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[图片]新手必读 1 外贸新人必懂的那点事

在大学里，外贸可是非常热门的专业；在工作中，外贸人才同样相当抢手。那么，你一定也

想在我国对外经济高速发展的浪潮中成为一名外贸领域的弄潮儿吧。可是，在外贸行业你能做什么呢？应该具备哪些基本知识呢？进入这一行又必须要了解什么呢？要想弄明白这些

基本的外贸行业知识，就从现在开始吧。

第1节外贸工作初了解

1.1 与外贸相关的职业

外贸工作其实范围非常广泛，与之相关的职业也有很多种，比如：

外贸业务员。通常负责在对外贸易经营中的客户开发、市场拓展、客户维护等的销售人员。

外贸跟单员。在进出口业务中，贸易合同签订之后，需要专门的人员依据合同约定以及相关

单证对货物在技工、装运、保险、保健、保管、结汇等环节进行跟踪和操作，来协助旅行贸

易合同，负责这一工作的人员即外贸跟单员。

外贸单证员。是指在对外贸易结算业务中，买卖双方依据在进出口业务中的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员，其主要工作有审证、制单、审单、

交单、归档等业务活动。外贸单证员还可进一步分为制单员和审单员，前者负责缮制一切出

口所需的单证（包括发票、装箱单、重量单、汇票、产地证等），后者负责审核制单员山制

的单证，以及船公司或或带出的提单、商检公司出的检验报告、保险公司出的保单等，除此，还要按照信用证要求，做到单单一致、单证一致，然后交银行结汇。

工厂船务文员。是指负责同生产车间、业务部门、货代、报关行等联系、跟踪货物的出货、

验货情况，向货代订舱，安排运输、报关，整理单证，核对提单，并向货代、报关行传递资

料或文件的人员。

报关员。是指经海关注册，代表所属企业向海关办理进出口货物报关纳税等事宜的人员，其主要工作包括判断货物需要何种手续并准备相关文件，按照要求制作报关单等并向海关申

报，此外，还需配合海关检查、缴纳相关税费等。

报检员。是指获得国家质量监督检验检疫总局规定的资格，在国家质检总局设在各地的出入

境检验检疫机构注册，办理出入境检验检疫报检业务的人员。报检员可分为自理报检员和代

理报检员两种，前者多在一些自立报检单位工作，如：有进出口经营权的国内企业、出口货

物的生产企业、中外合资企业、中外合作企业、外商独资企业，以及进出境大牛股植物产片

的生产、加工、储存、运输单位，有进出境交换业务的科研单位和其他需要保健的单位等；

后者则一般在报关行、货代公司和大型的外贸公司就职。

货代业务员。货代业务员的主要工作是向进出口厂商或货代公司同行揽货。也有些货代被细分为业务和市场。业务负责开发直客，也就是出口厂商或外贸公司，市场则主要负责收集并

整理同行的报价等资料，制定本公司的报价表，接受同行的询价以及订舱。

商独资企业，以及进出境大牛股植物产片的生产、加工、储存、运输单位，有进出境交换业

务的科研单位和其他需要保健的单位等；后者则一般在报关行、货代公司和大型的外贸公司

就职。

货代业务员。货代业务员的主要工作是向进出口厂商或货代公司同行揽货。也有些货代被细分为业务和市场。业务负责开发直客，也就是出口厂商或外贸公司，市场则主要负责收集并

整理同行的报价等资料，制定本公司的报价表，接受同行的询价以及订舱。

船公司工作人员。包括业务员、操作以及单证等。

1.2 认识下外贸工作的种类

虽然我们可以将与外贸工作相关的职业划分为上述的种类，但由于行业、公司、部门、客户的不同，外贸中具体处理的事情也会有所差异。但总的来说，大体上可以归纳为以下内容：

1、寻找客户，与有意向的客户进行沟通。

2、向客户报价，其中涉及成本的计算、退税的核算以及运费、利润多方面的内容。

3、给客户寄发样品或通过其他方式使客户确认产品，如：请客户验厂并验看产品。

4、客户正式向工厂下订单，工厂则需要开始做生产前的准备工作，如联系原材料供应商等。

5、工厂在收到客户的预付款或是开立的信用证后，按照客户的要求安排生产，但在大量生

产之前应先让客户确认。

6、产品生产期间，需联系好货代、拖车行、报关行等，并向货代订舱，同拖车行商讨工厂

到港口这段距离的运输问题，同报关行商讨报关事宜。事实上，很多货代可以全权负责此事，所以也可以找一家货代负责处理。

7、如果是找外贸公司代理出口，则还需要练习外贸公司。

8、制作装箱单、发票等单据。

9、完成生产并通知客户，同时，还要安排货物的托运、报关等事宜。

10、向货代提供提单补料，并核对提单草稿。如果发现有误，需请货代向船公司提出修改提

单的要求。

11、向货代付款提单，如果是在“一部分预付款，一部分见提单COPY件付款的T/T付款”的方式下，还需要向客户催款，并在受到货款后向客户寄提单。

12、若采用信用证付款，在取得提单后腰连同其他单据向开证行交单，在银行审核后付款。

13、去活人取得提单并提取货物。

14、跟进守候，了解货物的销售状况，同时跟进下一个订单。

15、向外管局和税务局办理核销退税手续。

上面所述的外贸工作主要是以工厂的业务员、跟单员的工作为例来进行的讲解，在实际的外贸工作中还会有所差异。

第2节你知道外贸进出口操作流程吗？

随着中国加入世界贸易组织，我国中小型民营企业都可以自主地开展进出口贸易。但企业开展进出口贸易，必须办理对外贸易经营者备案登记以及到后续部门办理有关证照的申办、变更手续，才能合法取得进出口经营权，开展自营进出口业务。那么，作为一个外贸新人你懂

得外贸进出口的操作流程吗？

2.1 外贸进口的6个步骤

外贸进口流程大致可以归结为以下六个步骤：

1、通知人受到船公司的到货通知并告知收货人。

2、收货人按照约定的付款方式进行付款，并受其全套进口单据。

3、收货人凭带有背书的正本提单去船公司或船代福清相关费用，来换取提货单（D/O）。

4、准备好报关的相关资料。

5、海关查验放行。

6、货代或是收货人凭提货单去船代指定的场站提货。

但在外贸进口的过程中，又有几种不同的情况，下面以图表形式一一讲解。

·一般情况下从国外进口到国内

备注：

1、外贸公司是指经国家经贸部或省、市级经贸委批准其有进出口商品经营和代

理权的企业。

2、所需通关单据包括：进口合同、进口发票、装箱单、海运提单、提货单（正

本海运提单、背书、传真空运单据换取）、各种进口许可证（根据海关商品编号

上的规定）。

·从国外视同进口到保税区

备注：

1、海关备案是指进口商将进口的货物如实向海关申报，而无需加税和进口许可

证。备案进区后的货物呈保税状态。

2、海关备案所需提供的单据包括：进口合同（如国外卖方是本公司系统可免去）、进口发票、装箱单、提货单（正本海运提单背书、空运提单换取）、海运及空运

提单、保税仓储进库登记簿。

·从保税区进口到国内

备注：

1、方法B是指在保税区内投资经营自身产品，且经保税区海关核准按月、季等

核销期限的仓库和生产性企业，进口时可办理的方法，具有货物可先实现国内销售，后报关付税、付证的特点。

2、通关和核销单据包括：进口合同（保税区内企业和外贸公司的）、进口发票

（保税区内企业和外贸公司的）、装箱单、出库单（正本）、各种进口许可证（根据海关商品编号上的规定）。

·从国外通过保税区海关（一次性）进口到国内

备注：

1、这种方式是保税区内企业为了保证自己独立对海外经商的进口通关方法。

2、通关单据包括：进口合同（如国外卖方是本公司系统可免去）、进口发票、装箱单、提

货单（正本海运提单背书、空运提单换取）、海运及空运提单、进口合同（保税区内企业与

外贸公司）、进口发票（保税区内企业与外贸公司）、各种进口许可证（根据海关商品编号

规定）。

2.2 必知的外贸出口流程

外贸出口流程主要包括：报价→订货→付款方式→备货→包装→报检→报关→装船→提单→

交单→结汇，可以简单概括为“约→货→款→运→单”，与国内贸易相比，更强调“单”即

运输单据，比如发票、装箱单和提单等，这是由国际贸易的政策、运输、货币等特殊性决定

的。下面就外贸出口流程中的某些细节进行详细的解释：

·一、报盘

国际贸易一般由询盘、报盘为开始，也即通俗意义上所说的“询价、报价”，但实际需要双

方磋商的内容很多，包括：产品量的标准等级、质量等级、规格型号、技术参数、包装方式、交货期、运输方式等，然后是价格。

报价时常用三种贸易术语：FOB“船上交货”、CNF“成本加运费”、CIF“成本、保险费加运费”。一份专业的报价中，价格术语为其核心部分之一。选择以FOB价成交，在运费波动不稳的市场条件下对自己有利，而在进口商与承运人联系派船时，由于货物一旦装船，

出口商对货物的控制力小，加上延船等因素则可能会造成某些损失。再比如：在CIF价出口的条件下，对自己来说，船货衔接问题可以得到解决，并使得出口商自己有了更多的控货权、灵活性和机动性，且在运输和保险上还能赚点差价。但现实的情况是，有些大的进口商，常常以自己可以在运输、保险方面得到优惠为条件要求出口商以FOB价成交，这样就削弱了出口商对货物的控制权。所以有时即便出口商提供相当优惠的条件，却难以改变价格条件。到底是迎合买家，还是坚持自己，则需要出口商在报价时多加斟酌。

可见，作为一名业务人员，若只懂外贸或仅通单证、航运，则可能会挂一漏万，还必须要能

够利用各种贸易属于扬长避短。总的来说，需要业务人员做好以下三点：一、选择合适的术

语；二、了解价格组成的结构；三、掌握报价空间与层次性策略

·二、接单（签约）

双方就报价达成一致后，通常会签定《购货合同》(Sales Contract)，并在合同中约定商品的

名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、目的港、付款方式、索赔、仲裁等内

容，《购货合同》的签订往往标志着出口业务的正式开始。但这这种正式的做法一般只适合

于与大、中型国外采购商进行外贸往来时使用，原因是随着国际贸易的发展，双方在这一环节上都力图灵活和效率，所以一个新客户可以仅仅通过Email/Fax/MSN发送正式定单或甚至只是语句性的描述都可以下发定单，只要你确认了“合同”就成立了，并且一样符合《合

同法》的规定。但为了起码的安全保障也便于双方后续的沟通和操作，在尚未与客户签订正式《购货合同〉的情况下，不少公司都会给客户开个《形式发票》(Proforma Invoice)，写清货物的型号、规格、数量、价格、包装、装运期、目的港口、付款方式等内容。

·三、付款方式

目前，最常用的国际付款方式有LC和TT两种。

1、LC

LC付款方式是目前国际上最常用的付款方式之一，又可分为光票信用证和跟单信用证两类，

其中最常用的是跟单信用证，即附有指定单据的信用证。可以说，信用证是保证出口商收回

货款的保证文件，它是银行信用。至于选择远期还是即期信用证，要根据具体情况而定，比如：如果做即期，同时对开证行信用或不符点担心，那么最好要求客户安排保兑，这样就可以做到“双保险”；如果做远期，银行都提供贴现的融资业务，但要收取一定的贴现率，目

前一个月约是信用证金额的0.5%（如LC90Days则为 1.5%），一定要在合同中与客户协商好，需由客户承担。

2、TT

TT是一种以外汇现金方式结算的付款方式，由客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内。

这种付款方式又有前、后TT之分，“前、后”是相对于排产或船期来讲的。

需要注意的是，如果对新客户采取LC远期或不保兑的即期，或者说对老客户采取远期D/P、D/A甚至OA这样的方式，可以投“出口信用保险”，这样就既可以规避收汇风险又可以留

住生意甚至扩大生意。

·四、备货及包装

在整个贸易流程中，备货具有举足轻重的作用，技术、品质、数量和交期等都必须按照合同

逐一落实，特别是在LC付款条件下，交货期更为重要。业务员须在整个过程中密切关注并

做好协调，尤其对生产和品质较弱的企业。

在包装上，很多企业并不重视，但不管民用、商用还是工用产品，包装都是产品的重要组成

部分之一，一定要在保护性、唛头标识上做到合格和专业。

·五、报检

属法定检验的出口商品，必须办理出口商品检验证书之后才能进行报关、装船等下一步操作，目前我国进出口商品检验工作主要有报检、-接受报验、抽检、发证四个环节。但也有一些

客户要求提供第三方机构的检验证书或自己派验货员过来检验，对此业务员需要及时联络、

送检（或接检）和取得证书。因为在LC付款方式下，此检验证书也是需要提交的重要单据

之一。

·六、报关

须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副

本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。但是，很多公司目前都是由委托货代来

做报关的，目的是为了提高效率并做得专业。

·七、装船

无论是做FOB还是CIF，出口商都要积极与货代联系定舱，越早越好，通常需要在开船前

两周向货代订舱，写明：收发货人及通知人的名称和地址；启运港和目的港、最终目的地；

船期货货准备好的时间；柜型、柜量；品名；贸易术语，以便让货代选择价格优惠、信誉好、船期、航程合适的船公司。

另外，还有几点需要了解：

1、在货物生产完毕后，收货人会安排验货人员验货。烟火时间要尽可能早一些，以免延误

装货时间。

2、属于法定检验的出口商品需要提前向检验检疫局办理商检（最好在办理货物装船前十天

检验完毕），并领取出口商片检验证书。

3、船公司在确认有舱位后悔放S/O（Shipping Order）给货代。

4、发货人收到S/O后会根据出货情况和S/O上面的开仓、截关等时间指示拖车公司提柜（即运输车队派车到堆场提取空的集装箱，在外贸业务中常将集装箱称为货柜）。

5、提柜后，拖车公司会派车拉吉柜（即空柜）去工厂装货，即做柜。装完柜子，打上封条，

拉回码头堆场（也有人将其叫做还场）。重柜回到对唱，进闸口后，码头会再给一个场站收

据，即尾纸或重柜纸、入闸纸，它是保管所需的文件之一。

6、拖柜的同时需将保管所需要的资料交给合作报关行，委托出口报关。需要注意的是，在

委托报关时，应将出货资料（如货物及数量、柜型等）连同S/O以及还柜后受到的场站收

据一同交给报关行报关。

7、海关查验。海关查验的内容主要是货物的拼命、重量、数量等是否与申报的相符。不过

海关查验并不是必要项目，通常会根据一定的比例抽查。但截关当日（码头停止收重柜的日期）保管被查柜的几率相对较大，如果因为查圭耽误了时间，就只能等下一班船了。所以还

柜要早些。

通过海关查验、方形，然后就可以等候装船了。

·八、提供补料

由于订舱时Booking上面指示一个大概，因此要确认最后提单上的详细内容就要提供完整的

补料，也就是要向船公司提供提单上要求提供的各项内容。提醒一点：出口美国的货物要在

船开前的72小时将补料资料交给船公司，出口其他国家的补料可在船开后再提交给船公司。

但如果补料提供错误，每修改一次都会产生一笔改单费。

在补料完成后，请货代督促船公司尽快出提单样本以及费用账单。提单样本核对无误后向船

公司书面确认提单内容，并要求船公司出正本。船公司在收到提单核对无误的通知后，通常会将费用账单发给发货人，以便发货人依此安排付款领取提单。费用账单一般包括码头处理

费和文件费等，若是预付运费的还包含海运费等。账单核对无误后即可安排付款领取提单。

·九、交单结汇

交单结汇前需要准备好单证，主要是在开船日前准备好发票、装箱单、一般原产地证、Form A 原产地证书等；在开创后的3天之内，要把装船通知发给客人；装船通知上需列明发货

细节，如船名、航次、开船日、预计抵港日，以及货物的名称、数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。

但正准备好后即可进行交单。如果是采用L/C收汇，应在规定的交单时间内被其全部但正，

并严格神丹，确保无误后交给银行议讨；如果是采用T/T收汇，在取得提单后腰马上传真提

单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本以及其他单据寄给客人。

之后还需进行核销退税，也就是在收到货款后向外汇管理局进行出口收汇核销，再到税务局申报出口退税，已取得退税等优惠。

以上所述是出口流程的大概过程，由于地域不同，或是出口上自身条件的差异，或者由于柜货和散货等的差别，在出口流程方面也会不可避免地存在着一些细小差别，外贸工作人员需要根据实际情况作出相应的应对。

第3节进出口权与买单出口

3.1 什么是进出口权

所谓进出口权是指拥有进出口权的企业依法自主地从事进出口业务的权利。在对外贸易中，

只有具有进出口权的企业才能经营进出口业务，而没有进出口权的企业则不能经营或者只能

找有进出口权的公司代理进出口业务。目前，国家对企业申业则不能经营或者只能找有进出

口权的公司代理进出口业务。目前，国家对企业申请进出口权的政策已经放开，对于注册资金及年出口额都没有限制，只要企业具有合法的营业执照就可申请，包括民营企业及个体工

商户在内都可以申请。

3.2 进出口权的申请程序

申请进出口权会涉及商务局、海关、工商、税务、检验检疫局、电子口岸、外汇管理局等多

个部门。因此，需要掌握其程序以便提高效率。一般来说，进出口权的申请程序大致如下：

1、到商务局办理对外贸易经营者备案登记；

2、到工商税务办理经营范围变更；

3、到海关办理自理报关单位注册登记证书；

4、到外汇管理局办理境内机构经常项目外汇账户开立和进口出口收汇核销登记；

5、到银行开立外汇账户；

6、到电子口岸办理中国电子口岸登记；

7、拿电子口岸身份识别卡和电子口岸IC卡到出入境检验检疫局办理注册备案登记；

8、到当地国税局办理出口退税登记。

另外，需要注意的是，进出口权申请不仅需要掌握其程序上，还要准备好以下资料：营业执照复印件、组织机构代码证复印件、国地税正副本复印件、法定代表人身份证复印件、银行开户核准通知书复印件、财务人员身份证复印件等。

3.3 没有进出口权的企业如何开展外贸业务

虽然现在国家对企业申请进出口权的政策已经相当放开，但目前我国仍然有不少企业没有进

出口权。按照规定，没有进出口权的企业是不能进行进出口业务的。但实际上，很多没有进

出口权的企业同样也在进行着外贸业务，这是怎么回事呢？他们是如何开展外贸业务的呢？

总结起来，共有三种方式：

一、企业自己不找国外客户，而是通过外贸公司并由外贸公司负责寻找客户、接国外订单，

而企业则只需要做好生产、订舱、陆运等工作即可。这种方法实际上类似于国内贸易（因为企业至于外贸公司联系，而不直接语国外客户联系），工厂利润有限，但具有节省人力成本、无需外贸专业人才即可操作的优点。

二、企业自己寻找客户、接国外订单，然后找代理公司（如外贸公司）帮忙出口，并代其报

关、核销等，但由于没有进出口权，所以企业不能把自己企业的账户给客户，而只能通过其

代理公司代收货款，否则不能核销。这种方法可以退税，但要支付给代理公司用尽，并且要

代垫款项，资金周转时间长，操作复杂，且有流失客户资源的风险。

三、买单出口。买单出口，简称买单，即没有出口权的企业向有出口权的企业购买一套合法

的出口报关单据来向海关申报出口的方式。买单主要就是指买核销单，企业既可以直接向有出口权的单位买单，也可以通过报关行或货代买单，实际操作中企业多会选择后者。此外，

买单公司也无须进行核销，因为卖单公司会自行处理核销事宜。这种方法实际上是借用他人公司名义出口，因此不能退税，且不为法律和政策所提倡。但其操作方便、简单易行，有助

于树立企业的形象，因此在对外贸易中广泛存在。

3.4 买单出口的流程

1、如果是散货算好货物的毛重和体积如果是柜货确定好柜型和柜量。

2、找几家正规货代分别向他们询问海运价格和各项所需的费用货比三家找出价格最优、服

务最好且公司实力雄厚并信誉良好的货代。

3、填制Booking Sheet由货代提供连同制作好的装箱单和发票一起发给货代。

4、工厂安排出货。

5、货代安排报关等事宜。

虽然买单出口在对外贸易中广泛存在，而且我国目前也没有对其作出相关的硬性规定，但还是建议出口企业能够申请进出口权，从而进行正当合法的进出口贸易。这既是对良好经济秩序的维护，也使自己的权益具有更进一步的保障。

第4节选择适合的货代很关键

海上货物运输是国际运输的主要方式，国际贸易中约有90%的货物是以海上运输方式承运的。海上货物运输不但包括流程和一系列单证手续办理等内容，而且涉及与运输法律有关系的当事方，货运代理便是其中一方。就货代>而言，重要的是能够辨别有关航运烟囱的各种

手续，以提供给货主良好的航运服务。作为货主，适当选择货运代理，意味着选择了熟知航运业务的适当海运人和适合贸易合同的运输方式，从而能有效地履行贸易合同约定的法律义务，从而保护自己作为货主的权益。

4.1 货代选择是什么

国际货物运输，可以用空运和海运。空运费用很低，而且交接简单，时间也很短，货物交给

运输公司，很快就直接到客户手中了，没有特别的操作过程。此外.利用国际快递如著名的DHL、UPS、TNT等也可以交付外贸产品（假如数量不大的话），因为国际快递的费用更