新形势下电子档案管理存在问题及对策

新形势下电子档案管理存在的问题及对策【摘要】电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，是现代档案管理工作中不可回避的，也不能避免的现实。要不断研究电子档案管理中存在的管理和技术上的问题，不断加以解决，以实现安全的管理电子档案的目的，适应信息化时代发展的必然要求。本文具体分析了新形势下电子档案管理存在的问题，提出了新形势下加强电子档案管理的有效对策。

【关键词】新形势电子档案管理有效对策

中图分类号： g271 文献标识码： a 文章编号：

电子档案是指利用计算机技术形成的, 以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物, 也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段, 在档案信息存储、输出、处理等方面, 具有纸质档案无法比拟的优越性, 日益为档案界瞩目。文件载体的这一变化, 给我们的生活和工作带来巨大的变化,同时由于电子文件不同于传统的记录形式, 将给档案工作带来新的生机和活力, 也在管理形式、管理方法等诸多方面给广大档案工作者提出严峻的挑战。

一、新形势下电子档案管理存在的问题

与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，还属于新兴事物。工作实际中，虽然其在储存空间占用、相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其的认识、利用中仍存在一些突出的问题。

1、对电子档案管理的重视程度不够，思维方式观念陈旧

对电子档案的重视不足，主要是由于长期以来部分领导干部对档案工作的认识存在误区造成的。在一些部门和单位，少数领导干部错误地认为档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不会对部门或单位的发展起到实质性的作用。所以，他们很少关心档案工作，对刚刚出现不久的电子档案管理自然存在重视程度不够的现象。与此同时，一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题。他们没有及时意识到，由于工作环境和工作对象的变化，电子档案管理和传统档案管理具有很大的区别，需要及时在思维观念上进行调整和适应。相反，由于受封闭、守旧的档案管理观念的影响，他们对档案管理电子化、网络化的重要性认识不足，产生了“抗拒”心理，使档案管理电子化、信息化建设受到一定的影响。

2、对电子档案管理的范围不够明确，档案管理存在漏洞

电子档案的特点是量大却没有物质化，它们必须依靠计算机系统才能够得到体现。在电子档案的管理工作中，虽然规定了重要的系统、数据、文档等应定期备份，但对究竟哪些系统、文件等必须以硬盘介质形式保管、如何形成介质档案、以什么介质保存等问题并没有明确的规定。另外，在电子档案的管理中，还存在电子档案保存不连续、不完整等问题，且在电子档案管理中还存在一定的漏洞。当前，电子档案的存储主要使用的是u盘、光盘、移动硬盘等介质，并没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿，电子档案随意放置的现象较为普遍，而且计算机数据档案尚缺乏防止拷贝的

技术措施，也未将其列入检查内容，从而在一定程度上影响了电子档案的管理，形成管理上的漏洞。

3、对电子档案管理的安全性估计过高，对其忽略了利用中的潜在问题

当前，大部分从事电子档案管理工作的人员对电子档案的安全性都不同程度地存在估计过高的问题。实际上，随着全球化、信息化和网络化时代的到来，电子档案在发送、接收、保管、归档时面临着病毒的入侵，同时也存在被窃听、泄密、篡改和伪造的可能性。可见，电子文件档案存储的信息并不是完全安全的。与此同时，电子档案在利用过程中也存在不少潜在的问题。电子档案的利用与纸质档案的利用相比，最显著的特点是迅速快捷，可以通过计算机平台或计算机网络平台很方便地实现读取信息。然而，由于电子档案易于被修改的特点，在电子档案利用的过程中可能会带来相关信息被改动或被覆盖，从而造成电子档案原稿的破坏。此外，电子档案易于被修改的特点，亦使档案保管部门在电子档案利用之后进行检验时，很难对电子档案的原始性与完整性进行认定。

二、新形势下加强电子档案管理的有效对策

1、转变思想观念

要贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，探索其规律，总结经验。

2、做好归档电子文件的技术处理工作

由于电子文件更改、复制非常容易，失去了原件和文件形式上

的依据性，要鉴定文件内容的真实性和原始性，必须依靠信息技术和制度的支持，例如通过计算机加密、签署、身份验证、防写措施、防火墙等技术来维护电子文件的真实性、安全性；通过制定电子文件各类参与人员的责任制度、载体及转换登记制度的管理制度来堵塞信息失真的隐患。此外，档案人员必须通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

3、解决电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以电子文件中原始信息的长期保存问题还有待档案工作者深入研究和探讨。目前，我们应采取严格的安全措施，应用安全的数据备份手段，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。一旦数据损坏、丢失，可以进行相应的数据修复，确保电子档案的完整。对电子文件依附的载体寿命不长的问题，应通过制定载体质量标准与环境保存标准，尽力使这类载体具有更长的保存期限。如计算机光盘，维护其安全稳定就要注意防止高温氧化、潮湿霉变、划痕的损伤等。还要用高效的网络安全防范软件，防止病毒入侵，防止遭受非法破坏和攻击。应用加密软件对重要信息进行保护，确保电子档案信息的传输、存储过程的安全性能。

4、完善归档制度，探索管理规范化的道路

近年来，我国档案部门针对电子文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的道路，制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，又颁布了《电子文件归档与管理范围》，从电子文件的定义、收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面做出详细的规定，为文档管理规范化奠定了基础。我们必须结合本单位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型出发，明确归档电子文件的管理机制，全面划定归档电子文件的范围，加强归档电子文件的保护，从归档电子文件的特点出发，自己开发或购入电子档案的管理系统软件，形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。

5、加强档案管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子档案管理的人员不仅要运用存储、传输、检索等技术对电子档案进行管理，更需要掌握档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，理解电子档案长期保存的必要性和严重性，实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档。因此，要适应信息技术和档案事业的发展，必须重视和加快电子档案管理人员的培养。档案人员本身也要采取积极措施抓好知识更新，提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。

总之，电子文件的广泛应用，成为当今信息时代势不可挡的潮流。实现电子档案资源的科学管理，已成为我国“档案信息高速公