文档一体化管理的思考

文档一体化管理的思考
□符昌慧
【内容摘要】文件生命周期理论告诉我们文件和档案是同一事物在不同阶段的价值形态的不同体现，可实现文件管理、档案管理一体化。

高校文档一体化管理的实现须从建设规章制度、管理软件和安全管理等几个方面入手，以最终实现档
案信息资源化。

【关键词】文档一体化；生命周期理论；建设要素
【作者简介】符昌慧（1983 ），女，江苏建湖人；盐城工学院党委办公室，馆员；研究方向：电子文件管理
各项业务活动中形成的记录材料叫做文件，从这些文件材料中有意识地鉴别出有查考、保存价值的部分并按照一定的程序和条理集中保管起来，就形成了档案。

文件是档案的前身，档案是由文件转化而来，文件和档案实际是同一事物在不同阶段的价值形态的不同体现，两者之间的密切联系决定了文件管理和档案管理之间也存在紧密联系，据此提出了文件、档案一体化管理的概念。

在电子信息时代，电子文件随着计算机和网络技术的广泛应用占据了档案人的视野，文档一体化的管理要求得到了强化。

一、文档一体化管理的涵义
文件、档案一体化管理的科学含义———以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。

（一）文档一体化管理的目标是实现从文件到馆藏档案过程的全面控制和科学化管理。

传统以来“归档”是文件工作和档案工作的界限，所以片面地将“一体化”理解为“机关文书处理与档案馆工作的结合”。

科学的“文档一体化管理”是以文件生命周期为理论依据，实现从文件至档案的全过程都能得到有效控制和科学化管理。

（二）文档一体化管理的具体内容包含文件、档案生成一体化，管理一体化和利用一体化。

文件、档案生成一体化指文件最初生成阶段，对电子文件而言即设计管理系统之时就应预先树立档案管理意识，保证生成的文件符合档案管理的功能需求；文件、档案管理一体化指对文件和档案流程实施统筹规划和综合管理；文件、档案利用一体化指对文件和档案的利用进行合理协调，在文件阶段就可以履行为社会服务的义务，使文件和档案能及早地、最大限度地发挥作用。

二、文档一体化管理的理论基础和技术保障
（一）文件生命周期理论是文档一体化管理的理论基础，前端控制思想为文档一体化管理提供实践指导。

1．文件生命周期理论。

文件、档案是文件在整个生命运动过程中的不同阶段，其物质形态、信息内容等方面并无实质性改变。

纸质文件是实态文件，文件生命周期理论认为纸质文件要经历现行期、半现行期和非现行期三个阶段。

现行期是指文件从产生到分类保管的过程，因执行现行事物而被频繁利用；半现行期是指当文件接收的咨询利用的次数锐减时的状态；非现行期是指当文件不再被机构用于事物处理，被移交
们在实践中成长的机会，布置的任务从基础性工作向管理性工作任务转变，用创意性、规划性、统筹性的任务吸引学生参与实训，使学生对“校中店”的业务经营模式，包括客户、数据、市场信息、业务流程环节等，有比较详细的了解，激发实训学生创业意识和创业潜力，有意识地创造条件帮助学生日趋成熟；注意培养学生的全局意识和协作精神，防止和克服片面性倾向和以自我为中心的倾向。

（四）针对“成熟”学生运用的授权式为主的管理模式。

经过较长时期的“校中店”运营和管理实践训练，这个阶段的实训学生具备了相对较强的职业素养和较高管理技能，他们自我表现、自我独立的倾向开始突出。

面对这些“成熟”学生应该运用低关系、低任务的授权式为主的管理模式，即把实训重点放在就业指导、培养学生的独立性和创造性的训练上。

这一阶段，指导教师应致力于加强就业指导和职业技能训练，“校中店”实训基地的人才培养计划中包括店长、店员等不同岗位培养方案，针对“成熟”学生结合他们的兴趣和就业意向有倾向性地安排实训任务；给予实训学生充分的自主权，鼓励和支持他们提出的各类策划和营销方案，培养提高学生的社会实践能力和解决实际问题的能力；使学生在校期间就累积一定程度的“企业”工作经历，强化职业能力和职业素质，“职业化”培养人才的方式为实训学生毕业实习乃至就业奠定了坚实的基础，有力促进学生的就业质量和就业层次的提高，真正实现了毕业生与企业员工零距离对接。

【参考文献】
1．张云河，徐汉文，张法坤．商科高职院校“校中店”运营与管理实证研究──以无锡SY职业技术学院为例［J］．新疆职业教育研究，2012，4
2．赵永胜．“校中店”：高职商贸类人才培养的新模式［J］．职业教育研究，2012，9
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到档案馆或者被销毁。

电子文件的生命周期被分为三个阶段：概念阶段、创建阶段和维护阶段。

电子信息系统的设计、开发阶段被称为概念阶段，这一阶段就需要关注到电子文件终将变成档案时的凭证性和长期保存等各种问题；具体的电子文件在此可靠的环境中产生出来的阶段被称为创建阶段；电子文件产生后直至被销毁或长期保存前的整个过程被称为维护阶段，这一过程囊括了电子文件的现行、半现行、非现行三个不同阶段。

文件生命周期是指文件从产生直至销毁或者永久保存的整体运动过程，它是连续统一、前后衔接的过程，前一阶段文件的质量决定后一阶段档案的质量，应该将文件管理和档案管理看成是一个统一的系统工程，因此，文件生命周期理论是文档一体化管理的坚实的理论基础。

2．前端控制思想。

前端控制思想是在文件设计阶段中考虑到文件在生命周期各个阶段的管理要求，因为功能合理的文件管理系统是管理好电子文件的先决条件，并且监督文件的形成阶段和维护阶段，使电子文件顺利按照预先格式和程序生成符合规范的正式文本，确保电子文件的内容、结构和背景的完整性。

在电子文件生成之前就采取控制措施，能够有效保证电子文件的真实性，从而保证其归档质量。

前端控制思想也适用于传统载体文件，要求改变过去的文件与档案工作分段管理思想，对文件的生命周期予以全程管理，规划整个流程，从而发挥文件和档案各自的最大效能。

（二）技术保障。

文件、档案一体化管理不能只是理论上的设想，它是需要在实践中实施的管理方法和手段，计算机技术和网络技术为文档一体化管理提供了技术保障。

计算机技术简化了文件和档案管理工作程序，提高了工作效率，最重要的是改变了文件的生成方式和载体特点，文件、档案都越来越依赖于计算机生成和读取；网络技术改变了文件运转、传递、处理和利用的方式，文件通过网络可以异地处理，远程传递，依次为实行文档一体化管理提供了强大的技术支撑。

三、高校实行文档一体化管理存在的问题
（一）文件、档案门户分立。

目前，大部分高校文件和档案工作实行分开管理，分别设立办公室和档案馆两个职能部门各自开展自己的工作，两者各有一套完整的管理体系，实现“前端控制”会被认为是越权行为，导致文件在其生命周期中需要被多次登记和整理，造成了重复劳动，文档一体化难于实现。

（二）业务规范难统一。

根据文件生命周期理论，文件和档案属于同一事物不同处理阶段，有很多相同和相似的工作方法和手续，理所当然会有统一的制度和标准。

而实际情况却是：近年来档案部门配合现代化管理需要制定了行业标准，如《归档文件整理规则》等，而文件工作却依旧停留在陈旧的《发文稿纸格式》等标准上面，标准规范不通用导致文档一体化难以实施。

（三）计算机软硬件技术生命周期问题。

电子文件存储载体的寿命不是无限的，读写它的计算机软硬件也有生命周期，没有哪个厂家可以保证它生产的软硬件永远可以识别所有的数据，电子文件对设备依赖性大，文档保存部门需不停地复制文档数据，投入更新软硬件设备，这些都增加了部门管理的困难性和复杂性，对文档一体化管理提出了苛刻的要求。

（四）安全性得不到保证。

电子文件在提供方便的共享信息的同时，面临着计算机病毒，黑客攻击等不安全因素，使电子文件的归档利用遇到了纸质文件没有遇到过的新问题，也对文档一体化的实现提出了更高的要求。

四、建设文档一体化管理的基本要素探讨
文档一体化管理的基本要素有：建立电子文件管理规章制度、建设文档一体化软件系统、保障电子文件真实性、做好数据的安全和备份。

（一）建立文件规章制度。

针对自己单位的实际情况，结合单位的网络建设情况，制定与实际需求相适应的文件规章制度，使整个文档一体化的建设有章可循。

文件规章制度应包含文件的概念和标准、管理体制和职责、文件的收集整理和归档、档案的保管利用等等，这些规章制度可以对文档一体化建设起到统筹安排，职责明确，业务规范统一的作用，使文件部门和档案部门不再被严格区分，只是由不同的分工，文件部门人员接触部分档案管理工作，档案部门人员直接参与文件的建立过程之中，从此不再分门立户。

（二）建设文档一体化软件。

文档一体化软件的开发和利用是文档一体化建设的基础。

盐城工学院已有运转成熟的办公自动化系统和档案管理系统，所以目前盐城工学院正在探索将办公自动化系统生成的电子文件按照统一的业务标准和规范通过端口归入档案管理系统进行处理，从而实现文件、档案一体化管理。

（三）保障电子文件真实性。

电子文件真实性保障即电子文档的鉴定归档工作。

电子文件的信息与载体是分离的，传统的“原件”鉴定法不再适用。

电子文件的电子印章、电子签名等技术是鉴定电子文件真实性的依据，经过电子印章后的档案任何内容和形式上的变动都能被及时发现，确保电子文件和档案的真实性。

目前盐城工学院办公自动化系统中电子印章技术已经比较成熟，为电子文件的归档提供了便捷的鉴定方法。

（四）做好数据的安全管理和备份。

文档一体化管理系统建好后，还需要建立相应的安全管理和备份措施，需要配置整套备份系统，需要防止黑客和病毒的攻击，保证档案数据的安全，还需及时对病毒库进行升级，保证文件、档案的安全性。

五、文档一体化管理的发展前景
吴宝康先生说“文件管理与档案管理一体化是当今时代我国档案工作的两个可以预见的未来发展趋势和改革方向”。

随着信息化建设的不断深入，文档一体化管理模式将成为高校工作的主要运作模式，文档一体化建成实施后，文件在文档一体化软件中完成文件至档案的整个生命周期，文件进行逻辑层面的“序化”和“优化”后实现档案信息资源化，为社会提供开发利用服务，将来档案馆不再是封闭的档案信息，而是有强大服务功能的“有序的信息空间和开放的信息环境”。

【参考文献】
1．黄霄羽．文件、档案一体化管理的科学含义［J］．档案学通讯，2002
2．李春雷．试论文档一体化管理的理论依据及其实现［J］．云南档案，2008
3．孙境．浅谈文档一体化管理的理论基础与实践［J］．科教文汇，2007
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