机关档案室如何编写全宗指南

机关档案室如何编写全宗指南

国家档案局1995年6月12日批准，1995年10月1日实施的中华人民共和国行业标准《全宗指南编制规范》（DA/T14—94）规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。下面依据规范介绍机关档案室如何编写全宗指南。

一、全宗指南的定义：

全宗指南是指以文章叙述的形式，向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）情况及其所形成档案情况的工具书。

二、全宗指南的作用：

1、全宗指南可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史、全宗的历史、全宗内档案材料的主要内容和成分，为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。

2、全宗指南也能够帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报道等工作，提高科学管理水平。

三、全宗指南的编写要求：

1、档案材料经过整理并进行了基本编目和初步鉴定后，才能编写全宗指南。

如果档案材料还处于零散状态，或者还准备加工整理，就不要急于编写指南。因为档案材料分类体系和编目上的变动，都将直接影响指南作用的发挥。

2、应以档案材料为主要依据，如果没有档案材料，要找有关人员调查。

编写前，要全面地收集有关全宗历史情况的材料，如历史考证、各种参考资料，才能写好全宗指南。

3、编写全宗指南应客观、准确。

材料须切实可靠，涉及的时间、地点、人物、事件都应力求准确；编写全宗指南应真实，要客观地引证材料，尊重历史，实事求是，不加观点，不加评论；编写全宗指南语言要简练，文字表达要清楚、有条理。

四、全宗指南的结构：

全宗指南由封面、正文、备注三部分组成。其结构形式如下：

（一）封面项目

封面项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号、编制日期。

1、全宗指南名称：

由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加“全宗指南”构成。

2、时间：

全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。

3、全宗号：

本全宗所对应的全宗的编号（非进馆单位可以不填写）。

4、编制日期：

全宗指南的编制日期。

（二）正文内容：

全宗指南的正文内容通常包括：全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍。下面分别介绍各部分的具体内容。

第一部分全宗构成者沿革简介

全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。

1、全宗构成者的名称：

全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。

例：××公司

全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。

2、全宗构成者历史沿革：

全宗构成者沿革应结合时间撰写。

和下列内容有关的时间（包括原因以及和这些活动相关的会议日期、法律文件制定、生效日期、批准机关、时间、文号等）应反映在全宗构成者沿革中。

⑴全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。

⑵全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消时间。

⑶全宗构成者上级主管机关变更时间。

⑷其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。

例：××公司，××××年×月×日，由×××批准，同意成立××公司，内设机构有办公室、国内业务部、国外业务部、计财部、监察稽核部、人事教育部等。

××××年×月，根据中发（1998）×号文件，中央各金融机关党组织即由地方党组织领导转为金融机构党组织垂直领导，党委（1999）×号文，转发中央金融工委组织部关于金融系统党的领导体制调整后，党委组织部及省级分支机构党组织，可以在全国范围内转移和接收党员关系。××××年×月，党委批准，成立××公司党委和纪律检查委员会。

3、主要职能：

⑴全宗构成者的性质特征

例：××公司的性质是国有经济。

⑵全宗构成者的职权范围

例：××公司的业务范围是承保各种财产险，责任险，农业保险，人身保险等保险业务；办理各种国内外保险及其有关机构建立代理关系和业务往来，代理外国保险机构办理对损失的鉴定和理赔等业务及其委托的其他有关事宜；经中国人民银行批准的其他业务。

⑶全宗构成者的主要工作与任务

例：××公司主要职责与任务：根据中国人民保险法和有关规定，开展××省辖内各项保险业务，完成总公司下达的各项保险指标任务；负责××省市地保险分支机构的筹备、组建和行政、业务领导；参加属地党政机关组织的各项社会活动。

4、隶属关系：

⑴全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。

⑵全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。

⑶全宗构成者上级主管机关如有变更，应将变更时间等反映在全宗构成者沿革中。

例：××公司是××的下设机构，属省管厅级保险公司，并直接接受中国人民银行××省分行和中国保监会××省保监局的领导、管理、协调、稽核和监管，××公司党的关系隶属当地党委。

5、全宗构成者负责人名录：

可以按不同职务、正职、副职分别介绍。

⑴全宗构成者正职负责人姓名、职务、任期时间。

例：××公司历任正职负责人名录：

×××任公司总经理、党组书记（××年×月――××年×月）

。。。。。。。。

⑵全宗构成者副职负责人姓名、职务、任期时间。

例：××公司历任副职负责人名录：

×××任公司副总经理、党组成员（××年×月――××年×月）

×××任公司副总经理（××年×月――××年×月）。。。。。。。。

6、全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况：

（按内部机构设置年度顺序编写）

⑴全宗构成者内部一级机构的名称

⑵全宗构成者内部一级机构正职负责人名录，包括姓名、职务、任期时间。

例：××公司内设机构历任负责人（正职）任职情况：

办公室主任×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

人事教育部经理×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

计划财务部经理×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

市场营销部经理×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

。。。。。。。。。。

⑶全宗构成者内部一级机构的主要职能。

⑷全宗构成者内部机构中重要部门的设置、增设、调整、扩大、合并、更名、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况、变更时间等要在此反映出来。