办公室文秘培训课件

• 共青团中铁十八局集团委员会：
•
共青团中铁十八局集团第四工程有限公司第一届委员会自2009年XX月选
举产生至2012年XX月任期已满X年，根据《中国共产主义青年团章程》的规
定，经公司团委委员会议讨论，拟定于今年五月上旬召开共青团中铁十八局
集团第四工程有限公司第二次代表大会。有关事项请示如下：
•
一、大会时间
的会议纪要都要有结尾，有的会议纪要就不需要。
范文一
• XXX公司总经理办公会议会议纪要
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时 间：
•
地 点：
•
主 持人：
•
参加人员：
•
2015年X月X日下午，公司召开第三次总经理办公会议，研究讨
论公司部门工作调整事项、职工效工资发放问题等事宜。会议由XXX
总经理主持，公司领导，机关各部科室负责人参加。现将会议决定事
• （1）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关 单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
• （2）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神 、告知或者交流重要情况。
• （3）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回 复上级机关的询问。
• （4）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
• （5）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
• （6） 总结和经验材料。
• 通用（专用）公文的特点：
•
每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、撰写程
式、行文格式和语言特点。其重要特点就是行文的规范化，
制度化和标准化。
•
“戴着紧箍咒擒妖”、“带着镣铐跳舞”。
• 事务性公文的特点：
•
有各自的文体要求，没有通用公文要求严格，自由发
一、办文
• （一）公文起草 • （二）公文处理
（一）公文起草
• 公文概念：
•
公文是公务文书的简称。是实施领导、履行职能、处
理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公布规章制
度，传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工
作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要文字
工具。
• 公文（广义）种类：
行署名
落款一般分两行书写，写在正文右下方：第一
第二行写日期。
范文一：
•
关于XX项目部召开2015年半年工作总结会的通知
项目所属各部、科、室及分部： 为了加强落实项目2015年的工作目标，提高项目的技术、生产、质量、管理水平，定 于XX年X月X日召开项目2015年半年工作会。具体事宜通知如下： 一、与会人员
挥余地较大，写作水平主要体现。
几个常用且容易混淆的文体及写法
• 通知和通报：
• 主要体现在周知事项上。
•
通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的
事项是具体的，具有一定的约束力；
•
通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单
位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通
情况的作用。
通知的写法
• 汇报材料和经验材料：
•
汇报材料和经验材料都属于事务性公文。
1、关于二者的范畴 2、关于二者的不同 3、关于二者的格式
• 汇报材料的范畴：
•
汇报材料，是单位或个人向上级机关、上级组织或上
级领导汇报工作、生活、思想等情况，具有特定目的和一
定格式的公用文书。
• 上行性 目的性 工具性
• 经验材料的范畴：
汇报材料的整体思路和格局
• （例）XXX(单位)2014年工作总结暨2015年工作计划 • 开头部分阐明汇报材料的主要目的和主要做法 • 一、项目工程概况 • 1、在建工程进度和施工基本情况。 • 2、完成产值指标和经营盈亏情况。 • 3、总结施工过程中好的施工技术、优秀工法、成本控制、二次经营等方面的管理方法
• 3、结语。另起一段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否， 请复”，“以上请示，请予批复”等
• 4、尾部。就是落款，包括署名和成文时间两个项目。但标题已经写 明发文机关的，落款处就不再署名，但需要加盖单位公章；成文时间 的数字要用阿拉位数字标注。
范文一
•
关于召开中国共产主义青年团第二次大会的请示
•
经验材料，是单位根据上级安排，在本系统一定范围
内交流工作经验，具有特定主题和一定格式的公用文书，
是宣扬本单位成绩，促进全系统工作的重要工具。
• 指定性 主题性 工具性
• 汇报材料和经验材料的不同：
•
起因不同
•
受众不同
•
•
作用不同
提炼程度不同
行文风格不同
汇报材料的一般格式（以项目汇报材料为例）: 1、工程概况 2、工程特点 3、施组计划及施工方案 4、工程进展情况及取得的阶段性成绩 5、围绕汇报主题（目的）的主要管理措施 6、下一步的施工计划安排 7、下一步拟采取的主要管理措施 8、存在的困难和问题 9、表态性的结束语
• 3、时效性---具有时效性，内容必须是针对本单位当前工 作中出现的情况和问题，为及时解决问题而行文，上级机 关做出答复之后要及时付诸实施。
• 4、单一性---请示一文一事。一般只有一个收文机关，如 果需要同时呈送其他上级机关，也只能用抄送形式。
请示的格式
• 一.首部
• 1、标题。一般两种写作方式：一种是由发文机关名称+事由+文构成 ，如《XX项目部关于成立党工委的请示》；另一种是由事由+文种构 成，如《关于展开清理施工队伍的请示》。
• 一般采用条款式行文，简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照 执行。一般包括标题、称呼、正文和落款四个部分。
• 如：
通 知（重要通知、紧急通知，前面也可以加 上通知的主要内容）（居中）
被通知者的姓名或单位名称（第二行顶格处写）：
正文（空两格），正文因通知的性质不同内容也有所不同。会议通 知除写清会议时间、地点、参加会议的对象以及会议主题外，还要写 清对与会者参加会议时的要求。事项性（工作）通知，既要写清所通 知事件的具体要求和做法，还要写清楚执行该事项的目的和意义。
分享
• 1、报告在写作中尤其应当注意写作语气、态度，不能与 请求混淆。报告中的内容是对工作事项的汇报，不能夹带 请示工作中的不明事项，否则会因报告不需批复而影响请 示事项的处理和解决。
• 2、报告的材料来源要真实。向上级汇报工作应本着实事 求是的态度，对过去的工作如实汇报，不能有不真实的地 方。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不 能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。应在调查研究、全 面掌握情况的基础上进行写作。
• 报告与请示：
• 共同点：均是上行文，陈词恳切，语气谦恭。
• 区别：
•
1. 行文功能不同。报告主要是向上级单位汇报情况、
反映问题；请示主要是请示上级单位批准、指示和解决问
题。
•
2. 处理方式不同。报告属阅件，上级单位可只阅不回
复；请示属办件，上级单位无论同意与否，均应回复意见
。
• 3、时间要求不同。请示应在事前行文，即事前请示，不 得“先斩后奏”；报告一般是报告有关情况或办理结果， 在事前、事中、事后均可报告。
• 4、内容繁简不同。请示一文一事，报告一文一事，亦可 一文数事。
报告的特点和格式
• 一、特点 • 报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关
询问。它的主要特点是客观性（内容必须真实，符合客观 实际，不能弄虚作假）、政策性（反映出在实际工作中对 上级方针政策的认识和落实情况）和陈述性（概括陈述式， 以传述和说明为主，只要求做粗线条的勾勒，而不要求详 述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节）。 • 二、格式 • 包括标题、正文、落款
• 一、标题（分两种形式） • 1、由会议名称+文种会议纪要两部分组成。 • 2、由说明会议意义或内容的正标题+说明会议名称+文种
的副标师三个部分组成。 • 二、正文 • 1、导言。简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和
议程等内容。 • 2、主体。会绍会议的主要精神。 • 3、结尾。一般是提出对与会者的希望和要求。不是所有
减或更改内容，必须保证把写的材料是真实地反映会议内 容的。 • 2、条理性：要对会议精神和议定事项分类别、分层次地 进行归纳、概括，使之条目清晰、逻辑清楚。 • 3、概括性：是对会议要点的记录，以极为简洁精练的文 字高度概括会议的内容和结论。 • 4、广泛性：任何类型的会议都可印发纪要。
会议纪要的格式
• 3、主旨要鲜明，知道工作的中心和重点在哪里，保证全 文观点鲜明、条理清楚、语言简洁、思想深刻。
请示的特点
• 1、祈请性---请示是下级机关请求指示和批准的公文，内 容和行文语气、态度上都有祈请性。
• 2、呈批性---目的是请求上级批准请示事项，以便解决某 个具体问题，或请求上级机关就相关事项做出明确答复。 上级机关对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给 予明确的“批复”回文，做出答复。
1、通用公文（狭义的公文）： （党政机关公文处理工作条例：15种，中国铁建股份有 限公司公文处理办法：11种）
2、专用公文（国书、照会，起诉书、判决书等）
3、事务性公文 （规章制度、信息、简报、计划、总结、合同、讲话稿
、述职报告、调查报告、工作报告、汇报材料、经验材料 、致辞、主持词、论文、贺信等）
项目领导班子，各部科室及分部负责人 二、会议地点和时间 地点：项目会议室 时间：XX年X月X日15：00-17：00 三、会议要求 1.个人发言内容要形成书面材料，会后交项目办公室存档。 2.联系人：王某,电话：13512345678
XXX项目部 2015年6月1日
分享
• 通知的行文比较灵活、自由，在写作过程中，形 式和格式上要具有规范性；在行文过程中，观点 要具有严谨性，态度要具有鲜明性。所以在通知 的写作中，第一，要明确通知的中心思想。第二， 在锤炼词语方面多下功夫。第三是力求用简约的 语言表达丰富复杂的思想内容。通知不但要求准 确、明确、生动、鲜明，还必须简洁、精练。通 知写完后还要进行检查，对词语仔细推敲，斟酌 删改。
办公室文秘
基层政工干部培训第一讲
文以载道 会求周全 事达圆满
——就“办文、办会、办事”与政工干部同仁共勉
刘晓云 2015年5月1日
关于项目办公室工作
一、具体业务
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1、公文处理；
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2、印章管理；
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3、考勤、请销假业务；
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4、车辆管理；
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5、办公用品购置；
6、综合治理；
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7、项目驻地办公区及生活区设施维护；
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8、食堂、招待管理；
•
9、工作信息编发；
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10、档案管理。
•
重点讲一下公文写作及办会
对从事办公室文字工作ห้องสมุดไป่ตู้最贴切的比喻
起得比鸡早
•
干得比• 牛多
跑得比兔快
睡得比狗晚
要求也是性质体现
比牛更勤奋 比兔更快捷 比猴更机灵 比狗更忠诚
关于办文、办会、办事的几点认识
办文、办会、办事是办公室特别是文秘工作的主要特点， 是政工干部工作能力的重要表现，也是个人管理水平、业 务能力和素质修养的体现。这里重点讲一下办文和办会。
项纪要如下：
• ………..
•
会议最后强调，岗位调整工作关系着公司的建设与发展，要不断
完善岗位调整工作，要加强公司内部管理，增强工作的针对性和有效
性。
分享
• 在写会议纪要时要注意以下四方面的内容 • 1、要准确地集中会议的意见。如果会议中存在分歧，没有取得一致
的意见，一般不要写入纪要；但是对少数人的意见要记录在案，以供 日后实际工作中参考。 • 2、不同的会议纪要写作的重点不同。例会和办公会议的会议纪要， 重点将会议所探讨研究的问题和最后的决定逐条归纳，清晰扼要地列 出；摘要式纪要，则要有侧重地保留发言者的风格。 • 3、在行文过程中要用“会议”做主语，即在写作中多用“会议认为 ”“会议确定”“会议强调”“会议听取了”“会议讨论了”等词语 来提示段落内容，表示这是一篇会议经要而不是其他的文种。 • 4、会议纪要是对一个会议的整体记录，但不是详细、细致的记录， 而是纲举目张，对会议主要观点和主要精神的提纲式记录，因此在语 体上主要有概说性、书面性与口语性相结合的特点。
•
二、大会地点
•
三、大会主要内容
• ……
• 以上请示，如无不当，请批复。
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共青团中铁十八局集团第四工程公司委员会
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2012年5月4日
会议纪要
• 会议纪要是产生于会议后期或者开会后，适用于记载和传 达会议情况和议定事项的公文文种，属纪实性公文。可用 于通报情况或作为执行依据。
• 特点： • 1、纪实性：是对会议实况的一种缩略反应，不能随意增
• 2、主送机关。主送机关指负责受理和答复该请示文件的机关。每份 请示文件只能写一个主送机关，不能多方请示。
• 二.正文
• 1、开头。交代请示的缘由，原因要写得客观、具体，理由要写得充 分、合理，这样，上级机关才能及时决断，予以有针对性的批复。
• 2、主体。说明请求事项，内容力求单一，只能请求一件事。请示事 项要写得具体、明确、条理清晰，以便上级机关给予明确批复。