国家税务总局关于印发《全国税务机关归档文件整理办法(试行)》的通知

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国家税务总局关于印发《全国税务机关归档文件整理办法(试

行)》的通知

【标 签】归档文件整理办法,全国税务机关

【颁布单位】国家税务总局

【文 号】国税发﹝2000﹞204号

【发文日期】2000-12-12

【实施时间】2000-12-12

【 有效性 】全文有效

【税 种】征收管理

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，扬州税务进修学院：

为适应办公自动化建设的需要，提高税务档案管理水平，经部分地区税务机关试点，根据国家档案局中央档案馆关于发布《〈归档文件整理规则〉等7项档案工作行业标准的通知》（档发［2000］12号），总局决定，2001年全国税务机关全面试行新的归档文件整理办法。现将《全国税务机关归档文件整理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。

为配合此办法试行，总局开发了税务档案管理软件，可于2001年2月后在税务系统广域网上下载使用。望各单位将此办法试行中发现的问题和建议及时向总局办公厅反映，以便修改后正式下发执行。

附件1：归档章、归档文件目录及其封面、档案盒、备考表式样（略）

附件2：全国税务机关归档文件整理办法（试行）

附件2： 全国税务机关归档文件整理办法（试行）

第一条 为适应办公自动化建设的需要，提高税务档案管理效率，根据国家档案局的要求和税务档案工作实际，国家税务总局决定对全国税务机关文书档案、案件档案整理归档方

法进行改革。

第二条 取消文书立卷、案卷装订和编写页码，并不再编写案卷目录、文号索引清题目录（或卡片）等检索工具。将档案管理的保管单位由案卷改为“件”。

第三条 确定归档文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件正本（包括附件）与定稿为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

第四条 文件（包括正式发文和其他应归档材料）定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。

第五条 已实现办公自动化，在本单位内部取消纸质文件的，将印刷发出的纸质文件加盖印章存档。

第六条 应归档的电子文件（包括各版本）与纸质文件标引一致，并存入档案数据库。

第七条 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制。

第八条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第九条 归档文件可以接照年度——保管期限或者保管期限——年度等方法进行分类。归档文件数量不多的单位可以直接按照年度进行分类。分类方法应保持稳定。

第十条 归档文件应按件选用无酸纸信封角、不锈钢曲别针、棉线进行装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

第十一条 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件字号、时间、重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

第十二条 国家税务总局内设机构应归档文件按下列顺序进行排列：国税发文件、国税函文件、国税明电、与其他单位的联合发文、国税任字、国税办发、国税办函、司局发文和便函、会议文件。签报和其他本单位工作中形成的材料、本单位编发的信息、重要收文等。同一种文件按文号或者日期进行排列。有关同一年度同一问题的文件（如关于同一问题补充通知、更正通知，关于同一个人的任免通知）不受此限，可以排列在一起。

第十三条 在每“件”文件第1页的右上部空白处盖上本单位统一刻制的归档章（见

图1）（略），并使用钢笔、蓝黑或黑色墨水填写有关内容。

全宗号：当地档案馆给各立档单位档案全宗的代号，可以刻在章上，没有代号的可以不填。

年度：用4位阿拉伯数字填写档案所属年度。

室编件号：用阿拉伯数字填写档案室对该件所编的顺序号。

机构或问题：为该件所属内设机构的全称或者规范化的简称，可以刻在章上。

保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

馆编件号：按进馆要求填写。

第十四条 档案保管期限仍按《全国税务机关档案管理办法》（国税发〔1996〕64号）的规定执行。

第十五条 抄写归档文件目录，目录样式如图2（略）。

以“件”为单位按排列顺序抄写目录。复文和来文为一件的，只抄写本单位制发的文件目录，并在“备注”中填写“附来（复）文”。目录统一使用A4幅面的纸张，用小四号字。

件号：按文件排列顺序填写。

责任者：填写对该文件负责的单位名称（使用全称或者规范化的简称）或者人名。

文号：填写文件字号或者期刊编号；没有文号或者期刊编号的，不填。

题名：填写文件标题，除联合发文外，标题中的单位名称可以省略；没有标题的，可以填写事由，外加“〔〕”。

日期：正式文件填写签发日期，其他材料填写形成日期，用8位阿拉伯数字填写，

如“20000101”、“20011231”。

再数：按该件有字的负面计算，用阿拉伯数字填写。

备往：填写需要说明的问题。

没有按保管期限进行分类的，在归档文件目录中可以增加卫拦“期限”，填写文件所属保管期限。

第十六条 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图3）（略）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

第十七条 将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊上各项。

档案盒封面应标明全宗名称（见图4a）（略），外形尺寸为310mm×220 mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图4b图4c）（略）。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

档案盒应采用无酸纸制作。

第十八条 在档案盒内文件之后置放备考表，项目包括盒内文件情况说明、整理人。检查人和日期（见图5）（略）。

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期：归档文件整理完毕的日期。

第十九条 各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，扬州税务进修学院可以根据本办法制定具体实施办法。

第二十条 本办法由国家税务总局办公厅负责解释。

第二十一条 本办法自2001年1月1日起实施。

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