档案管理理念实现档案管理信息化

档案管理理念实现档案管理信息化

发表时间：2018-01-02T21:31:15.313Z 来源：《基层建设》2017年第29期作者：夏衣旦.吾苏曼

[导读] 摘要：随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。

昌吉公里管理局玛纳斯分局新疆昌吉 831100

摘要：随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。创新档案管理理念，改革档案管理制度，提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于社会和经济发展，成为当前档案领域十分重视的一个研究课题。本文对档案管理以及其信息化进行了分析。

关键词：档案管理；信息化；创新理念

引言

档案是全部活动的真实记录，在必要的时候会起到印鉴的作用，也可以为借鉴者提供直观的观摩资料，因此做好档案管理工作十分重要。然而随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，传统档案由于保存、保养、管理难度较大，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。创新档案管理理念，改革档案管理制度，提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于社会和经济发展，成为当前档案领域十分重要的一个研究课题。

1 档案管理中存在的问题

1.1 档案管理杂乱无序

就当前情况来看，我国许多单位的档案管理工作，没有明确专人负责，管理制度不健全不完善，缺少科学合理的档案管理工作流程与标准，档案管理工作时常处于边缘化状态。加上档案管理人员变动频繁，单位档案意识淡漠，造成档案管理工作不规范。

1.2 档案管理人员素质不高

档案工作是一项长期、复杂而艰巨的工作，具有一定连续性，工作必须要相对稳定。管理人员必须具备一定的档案管理的专业性和技术性知识。但具体实际中单位领导不够重视档案管理工作，随意安排人员从事档案管理，人员更换频繁，经常管理工作半途而废，许多环节衔接不好造成档案管理脱节。工作人员习惯了陈旧的操作办法，固步自封不思创新，不利于档案信息化建设工作的发展。再加上工作人员的职业能力参差不齐，一定程度上影响了员工之间、部门之间的协调沟通和配合，对档案信息化建设带来了挑战。

1.3 档案管理方式创新不够

当前单位的档案信息管理工作越来越繁重，随着互联网技术的发展，档案管理方法日渐丰富。但是，大部分单位没有针对自身发展需要，对档案管理机制进行创新，仍然采取传统的方法开展档案管理工作。一些相对重要的档案信息没有及时分类整理，档案的分类装订与归档执行也不到位，档案管理工作信息化应用不够，许多档案资源得不到有效整理与应用。还有的单位对档案的管理维持在基本的保管、整理以及收集的状态下，档案资源的开发利用价值不大。管理方式比较单一，档案管理一直处于被动储存保管，很难发挥其真正的作用。

1.4 档案信息化建设有待加强

建立一套流程清晰、操作规范的档案管理制度是确保档案工作顺利开展的基础。但实际工作中档案管理信息系统建设不完善，比如档案管理系统中，档案管理基础设施相对落后，有的单位的档案管理室环境差，设备不全，硬件和软件设施都更新不及时不到位，缺乏现代电子设备，一些光盘档案或者电子档案得不到有效处理，致使档案管理工作的效率不高。

2 实现档案管理信息化的重要性

2.1 提高档案管理效率

档案管理信息化运用先进的计算机技术和网络技术，对档案进行管理，将档案信息与原始档案资料分离开来，由传统的案卷式管理升级为电子文件管理，可以使文件资料的收集、储存、分类、统计和调阅更为方便和快捷，不仅大大减轻了档案管理人员的工作量，而且可以更好的实现资源共享，提高档案的利用效率。传统的档案管理系统，资料查找缓慢，资源、成本消耗大，信息资源不能很好的实现共享。信息技术的应用对档案资源进行了有效整合，加快了查找速度，能够达到资源共享，使档案管理更加便捷高效。

2.2 办公效率提高

传统的档案管理过多依赖人工操作，资料收集的完整性很难保证，在分类和统计方面很难做到准确无误。借助计算机软件进行档案管理，文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅十分快捷，档案管理效率大大提高。

2.3 保存稳定性提升

电子文件载体材料的最大优点就是保存时间长。纸张的耐久性取决于高温、高湿、酸、酶、氧化剂等外界环境，时间耐久性无法保证。信息化电子文件不仅存取、读取方便快捷，易于传递、储存时间长，受外部环境的影响很小，稳定性很强。另外通过计算机网络技术管理文件，可以直接通过网络传递，保证了文件传递的安全性和及时性。

3 实施档案信息化的措施

3.1 加强档案信息化管理

随着信息化技术的迅猛发展，要把信息化技术融入到档案工作管理中，以有效提高管理质量和管理的工作效率。单位要加强信息设备投入，采购必备的硬件与软件，应用网络与计算机开展档案管理，利用计算机与扫描仪做好文字与图片档案信息存档工作，做到信息的准确传递和合理应用。同时，要利用信息化加强对档案的开发利用，提供一个随时调取查阅档案信息资源的平台，有效提升档案管理工作的服务水平。

3.2 增强档案管理意识

档案信息化建设中，培养员工的档案意识是开展档案工作的关键，要加大员工档案管理方面的培训，增强档案意识和管理意识，转变思想观念，在工作中严格把关，准确真实记录档案材料，细致认真鉴别档案资料，认真地装订、编号、分类和收集，严格执行登记、调阅等制度，做好档案的转递工作。

3.3 健全管理机制

档案管理的根本目的是为了档案的有效利用，必须要健全档案管理机制，首先要清晰、准确和完整的采集信息，进行科学化和标准化

的归类。制定标准管理体系，保证每一个环节的规范，推动档案的科学化、信息化、规范化管理。

3.4 提高档案人员的依法治档意识

在档案管理信息化建设过程中，要大力宣传档案法律法规，从广度、深度、力度等方面加大对依法治档工作的重视，做到思想上有意识，行动上有作为，措施上有落实。要在全体档案工作者中树立牢固的法制观念，增强档案法律意识，提高档案法律素质，形成一种自觉学法、懂法、守法、依法办事的风气，并以档案法知识竞赛、档案知识讲座等多种形式掀起学习档案法律法规的高潮，使档案的法制观念深入人心。

3.5 合理配置档案资源

进行档案管理的目的是通过记录、保存日常的工作安排，提高单位档案资源的利用率。加强档案管理的信息化建设，要应用性能优良和先进的配套设备和硬件设备，引进信息管理软件，将办公自动化系统和档案信息化建设有机融合，多层次、多角度、全方位地对档案信息进行搜集，丰富档案储藏，增加信息的储存量，实行一体化管理。同时要加强信息安全建设，运用网管技术比如设置密码设置和访问权限，采取指纹认证、数字签名等保密技术加强保密工作，保证档案的安全性。

4 结语

信息化时代加强档案信息化建设是档案管理工作顺利开展的基础，要在增强工作人员的档案意识、培养专业的档案管理人员队伍的基础上，加强档案信息化基础设施建设，对档案管理进行变革，以便捷、高效、优质为原则，加强档案的分类分级管理，简化繁杂的档案管理程序，满足档案信息的收集、分类、存储、查阅等功能，提高档案资源的利用效果。

参考文献：

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