怎么做一名好的设计师？

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『馬斯洛』說過的話：
心若改變， 你的態度跟著改變；
態度改變， 你的習慣跟著改變；
習慣改變， 你的性格跟著改變；
性格改變， 你的人生跟著改變。
在順境中感恩， 在逆境中依舊心存喜樂，
認真地活在當下。
讓世界因為我們，而變得更美好！
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酒店设计
公文時效管制VS. 電子公文系統
文書組 99.08.18
本校公文時效管制發展歷程


76年7月依教育部台秘字第28633號函規定，開始實施公文時效管制。 由文書組每月製作未歸檔清冊進行稽催，並將稽催成果報部核備。 95年4月，因公文系統未具備稽催功能，故暫停稽催。 98年3月由本校電子公文系統自動發電子郵件進行通知。 98年7月依教育部函轉行政院研究發展考核委員會會管字第 0982360528號函辦理。為加強培養機關、學校各級人員文書流程管理 正確觀念，建立公文檢核制度及實施定期或不定期檢核，以提高公文 處理品質。 99年3月由文書組配合本校電子公文系統就逾期未結案公文進行電話 催辦。 99年5月21日第17次行政會議通過「國立交通大學公文時效管制作業 要點」。 99年8月18日舉辦「國立交通大學公文時效管制作業要點」實施說明 會。 99年8月～12月底，為試辦期間。 100年1月份開始，正式實施。文書組於每月中旬製作各項統計報表提 供秘書室於行政會議中報告本校公文時效管理實施成果。
建立電子郵件帳號 主動督導承辦人，依限處理公文
『單位未結案件』

『待處理公文』

審核或核定公文展期申請、公文改分申請 指導公文處理原則及方法或適當調配人力
落實職務代理制度
『代理設定』

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公文處理期限（一）
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公文處理時限（二）
8
公文處理時限（三）
9
申請改分1，2

操作步驟

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調閱流程



報表功能
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承辦人報表（個人）
個人承辦案件清冊 承辦人歸檔送件清單 公文時效統計明細表 逾期未結案稽催單 已結案未送歸檔清單
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單位登記桌報表（單位內人員）
個人承辦案件清冊 年度單位承辦／會辦統計表 公文時效統計明細表 逾期未結案稽催單 已結案未送歸檔清單
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主管報表（單位內人員）

承辦人已離職的公文沒有人代送歸檔


需先經校內教評會等其它會議決議後，才能簽辦


來文機關提供的附件或來文內容有誤，需待來文機關補送後才 能簽辦

須辦理展期申請

簽辦單及簽送歸檔之前，誤按清稿，以致清稿前的核章不見了
已決行的簽辦單及簽不須發文，所以不須清稿才送文書組歸檔 （0990007943 、(1)）

點選『待處理公文』 點選改分申請 填寫改分原因，儲存 至待處理公文，點選改分申請單，核章後送出 第一次改分：申請人→單位主管→一級單位主管 第二次改分：申請人→單位主管→一級單位主管→校長或 授權代理人

行政流程



公文申請改分時，應及時提出，以免耽誤公文處理 時效 為免耽誤公文處理時效，經第二次改分之承辦單位 不得拒絕辦理
『建議以分會方式處理』
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影響公文處理時效因素（二）

主管未蓋決行章戳，導致無法歸檔，而影響公文處理時效
建議承辦人送歸檔或送發文前，應先審視主管核章結果，以免被退件

附件不全，導致被退件，而影響公文處理時效（0990007659）
『應於送出前先行確認附件是否齊全』

附件不須歸檔未註明，導致被退件，而影響公文處理時效
10
申請展期，1，2

操作步驟

點選『承辦未結案件』 點選展期申請 填寫展期原因及預訂展期天數後，儲存（產出展期單序號） 至待處理公文，點選展期申請單，核章送出 10天以下：申請人→單位主管 10天～30天：調閱申請人→單位主管→一級單位主管 30天以上：調閱申請人→單位主管→一級單位主管→校長或 授權代理人

行政流程

注意：申請展期應於辦理期限內提出，且只限二次， 承辦人應審慎填寫須展期之期限
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申請調閱1，2

操作程序

點選『公文查詢』或『舊檔查詢』進行查詢 點選公文文號 提出調閱申請、儲存（產出調卷單序號） 至『待處理公文』點出此調閱申請單，核章、儲存、送出 公文影像檔：調閱申請人→單位主管→業務單位主管→申請 人 紙本公文：申請人→單位主管→業務單位主管→檔管人員→ 調閱申請人 紙本調閱期間為15天，即須還卷。逾期時，系統將會自動發 送稽催還卷通知。
個人承辦案件清冊 年度單位承辦／會辦統計表 公文時效統計明細表 逾期未結案稽催單 已結案未送歸檔清單 公文使用天數明細表
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稽催人員報表（全校各單位及個人）
個人承辦案件清冊 年度單位承辦／會辦統計表 案件流程紀錄表 公文時效統計表 逾期未結案稽催單 未結案件明細表 已結案未送歸檔清單 公文時效統計明細表 展期公文清單 公文使用天數明細表 稽催統計表

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不應歸檔之附件


現金、有價證券及其他貴重物品。 司法訴訟有關物證。 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共 安全之物品。 易變質而不適長期保存之物品。
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不須歸檔之附件

發文方面：



計畫期中、期末報告； 計畫申請書； 計畫成果報告書； 教授、研究生回國報告書； 教授、研究生出國申請書及申請經費補助。 教授、研究生申請參加會議、研討會之原件退回者(未獲補助者) 贈閱書籍、月刊等。
『待處理公文』

對於來文、會辦公文，應即時分送承辦人 非本單位之公文，應即時提請改分
對逾處理時限之公文，查催承辦人及提報單位主管 轉寄第三類公文予單位內業務相關人員 請假前，務必設定職務代理人
『單位未結案件』

『第三類公文』之E-mail通知

『代理設定』

5
主管
『個人資訊』

2
如何利用電子公文系統控管公文流程
3
承辦人
『個人資訊』

建立電子郵件帳號
公文流程控管1，2
『承辦未結案件』

『待處理公文』

申請改分
申請展期 請假前，務必要設定職務代理人 申請調閱
4
『承辦未結案件』

『代理設定』

『公文查詢』或『舊檔查詢』

單位登記桌
『個人資訊』

建立電子郵件帳號
17
常見的問題
18
影響公文處理時效因素（一）

沒有接到電子郵件通知
應儘速於個人資訊中建置電子郵件帳號

未注意各類別公文之處理期限（0990010637）
接到公文時，應先瀏覽卷宗資訊中之限辦日期

非本單位公文，逕自積壓，而未及時提出改分申請，影響公文處理 時效
對於收文人員分送之公文，應及時確認。若確非本單位公文，應及時 提出改分申請
依檔案點收規定：附件皆應歸檔。唯若附件確不隨文歸檔，應核章註 明，並經主管批准

案情複雜，會核單位認為應再敘明而遭退件
『建議承辦人先行與會辦單位協商後，再送出』

承辦人（單位登記桌）請假、出差時，未設定職務代理人，公文有 問題時，無代理人代為處理，而致影響公文處理時效 （0990010805）
請於請假、出差前，於代理設定中，設定職務代理人

2.收文方面：



除上述原因外，附件不歸檔時，須於核章時加註：「附件留存 承辦人處備查，擬不送歸檔」、或「附件隨文寄出，擬不送歸 檔」，經權責長官批核。
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應退還承辦人補正之歸檔案件
案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 案件污損或內容不清楚者。 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 案件未編列文號或文號有誤者。 案件未填註保存年限或分類號者。 案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣 者。 案件與歸檔清單之登載不符者。 案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。 未辦畢案件不得先行歸檔。 前項所稱之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關 權責長官核可後，併同原案歸檔備查。

未依處理期限落實公文時效管制
對於無法於規定期限內辦結之公文，應先提出展期申請或簽請同意設 定為專案管制案件

誤以為公文處理期限僅指承辦人之處理期限，導致延誤
各項處理期限係包括收文（創稿）、分文、（交辦）、擬辦、陳核、 批示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發文、結案歸 檔等全部作業的時間 會辦單位太多，影響公文處理時效

主管請假、出差時，未設定代理人，導致公文無人批核
請主管於請假、出差前於代理設定中，設定職務代理人
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公文處理常見問題

已決行的公文沒有送歸檔

已決行的公文（收、發文）務必送文書組歸檔 簽可選擇送歸檔或單位自存 單位發文亦須送單位自存 承辦人離職時，應由該單位之人事管理人員或主管在公文系統中進 行移文作業，再由接辦人代送歸檔 須辦理展期申請