质量管理体系论文质量管理论文

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高校教学质量管理体系程序文件的编制与管理

摘要：近些年来，越来越多的高校开始学习并尝试建立教学质量管理体系，其中程序文件是高校教学质量管理体系的支撑文件，具有十分重要的地位。文章通过借鉴企业质量管理体系，分析了程序文件在高校教学质量管理中的作用，论述了程序文件的编制和管理的方法。

关键词：高校教学质量管理体系程序文件编制管理

自20世纪90年代末以来，随着我国高等教育进入大众化阶段，高等教育因数量扩张而导致的质量下降，已成为社会各界普遍关注的问题。近些年来，已有越来越多的高校开始学习并尝试建立教学质量管理体系，其中程序文件是教学质量管理体系文件中的支撑文件，因此编制好程序文件显得十分重要。

1.概述

ISO 9000：2000的术语中将“质量管理体系”定义为“在质量方面指挥和控制组织的管理体系”。企业质量管理体系文件一般由质量手册、程序文件、工作文件和质量记录四个文件构成，见图1。由于自身的特殊性，高校教学质量管理体系文件一般由质量手册和程序文件两个文件构成，通常将工作文件和质量记录融入到程序文件之中。

图1 质量管理体系文件结构

ISO 9000:2000的术语中定义，程序是“为进行某项活动或过程所规定的途径”。程序可以形成文件，也可以不形成文件。程序形成文件时，通常称之为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件可称为“程序文件”。高校教学质量管理体系程序文件是质量手册的支持性文件，规定主要过程活动的目的、范围、职责、流程和控制要求等。从图1可以看到程序文件位于质量管理体系文件结构的第二层，起到了承上启下的作用：对上它是质量手册的展开和具体化，使得质量手册中原则性和纲领性的要求得以展开和落实；对下它是工作文件的指导和依据。因此，程序文件在整个质量管理体系文件中的地位十分重要。

2.程序文件的作用

高校程序文件在教学质量管理中通常具有以下作用。

2.1使教学质量活动受控

程序文件对影响高校教学质量的各项活动作出规定，规定各项活动的方法和评定的准则，使各项活动处于受控状态。

2.2明确职责和权限

程序文件阐明了与高校教学质量活动有关职能部门的职责和权限，从而使质量手册中规定的职能分配落到实处，防止职责不清、责任不到位。

2.3执行结果一致性

程序文件规定的各项高校教学质量活动，即使由不同的人员按文件规定的方法实施该项活动，也能达到一致的执行结果，不会因人而异。

2.4评审依据

程序文件规定高校各职能部门应对执行的情况作记录，填写相应的记录表格，这将为开展质量审核等工作提供主要的评审依据。

3.程序文件的编制

3.1程序文件的编制原则

高校程序文件的编制一般应遵循以下原则。

3.1.1有效性原则。程序文件的各项规定应切实有效，按程序文件规定实施，能确保达到活动或过程控制的目的。

3.1.2确定性原则。程序文件应明确规定每项活动过程“何时、何地、做什么、谁做、怎么做、应保留什么记录、依据什么文件等”，以排除人为的随意性。

3.1.3可操作性原则。程序文件的各项规定应结合本校实际情况，具有可行性、可检查性，文字应言简意赅。

3.2程序文件的描述方式

高校程序文件的描述方式可以根据学校的行文习惯及考虑文件

使用、控制、管理中的要求，确定程序文件的描述方式。常用的程序文件的描述方式主要有：

3.2.1文字描述方式：用文字叙述的方式描述活动或过程的规定途径。其优点是内容全面，叙述清楚、明确；缺点是文字描述不直观，篇幅较长，不易理解。

3.2.2流程图式：用流程符号表示活动或过程的规定途径。其优点是简明、直观、易读，缺点是某些细节信息容易缺失。

3.2.3文字描述+流程图式：主体活动或过程用流程图描述，需要时可在旁边标注文字说明；或者前面用文字描述活动或过程的规定途径，后面以附件的形式给出主体活动或过程的流程图。这种形式是综合了前两种形式的优点，现在广为高校和企业所采用。

3.3程序文件结构和内容

企业程序文件结构通常由封面、刊头、刊尾、修改控制页、正文五部分组成，由于高校工作流程不同于企业，高校程序文件结构通常由刊头和正文两部分组成，具体的内容如下。

3.3.1刊头：高校程序文件每页的顶部通常都要加上刊头，目的是便于文件的控制和管理。其内容主要包括学校的名称、文件名称、文件号、版本/修改状态和页码等。

3.3.2正文：高校程序文件正文部分主要是描述文件的基本内容。其内容主要包括：目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、记录表格和附件等，具体应规定的内容如下：

3.3.2.1目的：应明确程序的控制目的和控制要求。

3.3.2.2适用范围：应明确程序所规定的内容和所涉及的控制范围。

3.3.2.3职责：应规定负责实施该项程序的高校主管职能部门或人员的责任和权限；规定与实施该项程序相关的职能部门或人员的责任和权限，使程序中涉及的职能部门的责任和权限得到明确，防止职责不清，责任不到位。

3.3.2.4工作程序：工作程序是程序文件的核心，可按活动的逻辑顺序依次展开描述该项活动的各个细节。主要应规定以下四方面的内容：①规定需要开展的各项活动、开展时间和实施步骤；②明确主要负责的职能部门或人员；③给出所需的设备、设施及要求；④规定例外情况的处理方法等。

3.3.2.5相关文件：应列出与本程序有关的相关文件/支持性文件，使程序在执行的过程中，方便执行人查阅相关文件。

3.3.2.6记录表格：应给出工作程序中所涉及的有关记录表格等，使程序在执行的过程中，方便执行人填写相关表格。

3.3.2.7附件：应给出主体活动或过程的流程图，通过流程图可直观清晰地展现整个程序的主要过程。

4.程序文件的管理

4.1程序文件的审批

4.1.1审核：高校程序文件的审核主要包括形式和内容两个方面。对形式的审核，主要应考虑文字格式、文件号、审批过程、文件控制等是否符合规定的要求；对内容的审核，主要应考虑文件内容是否简明扼要、各职能部门职责是否明确、是否符合质量标准的要求、与其他质量管理体系文件是否协调一致、逻辑上是否完整、是否具有可操作性等。