采购的信息化管理

采购的信息化管理

摘要：信息化采购使企业不再采用传统办法采购它们的商品，

是全新的商业模式，它的优势是十分显著的，是现代采购发展的方向。本文将以采购管理为主要讨论点，并结合物联技术与采购管理

间能实际应用的事例，以探讨采购信息化的前景。

1引言

随着采购、物流及供应等方面的管理，在企业的日常管理中所

占的比例越来越大，采购与物流供应也越来越受到企业管理者的重视。因此，如何以方便快捷的方式并以较低成本进行高效采购供应

也成为企业所面临的继续解决重大问题。另一方面，物联网（”The internet of things”）应用也随着互联网的繁荣发展，而越来越

受到人们的重视。物联网是指通过各种信息传感设备，如传感器、

射频识别（RFID）技术、全球定位系统、红外感应器、激光扫描器、气体感应器等各种装置与技术，实时采集任何需要监控、连接、互

动的物体或过程，采集其声、光、热、电、力学、化学、生物、位

置等各种需要的信息，与互联网结合形成的一个巨大网络。其目的

是实现物与物、物与人，所有的物品与网络的连接，方便识别、管

理和控制。我认为，如何将物联网技术应用到企业的日常管理，特

别是采购和物流管理方面，将成为帮助企业优化生产方式的极好工具，并成为未来企业提高生产效率的强大动力。

2信息化的采购以深入人们生活

我们所熟知的电子商务，简单地说就是在网络上实现的交易。信息化采购是由采购方发起的一种采购行为，但是一种不见面

的网上交易，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之

间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务，事实上，这也只是信息化采购的一个组成部分。信息化采购比

一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它

不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个

环节进行治理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购信息化是企业运

营信息化不可或缺的重要组成部分。

3信息化采购优势明显

信息化采购使企业不再采用人工办法采购它们的商品，在这一

全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交

易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。

3.1缩短了采购周期

采购方企业通过信息化采购交易平台进行竞价采购，可以根据

采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采

购周期。自采购方企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，一般只

需要1～2周，较传统招标采购节省30%～60%的采购时间。

3.2节约了大量的采购成本

采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以使竞争

更完全、更充分，从而使采购方企业获得更为合理并且低廉的价格，从而大大节省了企业的采购开支。根据我们已经运作的竞价项目得

出的经验，采购商品的价格平均降幅为20%左右，最高时可达到40%多。这是令很多采购企业感到吃惊的。

3.3增加了有效供给商

采购方企业通过信息化采购交易平台的专业数据库的帮助，可

以跳出地域、行业的限制，找到更多、更合适的供给商；进一步丰

富了采购方企业的供给商资源和情报，更进一步了解相关物资和产

品的市场供求情况；并在此基础上，可以根据供给商的资信，整合

供给商资源。这些都使市场供求关系更加明了。

4信息共享方便管理

信息化采购的另外一个优势是信息共享。不同企业，包括

各个供给商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的具体

信息，还可以查询以往交易活动的记录，这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供给商，帮助卖方更清楚地把握市

场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求

双方之间的信息更加透明。

总而言之，利用网络技术，通过一个公共的交易信息平台，采购、竞标变得前所未有的快速、高效和公平。一般性的采购，小到

日常用品，大到机电设备，参与的采购者从政府、军队到企业，通

过一个交易平台，拉近了空间的距离，缩短了竞标谈判的时间，而

这样的效率在传统采购中是不可想象的。同时更节省了大量的人力

和采购所需的大量间接资金投入。也避免了在有人直接参与的采购

与竞标中难以完全杜绝的不公正性。企业可以把更多的精力放在产

品的技术含量及品质上。

5节约资金

目前，企业在生产规模和销售规模没有突破的情况下，采

购环节节省的资金可以完全计入企业的利润，尤其是在制造业领域，压缩采购成本绝对是现代制造企业在商海中增强竞争力、提高利润

率的必要手段。因此，采购已经从传统的后勤角色逐步地走到了前台，作为企业生产的重要环节，越来越多地参与到企业整体决策当中。据统计，一般制造企业每年用在采购（生产性采购、投资性采购）上的资金占可以占到全年销售额的80%左右。通过信息化采购，采购方平均节省采购资金约为20%，最多可以达到50%，可以想象，

大大降低采购成本可以为企业带来怎样的效益。

简要小结及应用概括和展望

信息化采购在国外已发展得相当成熟，而且被普遍认可。而信

息化采购在中国，还是一个不为广大企业所熟悉、认可的新生事物。

目前已经渐渐有一些企业，非凡是大的制造企业，已经开始尝试信

息化采购，并从中得到了利润和实惠。

国内企业受历史原因和环境影响，发展极不均衡，搞电子商务

的条件也视企业所处行业和内部情况有所差异。在国内推广信息化

采购概念的最大障碍是熟悉问题。信息化的推进是改变人们旧有办

公习惯和流程的一个过程，是个非常艰难并痛苦的过程。一个企业

在多年经营的过程中已经形成了一套完整、流畅的采购流程，忽然

之间给他们灌输一个新的概念，并要打破企业运转的惯性，员工也

要适应新的工作方式，这是非常难以推进的一项工作。这实际上是

一种治理观念的变革，通过这种变革，企业能进一步精化治理，减

低成本，提高效率，增强竞争力。

采购流程的信息化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方

式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程，这个过程中，摒弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素。在这方面

的工作，企业也可以依靠第三方平台，以最少的投入，能够尽快地

转变采购方式。

企业在实现信息化采购，削减采购成本方面取得成功，要害的

因素：一是企业高层治理层要达成共识，非凡是决策者的大力支持，只有这样才能排除各种内外的阻力，果断地执行实施。二是要采用

专业交易平台，依靠专业的技术力量来为企业搭建网络系统。所谓

专业交易平台，除了必须能够实现网上交易、竞价、谈判外，还要

对企业的采购和电子商务具备专业治理能力，并能切实协助客户通

过治理和技术评估来成功有效地实现线上采购。

网上的采购交易平台使交易信息更加透明，排除了人为因素和

偏见，确保供给商之间的公平竞争。因此，对于处于买方市场条件

的采购方来说，“凭关系办事”的独特现象，不仅不会成为信息化

采购实施的障碍，反而有可能在一定程度上促进信息化采购的发展。