《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 讲解解读

• ５．凡涉及与“人”有关的文件材料，归 档时其保管期限的划分遵循“从宽”的原 则。 • ６．《规定》要明确各级档案行政管理部 门与各级机关在具体执行《规定》过程中 的职责和义务．
• 五．《规定》修订的过程 • １．2000年11月《关于机关文件材料归档范围和 档案保管期限的规定（征求意见稿）》 • ２．2005年6月形成了《关于机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限的规定（征求意见稿）》 • ３．2006年9月19日，经国家档案局局务会审议并 原则通过。12月18日，以国家档案局第8号令发布 施行
• １．历次修改稿 • ２．定稿
• 五．机关应归档文件材料要实行集中统一 管理 • 《规定》第五条强调，“凡属机关归档范 围的文件材料，必须按有关规定向本机关 负责档案工作的部门移交，实行集中统一 管理，任何个人不得据为己有或拒绝归 档”。本条规定了机关归档文件材料的流 向、管理主体、机关公务人员处理归档文 件材料的职责。
• 八．机关定期保管的文书档案范围 • 根据《规定》第八条，机关定期保管的文书档案主要包括： 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召 开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事 管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理 文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批 复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机 关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机 关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文 件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的 年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件 材料。
• 三．机关文件材料的主要归档范围 • 根据《规定》第三条，机关文件材料归档范围主 要包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动 和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和 历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工 作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等 方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要 贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下 级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关 工作具有查考价值的文件材料。
六．机关文书档案保管期限划分
• 根据《规定》第六条的内容，“机关文书档案的 保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30 年、10年”。永久保管的文书档案便于将来向国 家档案馆移交，确保有永久保存价值的文书档案 得到有效保存和保管，为国家积累历史财富和文 化财富。定期保管的文书档案主要由机关自己留 存，备机关日常工作查考利用，到期经机关鉴定 销毁。
• 定期一般分为30年、10年，是指一般条件、 一般情况下的基本划分方法。如果机关文 书档案有特殊要求，根据机关工作实际情 况，可以再增设期限档次或调整现有期限。 • 定期保管的文书档案必须实行标时划分， 不能是定期保管就注明或直接写上“定 期” 。
七、机关应永久保管的文书档案范围 • 根据《规定》第七条的内容，机关永久保管的文 书档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件 材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形 成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重 要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与 上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综 合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文 件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合 同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关 制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同 级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请 示与本机关的复函、批复等文件材料。
• 二．“机关文件材料”的含义 • 《规定》第二条指出，“本规定中的机关 文件材料是指机关在其工作活动过程中形 成的各种门类和载体的历史记录”。 • １．是本机关在工作活动中形成的。 • ２．涵盖了不同形式和不同种类的文件材 料。不仅包括了文书材料，而且包括了非 文书材料；不仅包括了纸质文件材料，而 且也包括非纸质文件材料。
• 十．对机关电子文件和纸质文件材料的归档要求 • 根据《规定》第十条，“机关对应归档电子文件 的元数据、背景信息等要进行相应归档”；“机 关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”。 • 本条对电子文件和纸质文件材料归档时的组成要 件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期有效 性、可读性，纸质档案反映机关工作活动的过程 性和完整性。
• ③1964年发布了《机关文书档案保管期限 参考表》（试行草案）分永久、长期（16 年以上）、短期（15年以下）共39条68款
• ④ 1983年《关于文书档案保管期限的规定》 和《关于不归档的文书材料的规定》，分
永久、长期（16-50年）、短期（15年 以下）共34条66款
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• ⑤ 1987年《关于机关档案保管期限的规 定》、《机关文件材料归档和不归档的范 围》，分永久、长期（16-50年）、短
• 四．《规定》修订的原则 • １．《规定》的内容应涵盖机关在其工作 活动中形成的所有文件材料，即包括各种 门类和载体的历史记录。 • ２．《规定》只对机关文件材料的归档范 围作原则界定，但要对不归档范围作出明 确界定。
• ３．《规定》要明确界定机关文书材料的 归档范围，并采用标时制标明文书档案的 具体保管期限；对其他门类文件材料归档 范围和档案保管期限提出按国家有关规定 执行。 • ４．尽量避免机关文件材料重复归档。
期（15年以下）33条63款
• ⑥《机关文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定》分永久，定期．定期一般分 ３０年．１０年，１３条８４款
• ２． 87年《规定》的缺陷 • ①档案保管期限过宽，导致重复进馆． • ②对一些领域的文件材料重视不够，如反 映维护国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料 • ③某些条文表述可操作性不强 • ④档案行政管理部门对机关文件材料归档 工作缺乏实质性的监督和管理
• 九．非文书材料的归档范围和档案保管期 限 • 根据《规定》第九条，“机关形成的人事、 基建、会计及其他专门文件材料的归档范 围和档案保管期限，按国家有关规定执 行”。
• 按照《规定》第九条的要求，机关专门文 件材料的归档范围和档案保管期限，国家 已有规定的，按现有规定执行；国家没有 规定的，由国家档案行政管理部门会同专 业主管部门制定后执行；国家有关其他门 类文件材料的归档范围和档案保管期限规 定未出台以前，应参照文书及已有的专门 档案的规定。
《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定》 讲解
国家档案局馆室司机关处 电话-(010)83085326
第一部分《规定》 总论
• 一.《规定》发布施行的重要意义 • 《规定》的发布施行，是我国档案工作与时俱进 的产物，是以人为本，落实科学发展观，推进档 案工作可持续发展的重要举措，是档案法制化建 设的重要成果。不仅对机关正确界定文件材料的 归档范围，准确划分文书档案保管期限，按时开 展档案价值鉴定工作发挥重要的指导作用，而且 对档案移交进馆工作将发挥积极影响，必将有力 推动国家档案资源建设，促进档案基础业务建设。
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六． 《规定》修订的主要内容 １．两个业务文件合二为一 ，一表两用。 ２．改革文书档案保管期限划分方法。 ３．突出立档单位的主体地位。
• ４．充实了一些文件材料。 • ５．对一些档案的保管期限作了适当调整。 • ６．加大管理力度，将1987年规定中的 “备案制”改为“审批制” 。
• 七．《规定》贯彻实施过程中要注意的问 题 • １．明确《规定》实施范围。 • ２．制定编制工作方案。 • ３．掌握编制工作方法。 • ４．明确编制范围。 • ５．遵守审批程序。
• 三．《规定》修订的指导思想 • 《规定》修订的指导思想是，以邓小平理 论和“三个代表”重要思想为指导，全面 落实科学发展观，坚持以人为本，与时俱 进，正确界定机关文件材料归档范围，准 确划分文书档案保管期限，大力促进机关 档案基础工作，努力推进国家档案资源建 设，为机关各项工作提供有效服务，为构 建社会主义和谐社会提供有效服务。
• ②《档案法实施办法》第十二条规定： “按照国机构收集齐全，并进行整理、立卷， 定期交本单位档案机构或者档案工作人员 集中管理；任何人都不得据为己有或者拒 绝归档。”
• ③《机关档案工作条例》第十六条规定， “机关档案部门应根据国家的有关规定， 编制本机关或本专业系统的《档案材料保 管期限表》”。
第二部分《规定》 正文讲解
• 一．《规定》的制定目的和依据 • １．制定的目的 • 《规定》第一条指出，制定《规定》的目 的是“为便于各级党政机关和人民团体 （以下统称机关）正确界定文件材料归档 范围，准确划分档案保管期限，使所保存 的档案既能反映机关主要职能活动情况， 维护其历史面貌，又便于保管和利用”。
• 1.《规定》以令的形式发布，属部门行政 规章，具有法规效力。 • 2. 《规定》的发布实施会大力促进机关档 案基础业务建设。 • 3. 《规定》的发布实施会有力推动国家档 案资源建设。
• 二. 《规定》修订的背景
• 1.我国历次划分机关文件材料归档范围和 档案保管期限工作． • ①1956年《党的机关档案材料保管期限的 一般标准》，分永久、定期（10、5、3、1 年）共49条75款 • ② 1957年《国家机关一般档案材料保管期 限参考表》，分永久、定期（10、5、3年） 共46条78款
• ２．制定的依据 • ①《档案法》第十条规定，“对国家规定的应当 立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何 个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料， 禁止擅自归档” 。 《档案法》第十五条规定， “鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以 及档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门 制定。禁止擅自销毁档案” 。
• 四．机关文件材料的不归档范围 • 根据《规定》第四条，机关文件材料不归档范围主要包括 四个方面，一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机 关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材 料，供工作参考的抄件等；二是本机关文件材料中的重份 文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文 件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封， 不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄 送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本 机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同 级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办 理的抄送文件材料；四是下级机关的文件材料中，供参阅 的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
• 元数据是指描述电子文件数据属性的数据， 包括文件的格式、编排结构、硬件和软件 环境、文件处理软件、字处理和图形工具 软件、字符集等数据。 • 背景信息是指描述生成电子文件的职能活 动、电子文件的作用、办理过程、结果、 上下文关系以及对其产生影响的历史环境 等信息。
• 集中统一管理可以分为两个方面，一是对 本单位档案实体实行集中保管，统一整理、 编目，统一提供利用；另一方面对本单位 的全部档案信息（目录、数据等）按统一 的管理制度进行集中管理。
• 《档案法实施办法》第二十七条规定，将 公务活动中形成的应归档的文件、资料据 为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员 归档的，同级档案行政管理部门责令限期 改正；情节严重的，对直接负责的主管人 员或者其他直接责任人员依法给予行政处 分。
• ３．国家档案局立项研究 • ①1995年国家档案局制定的《全国档案事 业发展九五计划》中明确提出：“重视机 关档案的鉴定工作，进行保管期限划分问 题的调研工作”。
• ②1998年12月，时任国家档案局局长的王 刚同志在中央、国家机关档案工作会议上 的讲话中指出：“我们要根据九五计划， 修改、完善有关机关档案管理的标准，还 将有一批关于文件材料整理、保管期限划 定、档案鉴定方面的标准陆续出台”。 • ③1999年立为国家档案局科研项目，正式 启动对1987年规定的修改工作。