会议和重大活动工作流程和要点

会议和重大活动工作流程和要点

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会议和重大活动工作流程和要点(试行)

一、会议筹备工作要点

1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例)

会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到(接站)→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束(送站)→会议总结。

2、会议筹备工作事项

(1)印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究经过的<关于召开公司****年度工作会议筹备方案>,以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其它事项、联系人及会址路线图等,并附会议回执单。

(2)制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单,报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送;有关部门和相关组织、机构领导的请柬由相关部门负责发送。

(3)预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工

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作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。

(4)预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量,并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间,包括套房、单人标间、双人标间等。

(5)安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项,应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请,其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全,尊重民族饮食习惯。

(6)准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有:总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流(表态)发言、总结讲话等。

(7)草拟会议筹备方案。内容包括:

①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。

②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工,做到责任到人。

③制订会议经费预算。

④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

⑤与会人员报到、住宿、就餐、交通等安排。

⑥会议宣传标语的内容和布置。

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⑦会议物品准备情况。

⑧表彰颁奖方案和有关责任制签定仪式方案。

(8)编制会议服务指南。根据会议回执,准确统计参会代表人数,编制会议服务指南。包括:

①会议议程安排、组织机构。包括会议总协调、秘书组、会务组、宣传组等会议工作人员联系电话和房间号。

②会议须知。包括就餐时间和地点、会议要求和注意事项。

③会议代表名单。包括代表姓名、性别、民族、单位职务、房间号、餐桌号(如有集体活动的,还需注明乘车号)。

④召集人汇报安排。包括公司领导、召集人名单和汇报时间、地点。

⑤会议代表分组。包括各组代表、召集人、联络人、讨论地点。

⑥列席代表名单:包括姓名、单位、职务。

⑦会场座次表。

(9)准备会议用品、设施等。主要包括:

①文件袋。文件袋内装代表证、房卡、会议服务指南、签字笔、笔记本。会议文件由秘书组根据情况装袋或直接到会场发放。

②会议引导牌。包括报到处、主会场、餐厅、分组讨论会场、汇报厅、贵宾接待室等。引导牌采用集团公司统一标识。

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③会议办公用品。在会场附近充分准备如电脑、打印机、传真等办公设备以及耗材、办公用品等,达到集中办公条件。

④备好参会领导和会议代表席签。

(10)会议宣传方面准备。本着隆重、热烈、简朴的原则,视情况制定会场内外环境布置方案。可包括:

①会场外布置。包括会议宣传标语、气球、彩虹门等。

②悬挂宣传标语。

③制作会场外欢迎横幅、电子标语。

④制作主会场背景板、会场尾标。

⑤制作宴会厅背景板。

⑥制作会议展板、宣传片等。

⑦制作奖杯、奖牌、绶带和获奖证书。

⑧安排集体合影场地。包括前排座椅、椅签、后排的踏步等。

(11)交通方面准备。

①安排专人负责车辆调度和指挥,做好接送站的工作方案。

②准备好迎接外邀领导的车辆和接送会议代表的中巴车和商务车。

(12)安排会场。

①预定会议用鲜花、绿植,制作主席台效果图并请领导

审定。

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