山西大学档案管理办法

山西大学档案管理办法

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第一章总则

第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条山西大学档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是国家和学校的宝贵财富，由档案馆集中统一管理。

第三条档案工作是学校的重要基础工作之一，也是学校各项工作的组成部分，学校要把档案工作纳入总体发展规划。

第四条学校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与职责

第五条档案馆为处级建制，既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门，同时还肩负着爱国主义教育、校史校情教育等任务。档案馆根据工作需要，在馆内设立相应的科室，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。

第六条需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。档案分室是档案馆的分支机构，分室行政上受所在单位管理，业务上受校档案馆指导、监督和检查。档案分室每年要定期向档案馆报送新增档案目录，移交永久保存的档案。

第七条档案馆设馆长一名，副馆长二名。档案馆馆长、副馆长应具有高级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神；档案工作人员应当具有本科以上学历，具备档案业务知识和现代化管理技能，热心档案工作，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守。学校各部门要有分管档案工作的领导，并根据实际需要配备专（兼）职档案人员，负责配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度，实施学校档案工作计划、规划，收集、整理、立卷和向档案馆移交本部门形成的档案材料等工作。

第八条档案馆的主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；

（四）编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）负责组织全校档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作；

（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；

（八）开展档案学术研究和交流活动；

（九）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；

（十）管理、维护校史展和姚奠中艺术馆，做好接待工作。

第九条专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十一条学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十二条学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围：（一）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。（二）行政类：主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于行政工作的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。

（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号执行。

（六）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。（九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学，境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号执行）。

（十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。

（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。

（十四）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。

各类档案归档时间：