信息技术与档案管理的有效结合

信息技术与档案管理的有效结合

笔者所在的南洋模范初级中学，得天独厚的人文环境滋养培育着学校的人文气息，多年来形成交响乐和篮球的教育特色，并在国际文化艺术交流和国内学生运动赛事中屡获佳绩与好评。诸多的表彰奖励，带来大量的荣誉实物档案，成为学校档案中的奇葩。本文结合运用信息技术管好、用好荣誉实物档案的实践活动，就实现信息技术与档案管理的有效结合进行初步的探索。

1 整合资源

近年本校获奖荣誉逐年增多，仅学校集体得奖就有数百项、荣誉证书、锦旗、奖牌或奖杯等数量更多。出于宣传陈列等工作的需要，荣誉实物不是马上就放在档案库房保存，若不采用信息技术及时做好荣誉实物信息收集工作，会影响荣誉档案管理和档案作用的发挥。因此除按传统的档案管理方法外，对荣誉实物档案进行分类编号、粘贴档号标签外，还要对其进行数字化加工处理。一般尺寸的奖状或证书，用扫描仪转换为电子文件形式，扫描分辨率设置以600像素为宜，既不会因为数据量太大影响存储，又能满足清晰度要求，适合再次打印。图片最好以JPEG格式保存，以便网络传输和今后利用时的剪切修改。奖牌、奖杯之类的3D实物，则要

用数码照相机拍摄，拍摄要选择相同的背景，既不要逆光，也不能背光，形成的数码照片文件同样以JPEG格式保存。荣誉实物有了替身的电子文件，既起到双保险作用，也实现了档案信息的整合，为资源共享奠定基础。

学校还有大量的教师个人和教师辅导学生获奖的奖状、荣誉证书、奖杯等属于本人所有的荣誉实物。这些荣誉从不同的角度反映了学校各项工作的足迹，与学校的发展紧密相关。因所有权关系，学校档案室只能接收这类奖状、证书的纸质复印件，有时获奖本人把实物遗失或损坏了，在提供利用时带来麻烦。因此，档案人员在征求获奖者本人同意的情况下，借用实物原件，用扫描仪、数码照相机等设备，处理成电子文件形式后再将原物归还，主动做好信息收集工作，让这部分荣誉实物借助信息技术也能栩栩如生，更好地发挥作用。

为便于掌握各年级、各部门获奖情况，跟踪做好荣誉实物的信息收集工作，学校专门指定人员收集学生奖状、证书复印件，做好获奖情况记录，编制获奖项目登记电子表格。表格按照“科技类”、“德育类”、“学科类”、“体育类”、“艺术类”等分类设计，记录了获奖学生所在届别、年级及班级、辅导教师名字以及所获奖项的全称、等级等信息，并与奖状（证书）复印件相对应。电子表格通过学校网络传输十分便捷，对学校档案室整合信息资源做到了心中有数，也起到了

按时移交归档材料的提醒作用。

2 系统整理

对收集整合的荣誉实物档案信息，要进行系统整理，才能做到及时准确地提供利用。实践中，一是运用信息技术搭建基本框架。根据学校档案分类大纲，荣誉实物档案分为奖状、证书、其他（奖杯、奖牌、锦旗及光荣册等）三类。据此，可在计算机上创建相应的文件夹目录，文件夹下的案卷目录按问题分类，案卷目录还可以与记载学校每年获奖情况的分目录相互对照，方便查考。

二是运用信息技术做好基础数据整理，用Excel表格详细记录每年学校集体以及教职工个人获得的各类奖项。表格的项目内容越详细，就越能满足不同的信息利用需要。如设置“所属类型”、“获奖类型”、“获奖级别”等选项，在提供利用时，借助工作表的“筛选”功能，不管是以“所属类型”，还是以“获奖级别”，或者以“教师姓名”分类，都能按不同的需求编排生成所需信息表格。这些分类表格，为学校年终总结、申报市、区级学科评比、教师节表彰以及迎接各项工作检查，带来不少方便。

三是运用信息技术做好分类汇总。根据学校各项工作的档案利用需求，设置专题文件夹，并将荣誉实物档案信息与之挂钩。如在“组织沿革”文件夹下创建“荣誉称号”目录，并以年度区分，记录学校及教师个人每年的获奖情况，

与组织沿革的信息相互对照。每年生成的教职员工个人荣誉档案目录，完整记录教师和职工个人获奖情况，与教工业务档案交相辉映，提供参考便利。设置行政管理目录，记载“安全文明校园和平安单位”、“市园丁奖”等荣誉称号；设置党务管理目录，记载“好党员”、“优秀党组织”、“市三八红旗集体”等荣誉称号；设置教学管理目录，记载“骏马奖”、“耕耘奖”、“育人奖”、“优秀教研组”、“学科带头人”、“中青年骨干教师”等获奖情况；设置团队目录，记载“优秀团组织”、“一团一品”、“青年岗位能手”、“新长征突击手”的获奖情况，如此等等，这些电子汇总表格从各个领域和不同的侧面反映学校的全面发展，是客观的历史依据和重要的参考信息。

3 综合提供利用

档案管理的最终目的是为了用好档案，荣誉实物档案运用信息技术可以实现综合提供利用，提高档案利用的效率和质量。以每年生成的学校和教工个人获奖表格为例，外观

上看似与其他表格并无差异，但它不仅仅是文字和数字的记录，当鼠标指向它的选项“分类号”时，可以连接到相应的荣誉实物图片上，提供更加生动形象的信息。这里运用的是“超链接”技术，把荣誉实物的图像信息与表格数据连接为一体。

综合提供利用在学校实际工作当中发挥了很好的作用，每年年终学校绩效考核评估，将反映工作业绩的荣誉档案图

表文件上传至主管部门，可以显著提高工作效率；在各类工作检查中，这些荣誉档案图表文件具有一目了然的效果，不用档案人员来回奔波去库房调取实物，对荣誉实物也起到一定的保护作用。学校曾接待一位毕业学生的家长，因孩子申请去国外读书，对方学校听说孩子在校期间是篮球队的主力队员，要求提供相关获奖情况和照片，综合提供利用很快满足了学生家长的需求，及时解决燃眉之急。

根据日益增多的在校生和毕业生对荣誉档案的利用需求，可以借助信息技术，将学生荣誉档案与学生学籍卡档案实现有效的结合，方便提供利用。如创设“个人素材”文件夹，将每个学生的获奖情况与学生学籍卡系统相结合，那些需要提供学业或品学兼优表现证明的学生，不仅能开具成绩证明，还能打印出各种获奖证书实物图片。同样道理，可以为学校每位教职员工建立文件夹，把相应的获奖电子文件以“快捷方式”与之相关联，为考核测评、职称评定、职务晋升提供图文并茂的佐证。

4 注重安全

信息技术在给档案管理带来高效、便捷的同时，也有安全性、有效性的软肋，一旦数据损坏或者信息泄露造成的损失是不可弥补的。因此妥善保管、注重安全应当放到档案管理重中之重的位置。

硬件设施是实现妥善保管、有效利用的基础保障。“工