关于档案管理现代化的思考

关于档案管理现代化的思考

发表时间：2016-06-08T15:34:38.887Z 来源：《中国医学人文》(学术版)2016年2月第3期作者：吴振中

[导读] 本文首先对档案管理现代化的内涵及意义进行探讨，随后分析档案管理现代化的现状及问题，最终提出相应的建议。

吴振中

山东省德州市人民医院 253000

【摘要】信息技术的的发展以及各类新型设备与技术在管理工作中的应用对档案管理提出了新的要求，档案管理现代化成为档案管理工作者需要面对的新课题。档案管理现代化从一方面来说是为了实现社会发展而提出的内在要求，另一方面也是实现服务社会这一目标的基础条件。本文首先对档案管理现代化的内涵及意义进行探讨，随后分析档案管理现代化的现状及问题，最终提出相应的建议。

【关键词】档案管理；现代化建设；问题；建议

随着科学技术水平的提高，尤其是信息产业的崛起，知识经济在经济发展中占有越来越重要的地位，计算机技术、网络信息技术的应用对档案管理工作带来很大的冲击，产生深远的影响，这也是信息时代发展的趋势。加快档案管理现代化的建设步伐成为促进档案管理工作是档案部门的当务之急。

一、档案管理现代化的内涵意义

（一）档案管理现代化的内涵

档案指的是过于及现在的国家机构、社会组织或者个人从事的科学、文化、经济、政治、宗教等社会活动过程中形成的对国家和社会有价值的图像、声音、文字等记录。档案管理工作则是指对着写已经发生的时间和得到的资料进行记录、整理、保存和利用。因此，但管理是一项具有严谨性和复杂性的工作，也是一项具有重要意义的工作。档案管理现代化是社会现代化的重要内容之一，基于社会发展的角度而言，档案管理现代化是档案管理部门主动与科学技术的连接的活动。现阶段档案管理现代化的内涵主要包括档案管理观念的现代化、发展水平现代化、档案管理设备现代化以及人员的现代化等。

（二）档案管理现代化的意义

（1）档案管理现代化是社会发展的内在要求管理现代化所指的是将管理工作信息化，应用现代科学技术方法与手段，对管理工作中存在的规律性问题进行研究和探讨，这是管理工作的持续性改善。进入21世纪之后，信息技术手段日新月异，对传统的档案管理工作体系进行改革至关重要。

（2）档案管理现代化是社会现代化发展的必然要求对档案进行管理历史上各个时期延续的任务，也是造福于子孙的工作。其管理的档案直接为社会现代化建设服务，但是开展各项工作赶紧和必要条件，合理充分地开发和利用档案能够取得明显的经济和社会效益。

二、档案管理现代化的本质

档案管理现代化既是社会发展的硬件建设工作，同时也是软件建设工作。需要注意的是档案管理现代化工作并不是局部的调整，而是一项整体规划工作，具有长期、持久的特点，需要较长的时间进行改善，不能够追求一蹴而就。同时，档案管理现代化是一项全前瞻性的工作，不能够让档案管理工作落后于社会发展，必须与现代化紧密结合在仪器。在现代化建设进程中，必须对社会发展实际进行探讨，判断但管理现代化的价值，选择其中有价值的成分作为目标。还需要注意的是，档案管理现代化建设并不能单纯的以国外社会的情况作为衡量的指标，必须结合我国的实际国情，考虑国内经济发展状况决定档案管理发展趋势。因此，档案管理现代化是一个创新的、动态和发展的过程。

三、档案管理现代化工作面临的主要问题

（一）档案管理现代化的意识薄弱

当今社会对于档案管理现代化的概念作用知之甚少，相关单位管理层以及人民大众的档案管理意识非常薄弱，单位中领导对于档案管理现代化认识不足直接导致档案管理现代化进程慢，很多单位仍然沿用传统的手工管理体系，不利于档案管理现代化的发展。

（二）档案管理标准化和规范化工作质量不高

但管理标准化与规范化是实现档案管理现代化的重要环节，但是当前档案管理现代化理论研究方面存在不足，作为一项系统工程，各个方面的因素相互协调性较差，需要各方面的支持和重视，促进档案管理标准化和规范化工作质量的提高。

（三）档案管理现代化人才的缺乏

要实现档案管理现代化首先应当事先理念、方法和人才的现代化，但是我国档案管理人员的素质普遍不高，很多单位中选择闲散人员上岗，其本身的文化水平不高，对于新的技术设备的使用、维护方法没有了解，管理技能不高。大部分单位的档案管理人员还停留在收发文件、查找和保存的方面，无法满足档案管理现代化的需求。

（四）基础设施条件较差

基础设施设备是实现档案管理现代化的前提，但是目前各单位档案管理工作条件较差，不仅表现为现代化技术设备的缺乏，同时还存在档案质量不高、检索工具的缺乏，很多单位中没有按照国家标准进行立卷、编目和检索。

四、档案管理现代化建设的策略

（一）更新档案管理现代化理念

意识和理念是工作的原动力，只有更新档案管理现代化理念才能够推动工作的发展。缺乏档案管理现代化观念的情况下，及时有先进的管理设施和人才也无法大道管理目标。因此，当前首要解决的就是更新管理理念，提高对于档案现代化管理的认识。尤其是随着政府网络化工作模式的建立，要求档案部门加快信息建设的步伐，适应公众对于档案心绪的需求。档案工作者应当解放思想，充分考虑人民大众对于信息和知识的需求，开发和开放档案信息资源，积极主动为社会发展提供优质服务。

（二）加强人才队伍的建设

档案工作者如果不接受新的知识和技术，仍然无法适应新形势改革的需求，因此，加强人才队伍建设非常重要。首先，通过教育培训，提高工作人员的素质，档案管理工作者要加强档案管理主体意识以及对大内容的获取意识，提高人员对现代化信息技术与设备的应用水平，掌握获取到信息技术以及创建信息网络的方法，进而提高档案信息的效益功能，促进管理水平的改善；第二，通过调配和培养，充

实档案管理现代化人才队伍。有计划地对掌握计算机技术、了解档案管理工作的人员进行调配，构建出一致高素质的管理队伍。

（三）创新档案管理现代化手段

首先是对传统的管理手段进行改变，实现档案管理的标准化。当前计算机信息技术发展水平较高，应用于档案现代化管理中的工具也越来越多，改变传统档案记录与管理方式非常关键。只有紧跟网络信息技术的步伐才有可能实现档案管理的标准化，结合网络技术实现档案管理现代化。有研究证实，档案信息室适宜中非常高效的管理方式，不但能够提高管理效率，还能够加快档案工作从传统手工操作走向现代化的步伐。此外，认真贯彻各项档案管理内容标准是实现档案管理现代化的重要途径。电子计算机的高效率特性能够促进档案管理标准化执行。而杂乱的档案计算机是难以管理的，即使能够管理也会因为资源混乱以及运算的复杂导致管理效率下降。

结束语

综上所述，档案管理现代化是一项综合性的工程，也是一个循序渐进的过程，但是当前档案管理现代化工作进程中还存在较多的问题，且不同地区、不同单位的经济条件、设施设备以及人员条件都存在较大的差异。要促进档案管理现代化，应当有计划的开展研究工作，在了解实际问题的基础上采取针对性措施。

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