浅析高校档案管理信息化
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档 案业 务 各 流程 进 行 管 理 ， 可对 各 单 位 形 成 的 电子 文 件 和 办公 自 动 化 系 统生 成 的 电子 档 案 实 行 网络 监 控 、 收和 归 档 。 接 （ ） 快 档 案馆 的现 代 化 建设 步 伐 ， 化 馆 藏 二 加 优 目前 阶段 ， 国 高 校档 案 管 理 信 息 化 就 表 现 出 不 平 衡发 展 的 我 特 点 ．实 现 馆 藏 档 案 内容 的优 化 成 为 高 校 数 字 化 档 案 馆 建 设 不
（ ） 作 流程 信 息化 二 工
通 过专 用 软 件 实 现 档 案 的分 类 、 目和排 序 。 此 首 先 需 要 编 为 规 范 管 理 流 程 、确 定 岗 位 员工 的工 作 标 准 ．减 少人 为 调 控 和 干
预， 为保 证 文 档 一 致 性 ． 校 办 公 自动 化 系统 要 与档 案 管 理 系 统 学 兼容。 （ ） 案检 索信 息化 三 档
紧 迫感 ， 想 守 旧 ． 于 现 状 ， 袭 旧 的管 理 模 式 ， 思 安 沿 消极 等待 。 （ ） 二 资金 问题 高校 档 案＿ 作 信 息化 ． 备 、 件 、 件 系 统 、 员技 术 等 方 Ｌ 设 硬 软 人 面 的 配套 ， 要投 入 大量 的 资金 。 校 档 案 部 门不 是 学 校 ］ 作 的 需 高 ： 第 一线 ． 学校 的 经 费 主 要 投 人 到 教 学 、 研 工 作 中 ． 暇 顾 及 档 科 无 案 工作 的 信 息 化 、 代 化 建 设 ， 费 投 人 不 足 ， 约 了 档 案 工 作 现 经 制 信 息 化 的建 设 。
革 ， 之 既 符 合 目前 高 校 档 案 管 理 的 现 实 ， 适 应 未 来 档 案 管 理 使 又 的发 展 和 建设 。 现档 案 管 理 工 作 现 代 化 ， 成 为 各 高 校 广 大 档 实 已 案管 理 人 员 共 同 关 注 的 问题 。 高 校 档 案 管 理 信 息 化 的 主 要 内容 高 校 档 案 主 要 包 括 党 务 、 政 、 学 、 研 、 师 、 生 、 版 行 教 科 教 学 出 物 、 会 、 建 、 备 和 上 级 管 理 部 门 文 件 资 料 等 ， 本 上 南 文 财 基 设 基
（ ） 员素 质 问题 四 人 高 校 档 案 人员 素 质 是 高 校 档 案 工 作 信 息 化 的 关 键 ，而 目前
化 的要 求 也 愈 迫 切 。积 极 推 进 高 校 档 案信 息 化 建 设 是 高 校 档 案 工 作 适 应 社 会 信 息 化 的 必然 趋 势， 高校 档 案 工 作 改 革 与 发 展 的 是 出路 所 在 ， 是 充 分 实 现 高 校 办 学 最 大 效 益 ， 足 教 育 发 展 和 社 也 满 会 主 义 经 济 建 设 的迫 切 需 要 。虽 然各 高 校 在 运 用 计 算 机 管 理 档 案工作方 面 ， 不论 是 档 案 信 息 存 储 、 日录 检 索 、 是 案 卷 调 阅 诸 还 方 面 ， 取 得 了许 多成 果 ， 力 地 推 动 了 档 案 管 理 信 息 化 建 设 的 都 有 进 程 。 是 如何 在档 案 管 理 观 念 、 式 手段 等方 面进 行 有 效 的变 但 方
骤。 因此 取 相 应 的管 理 手 段 和 措施 以保 证 归 档 文 件 的真 实 、 采 完 整 和有 效 。高 校 档 案 信 息 数 字 化 建设 已成 为发 展 的必 然 趋 势 ， 同 时， 是 一 项 庞大 而又 复 杂 的系 统 工 程 面 对 新 的机 遇， 也 一 我们 不 断
取 以 下 的措 施 ：
、
（ ） 现 档 案馆 业务 流程 处理 的 自动 化 一 实
对 档 案 信 息 数 字 化 建 设 的好 处 在 于加 快 了档 案信 息 的传 递 和 方便 利用 上 。高 校 目前 计 算 机 技 术 的 广 泛 应 用， 园 网 的 四通 校 八 达， 纸 化 办 公 、 子 邮 件 传 输 的 日益 广 泛 ， 子 文件 的 大 量 涌 无 电 电 现， 类 应 用 系 统 在 各 部 门 的运 用 ， 使 学 生 、 师 可方 便 快 捷 的 各 都 教 上 网学 习 、 公 、 询 。通 过 建 立 文 档 一 体 化 ， 数 字 化 的 手段 对 办 查 用
பைடு நூலகம்
［］ ２ 窦丽娟． 关于档案信息化建设的几点思考『＿ 『沈阳工程学 骂 １
［］ 瑛． ３韩 浅析 高校 档案 信 息 化 建 设 ｌ＿ ｌ中共 山 西 省 委 党 校 学 昌 ｌ
门与 外 部 问 的联 系 ， 是 也 相 应 带 来 了像 电脑 病 毒 、 但 电脑 黑 客 破
坏、 非法 访 问造 成 的安 全 问 题 。这 也 是 众 多 高校 档案 部 门迟 迟 不 愿 意 上 网 ， 校 同 网的 规 划 中把 档 案 部 门 拒 之 门 外 的 重要 原 冈 。 在
开展。
三 、 强档 案 信 息 化 建 设 的 措 施 加
对 档 案 工 作 而 言 ，数 字 化 既 是 要 实 现 档 案 管 理 工 作 的 自动 化 ， 要 做 好 档 案 信 息 的 数 字 化 转 换 工 作 ， 力 解 决 好 电子 文 件 又 着
移 交 中 的 统 一 问题 ， 免 出 现 因管 理不 善 及 数 据 环 境 的 改 变 而 避 使 电 子 档 案 成 为 死档 的情 况 。因此 ， 笔者 认 为 ， 当前 和 今 后 应 采 在
说 ， 案 管 理 工 作 是 一 项 重 要 的 基础 性工 作 。 案 信 息 化 包 括 三 档 档 个方面内容 ： （ ） 据 资 料信 息化 一 数 应用扫描仪 、 算 机和 网络把应存 档的文件 、 计 资料 、 息 等 信 以统 一 、 范 的 数 据 格 式 录 入 计 算 机 ， 规 以备 处 理 。
报， ０，） ２ ５（． ０ ４
～
吾
［ ］ 书枝 ． 案信 息化 建 设 浅议 Ⅲ． 案 ， ０ ， ） ４曹 档 档 ２ ６（ ０ １
从 而提 高 高校 档 案 管理 的效 率 ， 实现 高校 档 案 管 理 的 信 息 化 发 展 。 以
关键词 ： 高校 ； 案 管 理 ； 息化 档 信
随着 全 社 会 信 息 化 的 不 断 推进 ， 校 管 理信 息 系统 的设 计 和 高
应 用 也 在 大 学 校 园 各业 务 领 域广 泛 开展 ， 极 推进 高校 档 案 信 息 积
改 革 和创 新 。 序 渐 进 ， 步 走 向 完 善 。 循 逐 以此 推 进 高 校 档 案 馆 的现
代 化 建 设． 而更 好 地 为 经 济 建 设 和 社 会 各 项 事业 服务 。 从 参考文献： ［ ］ 立 红 ． 案 数 字化 建设 的 实践 和 设 想 『． 南 医学 院 学 星 １黄 档 Ｉ赣 １
门 却寥 寥 无 几 ． 析 其原 因 ， 约 冈 素 大 致 如 下 ： 分 制
（ ） 念 问题 一 观
提 供 了 视 野 更 为 广 阔 、 人 的信 息 源 ， 过 对 数 据 进 行 有 效 的组 深 通 织 和挖 掘 ， 高校 的管 理 、 策 提 供 高 质量 的服 务 。 案 数 字化 建 为 决 档 设 的重 点 放 在 开 发 档 案 信 息 资 源 上 ， 使 开 发 档 案 信 息 资源 的措 要 施 适 应 数 字 网络 环 境 ， 因此 ， 设 档 案 信 息 资 源 库 除 了 可 以 提 供 建
在 实 行 分 级 检 索 制 度 的 前 提 下 ，通 过 校 园 网 和 互联 网 可 实 时 、 确 检 索 所 需 要 的 存 档 文件 、 料 、 始 记 录 、 献 等 。 准 资 原 文 二、 目前 高 校 档 案 工 作 信 息 化 的 主要 问题 高 校 档 案 工 作 信 息 化 给 高 校 档 案 工 作 带 来 了 前 所 未 有 的 广 阔 发展 前 景 ．但 是 目前 全 国 实 现 档 案 工 作 信 息 化 的 高校 档 案 部
基 于 网络 的 易用 、 便 的 档 案 利 用 手 段 ， 能 够 提 供 馆 际 间 信 息 方 还 联 网． 现更 多范 围信 息 资 源 的 共 享 。 外 ， 要 做 好 电 子 文档 的 实 另 还
档 案 工 作 传 统 的 “ 等 上 门 ” “ 查 我 调 ” 封 闭 工 作 管 理 坐 、你 的 模 式经 过 几 十年 的 动 作 ， 已经 在 档 案 工作 者 的 头 脑 中根 深 蒂 固 ， “ 保 管 、 服务 ” 重 轻 的思 想 ， 得 有 些 高 校 档 案 部 门缺 乏 时代 感 和 使
可 忽 视 的任 务 。冈而 ， 加 大 对 档 案 信 息 需 求 者 的 调研 ， 要 增强 档 案 信 息 服 务 的针 对 性 和 时 效 性 的 了解 ， 档 案 信 息 通 过 网 络环 境 更 使 好地为利用者服务 。
（ ） 立档 案 信 息数 字化 和 资 源 化 三 建 采 用先 进 的 数 字 化 存 储 技 术 ， 各 个 时 期 、 个 门 类 的档 案 将 各 信 息数 字 化 。学 校 各 类 资 源 的 数 字 化 ， 传 统 的 各 门类 档案 实 体 给
报， ０ ， ２． ２ ４（ ） ０ １
院 学报 （ 会 科 学 版） ０ ７，１． 社 ， ０ （） ２
葺
档 案 信 息 具 有 本 身 的特 殊 性 ， 要 正 确 处 理 开 放 与 保 密 、 需 档
案 利 用 与知 识 产 权保 护 的 关 系 。高校 档 案 信 息 化 ． 强 了档 案 部 加
（ ） 络 安 全 问 题 三 网
收 集 归 档 工 作 。 前 ， 机 关 单 位 已 经 产 生 了 大量 的 电子 文 件 ， 当 各 这 是 一 个 不 容 忽视 的 问 题 ， 电子 文 件 的收 集 归 档 是 今 后 档 案 信 息 数 字 化 建 设 的一 项 重 要 工 作 ， 成 为 数 字 档 案 馆 的 重要 前 提 和步 是
件 、 始 记 录 、 献 、 物所 构 成 ， 校 档 案 是 各 级 领 导 部 门 的 决 原 文 实 高 策 支 持 ， 学 科 建 设 ， 研 工 作 的参 考 依 据 ； 资 源 配 置 、 本 建 是 科 是 基 设 的 信 息 资 料 ： 时也 是教 学 改 革 、 量 控 制 的 基 本 依 据 。所 以 同 质
一
高 校 档 案 工 作 人 员 的整 体 素 质 较 低 ， 识 结 构 不 合 理 ， 知 计算 机人 才 匮 乏 ． 大 多 数 人 不 能 运 用 现 代 新 技 术 工 具 ， 乏信 息 开 发应 绝 缺 用 的 敏 锐 意 识 。 别 是 懂 档 案 专 业 知 识 又 懂 计 算 机 技术 、 讯技 特 通 术 、网 络 技 术 的复 合 型人 才 匮 乏影 响 了 高 校 档 案 工 作 信 息 化 的
敦育 鼯
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ＷＷｆｚ． Ｗ．ｄｓｏ ｚ ｚ ｓ ｅ
浅析 高校 档案 管理信 息化
口 孙 咏 梅 山东 财 政 学 院 党 院 办 档 案 科
摘 要 ： 文 通 过 对 高校 档 案 管理 信 息化 建 设 的 内容 和 存 在 ｉ题 等 方 面展 开 分析 ， 出 了加 强 档 案 关 系信 － 建 设 的 相 关 对 策 ， 该 ． ａ ｌ 提 ｇ４ ｅ
（ ） 作 流程 信 息化 二 工
通 过专 用 软 件 实 现 档 案 的分 类 、 目和排 序 。 此 首 先 需 要 编 为 规 范 管 理 流 程 、确 定 岗 位 员工 的工 作 标 准 ．减 少人 为 调 控 和 干
预， 为保 证 文 档 一 致 性 ． 校 办 公 自动 化 系统 要 与档 案 管 理 系 统 学 兼容。 （ ） 案检 索信 息化 三 档
紧 迫感 ， 想 守 旧 ． 于 现 状 ， 袭 旧 的管 理 模 式 ， 思 安 沿 消极 等待 。 （ ） 二 资金 问题 高校 档 案＿ 作 信 息化 ． 备 、 件 、 件 系 统 、 员技 术 等 方 Ｌ 设 硬 软 人 面 的 配套 ， 要投 入 大量 的 资金 。 校 档 案 部 门不 是 学 校 ］ 作 的 需 高 ： 第 一线 ． 学校 的 经 费 主 要 投 人 到 教 学 、 研 工 作 中 ． 暇 顾 及 档 科 无 案 工作 的 信 息 化 、 代 化 建 设 ， 费 投 人 不 足 ， 约 了 档 案 工 作 现 经 制 信 息 化 的建 设 。
革 ， 之 既 符 合 目前 高 校 档 案 管 理 的 现 实 ， 适 应 未 来 档 案 管 理 使 又 的发 展 和 建设 。 现档 案 管 理 工 作 现 代 化 ， 成 为 各 高 校 广 大 档 实 已 案管 理 人 员 共 同 关 注 的 问题 。 高 校 档 案 管 理 信 息 化 的 主 要 内容 高 校 档 案 主 要 包 括 党 务 、 政 、 学 、 研 、 师 、 生 、 版 行 教 科 教 学 出 物 、 会 、 建 、 备 和 上 级 管 理 部 门 文 件 资 料 等 ， 本 上 南 文 财 基 设 基
（ ） 员素 质 问题 四 人 高 校 档 案 人员 素 质 是 高 校 档 案 工 作 信 息 化 的 关 键 ，而 目前
化 的要 求 也 愈 迫 切 。积 极 推 进 高 校 档 案信 息 化 建 设 是 高 校 档 案 工 作 适 应 社 会 信 息 化 的 必然 趋 势， 高校 档 案 工 作 改 革 与 发 展 的 是 出路 所 在 ， 是 充 分 实 现 高 校 办 学 最 大 效 益 ， 足 教 育 发 展 和 社 也 满 会 主 义 经 济 建 设 的迫 切 需 要 。虽 然各 高 校 在 运 用 计 算 机 管 理 档 案工作方 面 ， 不论 是 档 案 信 息 存 储 、 日录 检 索 、 是 案 卷 调 阅 诸 还 方 面 ， 取 得 了许 多成 果 ， 力 地 推 动 了 档 案 管 理 信 息 化 建 设 的 都 有 进 程 。 是 如何 在档 案 管 理 观 念 、 式 手段 等方 面进 行 有 效 的变 但 方
骤。 因此 取 相 应 的管 理 手 段 和 措施 以保 证 归 档 文 件 的真 实 、 采 完 整 和有 效 。高 校 档 案 信 息 数 字 化 建设 已成 为发 展 的必 然 趋 势 ， 同 时， 是 一 项 庞大 而又 复 杂 的系 统 工 程 面 对 新 的机 遇， 也 一 我们 不 断
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门与 外 部 问 的联 系 ， 是 也 相 应 带 来 了像 电脑 病 毒 、 但 电脑 黑 客 破
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三 、 强档 案 信 息 化 建 设 的 措 施 加
对 档 案 工 作 而 言 ，数 字 化 既 是 要 实 现 档 案 管 理 工 作 的 自动 化 ， 要 做 好 档 案 信 息 的 数 字 化 转 换 工 作 ， 力 解 决 好 电子 文 件 又 着
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［ ］ 书枝 ． 案信 息化 建 设 浅议 Ⅲ． 案 ， ０ ， ） ４曹 档 档 ２ ６（ ０ １
从 而提 高 高校 档 案 管理 的效 率 ， 实现 高校 档 案 管 理 的 信 息 化 发 展 。 以
关键词 ： 高校 ； 案 管 理 ； 息化 档 信
随着 全 社 会 信 息 化 的 不 断 推进 ， 校 管 理信 息 系统 的设 计 和 高
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改 革 和创 新 。 序 渐 进 ， 步 走 向 完 善 。 循 逐 以此 推 进 高 校 档 案 馆 的现
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在 实 行 分 级 检 索 制 度 的 前 提 下 ，通 过 校 园 网 和 互联 网 可 实 时 、 确 检 索 所 需 要 的 存 档 文件 、 料 、 始 记 录 、 献 等 。 准 资 原 文 二、 目前 高 校 档 案 工 作 信 息 化 的 主要 问题 高 校 档 案 工 作 信 息 化 给 高 校 档 案 工 作 带 来 了 前 所 未 有 的 广 阔 发展 前 景 ．但 是 目前 全 国 实 现 档 案 工 作 信 息 化 的 高校 档 案 部
基 于 网络 的 易用 、 便 的 档 案 利 用 手 段 ， 能 够 提 供 馆 际 间 信 息 方 还 联 网． 现更 多范 围信 息 资 源 的 共 享 。 外 ， 要 做 好 电 子 文档 的 实 另 还
档 案 工 作 传 统 的 “ 等 上 门 ” “ 查 我 调 ” 封 闭 工 作 管 理 坐 、你 的 模 式经 过 几 十年 的 动 作 ， 已经 在 档 案 工作 者 的 头 脑 中根 深 蒂 固 ， “ 保 管 、 服务 ” 重 轻 的思 想 ， 得 有 些 高 校 档 案 部 门缺 乏 时代 感 和 使
可 忽 视 的任 务 。冈而 ， 加 大 对 档 案 信 息 需 求 者 的 调研 ， 要 增强 档 案 信 息 服 务 的针 对 性 和 时 效 性 的 了解 ， 档 案 信 息 通 过 网 络环 境 更 使 好地为利用者服务 。
（ ） 立档 案 信 息数 字化 和 资 源 化 三 建 采 用先 进 的 数 字 化 存 储 技 术 ， 各 个 时 期 、 个 门 类 的档 案 将 各 信 息数 字 化 。学 校 各 类 资 源 的 数 字 化 ， 传 统 的 各 门类 档案 实 体 给
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档 案 信 息 具 有 本 身 的特 殊 性 ， 要 正 确 处 理 开 放 与 保 密 、 需 档
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（ ） 络 安 全 问 题 三 网
收 集 归 档 工 作 。 前 ， 机 关 单 位 已 经 产 生 了 大量 的 电子 文 件 ， 当 各 这 是 一 个 不 容 忽视 的 问 题 ， 电子 文 件 的收 集 归 档 是 今 后 档 案 信 息 数 字 化 建 设 的一 项 重 要 工 作 ， 成 为 数 字 档 案 馆 的 重要 前 提 和步 是
件 、 始 记 录 、 献 、 物所 构 成 ， 校 档 案 是 各 级 领 导 部 门 的 决 原 文 实 高 策 支 持 ， 学 科 建 设 ， 研 工 作 的参 考 依 据 ； 资 源 配 置 、 本 建 是 科 是 基 设 的 信 息 资 料 ： 时也 是教 学 改 革 、 量 控 制 的 基 本 依 据 。所 以 同 质
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高 校 档 案 工 作 人 员 的整 体 素 质 较 低 ， 识 结 构 不 合 理 ， 知 计算 机人 才 匮 乏 ． 大 多 数 人 不 能 运 用 现 代 新 技 术 工 具 ， 乏信 息 开 发应 绝 缺 用 的 敏 锐 意 识 。 别 是 懂 档 案 专 业 知 识 又 懂 计 算 机 技术 、 讯技 特 通 术 、网 络 技 术 的复 合 型人 才 匮 乏影 响 了 高 校 档 案 工 作 信 息 化 的
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摘 要 ： 文 通 过 对 高校 档 案 管理 信 息化 建 设 的 内容 和 存 在 ｉ题 等 方 面展 开 分析 ， 出 了加 强 档 案 关 系信 － 建 设 的 相 关 对 策 ， 该 ． ａ ｌ 提 ｇ４ ｅ