档案管理培训课件ppt(37张)

❖ 2、收集工作的原则 ❖ 齐全完整，是收集工作的基本原则。 ❖ 一是全面收集，“四个方面”齐全 ❖ 二是重点收集，以“我”为主。 ❖ 三是帐外文件的收集 ❖ 3、检查已归档文件材料的质量 ❖ （1）收文的正件与附件是否齐全完整。 ❖ （2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。 ❖ （3）发文的定稿与印件是否齐全完整。
以“件”为单位归档的好处
❖ 方便整理，减少手工操作，便于现代化管理； ❖ 减少案卷题名的题写编制； ❖ 方便查阅； ❖ 有利于保密、复制等
文件级整理程序wk.baidu.com
❖ 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级 整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致 需要十一道程序，即收集文件、区分归档范 围、分年度、分类别、分保管期限、修整文 件、装订、排列文件、编制件号、编制归档 文件目录、装盒。
批转、转发年度。 ❖ 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所
专指的年度。 ❖ 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 ❖ 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 ❖ 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 ❖ 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 ❖ 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决
第一讲
归档文件的
收集
一、收集文件
❖ 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一 定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的 文件材料，加以清交、聚集的工作。
❖ 1、收集文件的意义 ❖ 收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的
对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、 完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确 保整理工作质量的前提条件和物质基础。
定归档的年度。
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❖ 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。 ❖ 10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。 ❖ 11、翻印的文件，归入原件的所属年度。 ❖ 12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专
门年度立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至 次年的8月31日为一个学年。 ❖ 13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档， 如确有必要，可归入使用年度。 ❖ 14、非诉讼案件材料，归入结案年度。 ❖ 15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内 容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其 所属年度。
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三、分年度
❖ （一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期） ❖ （二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 ❖ 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 ❖ 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入
二、区分归档范围
❖ 区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。 ❖ （一）归档文件材料的范围 ❖ 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 ❖ 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家
建设和历史研究具有利用价值的文件材料； ❖ 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭
• 2、区分归档范围 • 4、分类别 • 6、修整文件 • 8、归档文件的排列 • 10、编制归档文件目录
件的定义
件是指归档文件的整理单位。 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。如定稿过原不易装订（如法
规性文件历次修改稿），也可单独作为一件，即正本和定 稿各为一件。 3、正文和附件为一件。如附件多，并且比较厚，不易装 订，也可单独作为一件，即正文与附件各为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等， 虽然是两上不同责任者产生于两个单位的独立文件，但由 于其内容相同，又存在因果逻辑关系，利用时需要相互印 证，因此不易分散，应作为一件。
❖ 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 ❖ 9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一
份文件为一件。 ❖ 10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。 ❖ 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。
如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若 以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的 一套材料为一件。 ❖ 12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族 文本为一件。
❖ 6、转发与被转发件为一件。此类文件是一份文件的不同 部分，前者是贯彻执行要求，后者是具体内容，两者在发 挥效力方面难以分割，所以应作为一件。
❖ 7、正文与文件处理单为一件。文书处理工作比较规范的 机关，文件运转过程中一般都附有文件处理单或批办单、 发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等，这些表单真 实地记录了文件的形成和办理过程，是归档文件不可分割 的重要组成部分，所以应与文件作为一件。
证价值的文件材料； ❖ 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关
报送的重要文件材料； ❖ 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
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❖ （二）不归档文件材料的范围 ❖ 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办
理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的 文件材料，供工作参考的抄件等； ❖ 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价 值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修 改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不 需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部 互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料； ❖ 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件 材料，不需办理的抄送文件材料； ❖ 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况 反映，抄报或越级抄报的文件材料。
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归档文件 整理方法
今天，我们主要讲文件级整理方 法。文件级整理方法，就是将归 档文件以“件”为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，
使之有序化的过程。
主要内容
• 1、归档文件的收集 • 3、分年度 • 5、划分保管期限 • 7、装订 • 9、归档文件的编号 • 11、装盒