浅析档案数据库建设

浅析档案数据库建设

档案数据库是档案管理的根本，满足数据库设计以及发展需求，将档案实体数据以及管理数据运用一定的管理模式形成数据库，能够为以后档案的使用提供便利。档案数据库是档案数据系统建设的重要组成部分，同时，也是档案数据信息化发展的重要组成部分。

标签：档案数据库；档案分类；全宗原则；电子文件

引言

长久以来，数据库建设为人类社会的发展提供了很大的便利，同时，其也是经济社会发展的重要体现。数据库是信息构成以及管理方式的重要表现形式，能够对数据进行很好的管理，同时，在数据完整性方面具有良好的优势。对档案数据库建设进行重视，能够为经济社会以后的发展提供依据，同时也能更好的完善档案信息化建设。

1 档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学方面来看，管理行为的目标性非常重要，因此，在档案管理中，对档案管理的目标问题也要进行重视。档案管理中，对档案本身的管理以及信息的管理都要进行重视，同时，对比较复杂的档案进行管理时，要提高其管理的质量。很多的档案在数量上非常多，同时，在种类上也非常多，因此，在档案管理方面要对很多的细节问题进行重视。档案管理中，对种类的划分问题要进行重视。对档案的种类进行划分是为了实现档案管理的条理性，在很多情况下，档案的类型和级别都会存在问题，在这种情况下，按照其种类进行管理，能够在使用时实现更高的效率。对档案分类理论进行重视，能够对档案数据库的建设起到很好的导向性。

将档案种类划分当做对档案数据库创建的根本原理，其对档案资料库的创建方向存在直接作用。在档案种类划分中逻辑以及历史主义的划分方式获得广泛认同。逻辑主义的划分方式将档案的普遍特性作为划分规范以及根据，是按照严格的样式逻辑开展区分的分类观念，例如根据保管年限、保密等级开展区分。历史主义的划分思维是根据事物的现存状况和边界对事物开展划分，着重按照事物的现实状况开展划分，尽量靠近事物最真实的样貌，是客观主义的划分思维。历史主义技术在档案管理范畴的详细表现是全宗准则，在种类划分时先根据档案归属的全宗开展划分。逻辑主义划分思维能够协助某一详细特点开展区分，方便对档案开展多方位的灵活位置确定；历史主义主要着重于档案根源归类这个基本特点，健全了档案的实质，同时也是数据库和别的资料库区分的重要因素。在档案管理的过程中，这两类划分思维相互辅助，但是，却不能够互相替代。

2 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理的根本原理是要对档案的保护意义以及档案的实质性进行重视，使用历史主义的形式，按照全宗规则，在创建档案数据库时具有指导作用。

第一，全宗准则是档案资料划分的根本方式，是人类通过原理解析以及实际证据探索后获得的珍贵经验。按照全宗规则创建档案数据库，数据库所体现的是现实存在的历史记载，确保了档案数据的可靠性，在按照逻辑思维进行种类划分时无法实现这一目的。

第二，使用全宗准则指导创建档案数据库，可以更大程度的保护档案的记载。由于全宗规则是独立的形式，在进行档案数据库建设时不会出现分散合集混杂的情况，因此，能够对档案的实质性以及记载性进行保护。在档案数据管理中，要在管理方面进行创新，其和图书以及材料的管理存在着很大的不同。档案数据库是档案信息管理的重要工具，因此，在建设过程中要对管理的宗旨进行提高。优秀的数据库设计能够把全宗准则的很多思维在档案数据库建设中进行体现，包含全宗内部管理条理等。例如文书卷宗处理中需要注意的是维持文件间的历史前后关系、科学技术管理中的成套性准则等思维都能够在数据库的设计中表现出来。

第三，按照全宗思想开展档案数据库的建设，能够协助数据库的建设以及保护工作。根据这种思想开展数据库建设，在很大程度上，可以确保数据库的创建人、管理工作者、拥有人、保护工作者的一致性，数据库建设每个部分的效益具有相同性，能够提高档案数据库建设的影响程度。

3 电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

电子文件管理是现在档案信息化历程中必经阶段。电子文件是信息化环境中工作程序以及工作结果的实际记载，所以确保电子文件的真实性、完整性、使用性十分关键。电子文件形成过程中，其从生成到最后的管理经过了一个漫长的过程，因此，对电子文件的发展过程进行管理要在设计阶段就对其进行重视，档案数据库建设过程中，电子文件的用途需要掂量文件管理提供依据。

和以往档案事后管理不一样，现在文件档案管理对管理过程中的目的、需求、准则都进行了分析，对数据的性能进行了归纳和总结。对数据库建设中的设计完整性进行要求，在数据管理中，要做到在前期对相关的数据信息进行收集，同时，保证电子文件的安全性、真实性以及使用性。档案数据库建设形式发生了很大的变化，在档案数据收集、数据可靠性都有了新的要求，要根据原始数据进行档案数据库的建设，在建设结束以后对相关的数据要进行动态跟踪，做到数据能够得到充分的利用，形成一个完整的数据链，为以后的使用提供便利。

美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出”必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”紧接着的问题在于如何确定用于描述的元素，元数据理论为此提供了解决方案。元数据就是数据的数据，用于描述数据的内容（what）、覆盖范围（where，when）、

质量、管理方式、数据的所有者（who）、数据的提供方式（how）等信息，是数据与数据用户之间的桥梁。元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。

电子文件是由很多不同种类数据构成，针对不同数据形式，其管理和存放方法都存在着很大的差别，在对元数据进行管理和存放时，要对其性能进行重视，同时，在数据库建设中，要能够使用可扩展语言对其进行体现，这样能够保证档案数据库得到充分的利用。

参考文献

[1]张辑哲.维系之道——档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995 .

[2]戴维·比尔曼.电子证据——当代机构文件管理战略[M].王健，等译.北京：中国人民大学出版社，1999 .