校对×，印数×份” 等非公文格式要素。另须说明，页码位于版 心外，独立要素，不属于版记部分
印发 02
版记常见错误
• 抄送给个人 • 仍使用抄报 • 标点符号不规范 • 抄送格式不规范
1
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3
公文标准执行不到位
《党政机关公文处理工作条例》， 是 2012 年 发 布 的 ， 与 原 办 法 有 很大变化，部分单位和公文承办 人员在思想上未引起足够的重视， 按老方法干事、凭经验办理，导 致出现错误，使得与新条例规定 的格式不相符。
标题转行或排列错误。 错用主送机关。“决议”“决定”“意见”这类公文不用标明主送机关。
• 正文常见 错误
首页无正文
公文首页必须显示正文。联合行文时发文机关多、 标题太长、主送机关过多，首页无正文内容，就要 精简发文机关；调整标题内容，缩减标题字数；对 主送单位用规范化简称，或在抄送中列出。
正文结构层序号使用不规范
• 主体
标题。结构应尽量完整，做到“三要素”齐全，
不随意省略发文机关名称，更不能没有文种。 标题回行时要词意完整，不将一个词拆开分作两 行。上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不 使用矩形和上下长中间短的沙漏形。
附件说明。在正文下空一行左空两个字编排
“附件” 二字，不应不空行或只标“附”字。 附件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。附件名称 不用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。在 批转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批 转、 转发、印发的公文和报送件不应作为附件 处理，文中不宜标注附件说明。
NO.1 NO.2 NO.3 NO.4 NO.5
公文的特点
权威性和政策性 针对性和指导性 规范性和约束性 程序性和严密性 对应性和定向性
NO.1 NO.2 NO.3 NO.4 NO.5
公文的作用
指导工作，传达意图（通知） 联系工作，交流情况（函）
请示工作，答复问题（请示、批复） 总结工作，推广经验（通知、决定）
• 主体
附注。附注用于标注公文印发传达范围等需要
说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文 日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日 期的右下方。请示在附注处注明联系人姓名和电 话。
附件。附件应当另起一面编排，最好在版记之
前，不宜在版记之后。“附件”二字及附件顺序 号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行， 附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和 附件标题应当与附件说明表述一致。不应将被批 转、转发、印发的公文以及报送件误作附件，而 在另面编排时首页错误地标注“附件”二字。
2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布 了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1 日起正式实施。
公文写作要求起草者懂得工作中许多微妙的关节，在具体起草中要有较好的文 字语言工夫。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。 公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合 明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不 同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和 描绘性词语和口语，不用方言土语。
• 版头
份号、密级和保密期限、紧急程度。位数和字号， “一般用6位3号阿
拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。党政机关公文的密级和保密期 限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。
发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也
可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文机关后面加括号标明文种组成 的版式已取消，不再使用。
经理部关于协调工作中存在问题的报告》 将“复函”当作文种。《关于XXX的复函》应改为《×××公司关于xxxx的函》
将“说明”当作文种。《关于XXX合同签订有关问题的说明》应改为《×××公 司关XXX合同签订有关问题说明的通知》
“通报”错用成“报告”。《×××公司关于危险废物规范化管理专项检查情况 的报告》，用“通报”文种更合适
缺少发文机关。《关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函》 应 改为《宁都县协调办关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函》
缺少发文机关和事由。较为常见的是以“通知”“通告”等作为标题 缺少文种。《×××团委关于2014年团建重点工作安排》《×××工会关于2014
年工作要点》都缺少文种 将“汇报”当作文种。《关于协调工作中存在问题的汇报》应改为《C3标项目
“函”错用成“请示”。《关于取消×××公司XXXX的请示》应改为《×××公 司关于取消XXX的函》
“请示”错用成“报告”。但请示是事前行文，报告大多是事后行文。《关于 申请XXX专项费用的报告》，应用“请示”文种。
用“批复”答复“报告”。 文种累赘。《转发《关于转发《国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职
标题滥用标点符号。公文标题中的标点符号应遵循简单少用的原则，一般只用 书名号、引号和括号
”申请”与“请示”合用。《×××公司关于申请办理经营资质的请示》，“申 请”与“请示”词义重复，标题应为《×××公司关于办理经营资质的请示》
“同意”与“批复”同用。《关于同意×××公司增补工会委员会委员的批复》， “同意”与“批复”词义重复，标题应为《×××工会关于×××公司增补工会委 员会委员的批复》。
知或者执行的事项，批转、转发公文.
题、请求批准和答复审批事项.
13. 纪要。适用于记载会议主要情况和决定事项.
版面要求
• 公文用纸天头（上白边）为37 mm± 1 mm， 公文用纸 订口 （ 左 白 边） 为 28mm± 1mm
• 版心尺寸为156 mm× 225 mm（不含 页码），每页22行，每行28个字，行 间距用固定值28.8磅，为方便印制， 每页行数可视情增加或减少1至2行。 增减行数时适当调整行间距，保持版 心高度不变。
单位的询问.
5. 通告。适用于在一定范围内公布适当遵守或者周知的事项. 10. 请示。适用于向上级单位请求指示、批准.
6. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法.
11. 批复。适用于答复下级单位请示事项.
7. 通知。适于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周 12. 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问
• 抄送机关和
印发机关、 成文日期
01 抄送
• 主题词要素已经取消，抄送机关成了版记第一 个要素。抄送机关用4号仿宋体字，不宜再沿 用3号字。
• “抄送”二字左空一个字，后加全角冒号和抄 送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最 后一个抄送机关名称后标句号。
• 抄送机关之上应当加粗横线。在抄送后不赘加 早已明文取消的“抄报”“抄发”。
业务知识培训不到位
《党政机关公文格式》和 《党政机关公文处理工作条 例》实施后，很多单位没有 组织文秘人员进行学习和培 训，在实际工作中导致公文 格式与标准不符的现象。
不按规范发文
有些错误是明知故犯、按 领导要求办，尤其是企业 给政府部门的行文中比较 明显，这就要求办公室人 员坚持原则，对不规范行 文要及时改正，任何时候 都要按公文的规范行文。
印发、批转、转发的文件，公文 的主要内容在附件，主件只起发 布、按语、转发的作用，无需作 附件说明。
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标点符号 使用不当
误用“附件：1、”或“附件1：” 等。公文附件数量的阿拉伯数字 后面一般用实圆点来表示，如 “附件：1. ”。
3
正文附的标题和后面 附件标题不一致
附注是公文需要补充说明的事项
上报公文要在附注中标注 联系人和联系电话，以便于上级 机关在办理该公文时联系沟通。
正文。结构层次序数应执行“依次用
‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”的 规定，不宜无端跳级使用。字体应执行“第一层 用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用 仿宋体字标注”的规定， 不宜随意乱用。
发文机关署名、成文日期。不宜再沿用单一
行政机关行文不署名的做法。成文日期中的数字 用阿拉伯数字（年、月、日标全，年份标全称， 月、日不编虚位），不宜再沿用行政机关用汉字 标注的做法。加盖印章的公文，成文日期一般右 空四个字编排。
公文处理培训PPT
2020/7/31
• 公文格 式编排
规则图 表
公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递 交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。
2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处 理工作条例》（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起施行。1996年5月3 日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000 年8 月24 日国 务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
发文字号。发文字号中的括号应使用六角括号“〔〕”，而不宜错用成圆
括号“（）”、方括号“[ ]”或黑方头括号“【】”。上行文的发文字号应 居左空一字标注，不宜和下行文混淆。
签发人。上行文（包括请示、报告和上行意见）应标注签发人。“签发人”
三个字用3号方正仿宋体，签发人姓名用3号方正楷体。有多个签发人时一般 每行排两个姓名，不宜单列竖排。签发人姓名右空一个字。
2. 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位 8. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告
和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项.
知重要情况.
3. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项.
9. 报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级
4. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.
记载工作，积累史料 (各文种）
• 公文要素
版头（6个要素） 份号
密级和保密期限 紧急程度
发文机关标志 发文字号
主体（9个要素） 标题
主送机关 正文
附件说明 发文机关署名
成文日期 印章 附注 附件
版源自文库（2个要素） 抄送机关
印发机关和印发日期
版心外（1个要素） 页码
1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项.