浅谈新时期城建档案管理工作

浅谈新时期城建档案管理工作

摘要：随着社会的发展、生产力水平不断提高，城市建设日益开展的如火如荼，各地新城区建设、旧城区保护等，都给城建档案工作带来了前所未有的机遇和挑战。城建档案工作从无到有、面对现实挑战不断发展，如何开展城建档案工作，

更好地在城市建设的管理中发挥城建档案的作用，充分体现城建档案的价值，是

城建档案工作者需要不断思考的重要课题。本文阐述了城建档案的特点，分析了

当前城建档案管理存在的问题，提出新时期城建档案的办法与措施。

关键词：新时期、城建档案、管理工作

一、引言

城建档案是人在不断改进城市发展中形成的智慧的结晶，具有非常重要的科

技价值。在城市的建造过程中，可以有效利用城建档案创造出经济效益，也可以

节省一定的人力和物力。随着城市化进程的加快，城建档案的保管也关系着国家

的公共安全，得到了国家的重视。城建档案现在已经成为中国特色社会主义建设

的重要组成部分。城建档案工作在整体上反映了城建发展的水平，涉及到了城建

的方方面面，贯穿了整个城市建设的细节。

二、城建档案的特点

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、

图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基

础资料，是建设程度管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督

的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要信片刻，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案管理工作就是

围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等，是城市建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档

案工作条例》要求，大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构，特别是大中

型城市必须建立城建档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设

档案。小城市和县镇按照要求，也要建立城建档案馆或设立城建档案室，并配备

专职档案管理人员。城建档案管理工作的基本内容就是以城市建设为中心所开展

的一系列档案管理的相关工作，内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管保护、

统计以及最终的开发利用等等，是我国在新形势下全面推进城乡建设事业的关键

环节。

（六）当前城建档案管理存在的问题

（一）城建档案管理意识不强。工程建设的相关参与单位对档案收集工作的

重要性认识不足，产生的资料没有及时整理，造成重要的档案资料丢失，甚至有

的施工单位没有配备相关资料员，很多资料的收集严重滞后。以甲方企业为例，

相关责任人把工作重心放在项目的资金、进度、质量等环节，而忽视这些环节中

产生的资料，档案信息作为工程项目进展中用来反映相关事实的资料，对工程本

身来讲尤为重要，特别是一些工程事故发生后，需要调查相关工程资料，用于鉴

定责任主体以及工程质量是否合格。

（二）城建档案管理制度不健全。城建档案的管理制度不健全，导致了很多

专业人员缺乏行政执法权力，在管理的过程中无法形成一个管理体系，无法对工

作人员进行业务上的指导，导致了各部门的人员没有办法进行有效的贯通。其次

是城建档案的法律体系并不完全，有关的部门做不到有法必依、执法必严、违法

必究。所以在执行的过程中，很多人员也没有完全执行自己的工作职责。

（三）城建档案管理信息化程度落后。传统的档案管理方式已经无法很好地

适应当下档案事业的发展。过去单一的纸质档案收集转变为纸质、照片、视频、

音频等多种形式并存的局面。互联网、大数据、云服务等新兴媒介已经在各行各

业发挥重大作用，而在档案的收集中如何利用这些资源还有很大的空间去拓展。

在城建档案收集、整理、接收、保管、开发利用阶段的信息化建设不完善，档案

数字化的建设严重滞后，各部门之间的资源不能很好地实现共享，拉低了档案工

作的效率。例如基于互联网的档案管理、查询、自动检索不能实现智能化，更多

的是依靠人工查找再复印给用户。

（四）城建档案管理人员水平较低。城建档案管理工作的开展离不开专业人员。一些单位总是由于资金或态度上的轻视而聘请非专业人员。很多负责施工的

人员往往还身兼档案管理的资料员一职，这都是因为这些单位为了节省资金，并

且认为档案管理工作轻松简单。而这种状况也引起了一系列的恶性循环。由于不

专业导致了态度以及工作水平的不专业，最终造成整理出来的档案也不专业，难

免缺胳膊少腿或者直接丢失。长此以往这些档案多数都会成为残次品，无法查阅。

四、新时期城建档案管理的办法与措施

（一）提高新时期城建档案管理的思想意识。城建档案馆作为专业的档案部门，档案执法人员应主动出击。一是利用多种形式进行宣传，引起人们对档案的

重视。例如每年的国际档案日可以组织活动宣传档案的重要性，通过精心设计的

城市历史图册展览、播放城市历史建筑的视频等形式吸引大批市民驻足欣赏，通

过与市民零距离接触很好地达到宣传的目的。二是现场指导档案整理。在工程开

工前期到一线对业主、施工、监理等相关单位的负责人开展档案业务培训会，做

好宣传工作，发放相关档案收集指南。工程建设期间会不定期开展现场业务指导，对工程的资料员保持沟通，及时解决各种疑问，跟踪工程进度，提醒关键节点的

资料整理。工程竣工前实行预验收，档案资料整理符合标准，发放预验收通知书。

（二）健全新时期城建档案的管理制度。健全的城建档案管理制度，有利于档案的规范化管理，所以必须建立一套完整的既适应传统档案管理，又适应数字化、信息化、网络化档案管理的现代新型城建档案管理制度。要按照国家发布的

相关档案管理规范、标准和指南，制定既满足国家要求又适应本地区、本单位需

要的城建档案管理制度或办法，使城建档案馆管理有章可循，有据可依。

（三）增强城建档案管理的信息化建设。互联网技术在各行业深入推广，应积极创新互联网技术在档案领域的应用。在硬件建设方面，城建档案馆应配置档

案的信息录入、档案管理、信息查询等完善的硬件设施，建立现代化的数字城建

档案馆。在软件方面，开发相关数据库、移动 APP 等软件搭建数字档案建设的基

础平台，用来服务于档案的收集管理工作。同时要规范电子文件归档，逐渐推进

纸质档案的数字化，基于以往查询的业务数据，建立高频率档案利用的数据信息库，优先实现高频档案利用的数字化建设，更高效率地服务社会。

（四）建立专业的新时期城建档案管理队伍。城建档案有关人员的综合素质

直接决定了城建档案工作的效率和质量，所以要能够及时提高有关人员的综合素质。在城建档案管理工作的长效发展进程当中，如果说制度是基本的保障，人才

队伍则是重要的推动力量。为了更好地增强城建档案管理工作的实效性，需要配

备高素质的专业化人才队伍。首先需要进一步提高人才准入机制，在人才招募的

过程当中对于其专业背景和工作经验进行严格的考察，以保障人员队伍的专业性。其次在机构内部需要完善人才培训相关机制，做好入职培训工作，另外还需要定

期开展知识讲座和技术交流等活动，引导员工建立终身学习意识，不断更新自身