高效会议管理技巧文本课件 主持人的会议管理技巧

第6讲主持人的会议管理技巧【本讲重点】倾听的技巧实际的说话技巧倾听的技巧1．倾听的礼节倾听的礼节包括3项内容：首先建议你学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，而且最好能在听完别人完整的故事之后再发言。

只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。

倾听是有一定礼节的行为，一定要充分重视。

充分注意了倾听的礼节，就能够很好的理解什么是倾听。

◆倾听首先是一种管理技巧，这种技巧能够通过学习和锻炼得到提高。

◆其次倾听是一种忘我的方式，让自我与他人在同一种话语背景中融合。

2．倾听的具体方法倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌，你的眼神要与交谈者相互接触，要使交谈者有一种被重视、在沟通的感觉。

另外还要发出一些倾听的声音，例如“就是”、“好好”、“是这样吗？”“不错”、“真的”这样的话，这些语言会激励对方越说越多，因为他会觉得自己是被倾听的。

此外，身体前倾也是倾听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还可以保证你不走神，你的身体前倾时，会给被倾听者其很受尊重的印象。

倾听的关键则是重复和总结，当然也要做好相关的记录。

3．倾听的误区倾听容易陷入以下误区，一定要格外注意：4．“倾听”小总结如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以经常使用“我也有相同的经历”“如果是我的话”这两句话进入倾听状态，同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。

其实，这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会议主持中游刃有余。

会议中的说话技巧会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧：◆展示。

即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。

◆探询。

与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如：“后来呢？”“那结果怎么样呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”◆评论。

与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论，如“我明白你的意思了”“我认为问题是.......”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。

◆建立。

评论之后需要采用“建立”的说话技巧。

“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。

“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”◆测试理解情况。

在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。

例如“刚才这位先生的发言大家都清楚了吗？”或者说“您刚才是说的这个意思，我理解对了吗？”这就是测试的说话方式，用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义。

◆总结。

在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如：“刚才大家讨论非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三……”。

◆排除与引进。

排除是指拒绝某些与会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。

具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外，即将其排除”。

“排除”的具体方法是：“您这个观点太好了，那么您对下一个问题怎么看？”或是“你这个问题回答得非常好，您旁边那位有什么见解呀？后边那位有什么见解呀？”用这种问话可以达到一举两得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。

这其二“把别人带进来”就是所谓的“引进”。

简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。

这是两种很好的说话技巧，这两种技巧通常是连用的。

◆就程序提出建议。

主持人就会议程序提出一些建议，主要的目的是掌控会议时间。

一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说：“好，这个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们马上转入第三步的程序”、“我们讨论这几个方案到底哪个适用？”。

情景小案例人物——主持人；与会者1；与会者2；与会者3；与会者4会议主题——关于新年晚会地点、时间、节目和抽奖礼品的讨论会议特色——主持人开场白可谓简洁明了，分别指明了会议的主题、时间。

语录主持人：今天会议的主要议题是即将举行的员工晚会，会议时间局限在1小时之内，我们要决定4项内容，即晚会的时间、地点、节目单和抽奖内容。

下面请大家各抒己见。

评议：主持人开场白可谓简洁明了，分别指明了会议的主题、时间。

与会者1：我先说吧，我觉得像节目方面，还是由各小组自己报上来，然后由谁负责汇总，再从中挑一些好的，最后把节目确定下来。

抽奖活动是晚会重要的一环，我们一定要抽的让大家都开心。

要达到这个效果，我觉得去年那个抽奖就挺有意思，我抽中了一台彩电，而张总只抽到一支钢笔，把我们给乐坏了。

地点的选择也很重要，去年选择的地点就在公司楼底下的一个迪厅，我觉得气氛不太好，主要原因是天天从那儿经过，没有什么神秘感，也没有新鲜感，我觉得挺没有意思的。

我建议去一个比较远的，高雅一点的，我想比如说什么中央电视台梅地亚宾馆，或者是去清华紫光国际会议中心，那个地方才与我们的身份相符嘛，是吧!评议：与会者1，说话漫无边际，滔滔不绝，符合蝉的本性。

一定要控制其发言时间。

主持人：好好，我明白你的意思了，你讲的其实非常好，你想总结的是地点和抽奖是非常重要的，其他是不重要的。

与会者1：对。

主持人说：谢谢，那其他人有什么看法。

与会者2：我不同意他的看法，地点和抽奖这些都是次要的，既然是一个晚会，主题应该是节目，节目搞得好与坏能决定整个晚会质量如何，是不是能够引起大家的兴趣。

所有的员工在一块，对去年一年做一个回顾，对来年做一个展望，在这一气氛之下，也能凝聚团队的这种战斗力，所以我觉得这些东西都无所谓，只要不是太严肃的地方就可以，时间的话这个只要是临近春节的几天都行。

评议：与会者2有攻击别人的倾向；总是给予消极的、否定的意见。

与会者3：咱们现在讨论一下礼品发放的问题。

评议：与会者3总是提议不同的程序。

主持人：礼品的发放，你建议我们从礼品发放开始讨论，我们看看能不能这样，既然他们两位都说到了时间、地点，我们不妨先按照这个顺序讨论，然后马上讨论这个礼品发放的问题，好吗？评议：主持人要采取以下方式对付这样的人：肯定他的贡献或是重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施。

与会者3：不，既然开晚会，节目还是很重要的，不如从节目单开始。

主持人：我明白你的意思，可是我知道小王特别有表演天才，所以他更看重节目，是吗?如果我是你的话我跟你一样的心情，我特别想把节目定下来，那我想不妨把时间、地点确定一下，时间大家有没有异议，就是元旦，新年的一月一号那一天，小王你觉得呢？与会者1：我同意，我觉得元旦那天可以。

主持人：好，那么地点，梅地亚宾馆？与会者2：迪厅。

与会者1：迪厅，又说到迪厅，迪厅有什么好的？又像去年一样。

与会者2：迪厅有什么不好啊？与会者1：又像去年一样闹得有的同事都扭了脚了。

与会者2：他是太高兴了扭的脚吧。

与会者1：扭脚就是破坏了气氛。

与会者2：这个事情里面，不能没有一点点失误或一点点小插曲呀，搞节目的不求十全十美，而是说通过晚会来使大家产生一种团队的凝聚力，这是最主要的。

主持人：好，谢谢，谢谢，你们两位的沟通暂时就到这儿。

我们想听听这位怎么看呢，一直没有说话的这位。

评议：主持人及时打断了与会者1和与会者2的争吵，避免了大会开成小会。

与会者4：我觉得去年搞的挺好的啊，我们大家就照去年的活动那样模式就行，在节目上做一下改变就可以了。

主持人：您的意思就是不要什么变化，一切按老路子办？与会者4：觉得去年挺好的。

主持人：好，那最那边的那位，怎么样看？与会者5：就按你们说的办吧。

主持人：按照我们这个讨论，就是说按照去年的模式，一会儿在会议的结束时大家做一个表决，你们各位思考一下是迪厅还是梅地亚宾馆，最后以少数服从多数来决定，好不好？那下面呢我们要定一下节目，大家有什么高见没有？与会者1：节目的话，我觉得还是搞传统艺术，比如京剧呀，我们公司那么多京剧票友，那这个机会应该让他们露一手吧，或者是来一个什么独唱呀，或者是请几个比较有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，从观众席里面拉一个男同志起来对唱一段什么情歌啊那种节目，这样的方式比较好，互动性强。

主持人：坐在最旁边那位女士同意吗?你同意吗?你刚才有没有听到他说什么，他要请谁？与会者5：同意。

主持人：同意啊，刚才他要请谁呀？与会者5：好像是李谷一吧。

评议：与会者5是会议中的跑题者，习惯于自己做自己的事情。

主持人：好，那我最后再总结一下，我们这位先生的意思是说请一些名人啊，比如宋祖英呀，我提议，因为我们会议只有一个小时，我建议大家不做其他的事情，我们集中精力把这件事情来定一下，刚才时间、地点我们基本上已经确定了，现在是节目单，最后一个议程是抽奖和发放礼品，稍微集中一下精力，还有什么看法，关于节目单最后再讨论1分钟。

评议：主持人主动示意让大家集中精力开会，这样的方式有利于对付会议中的跑题者。

总结：会议还没有结束，但是最终取得了成功，形成了令大家都满意的决议。

这主要得力于这次会议主持人的会议技巧，从“评议”我们可以清楚地认识到会议中可能出现的各种意外，这主要是由一些比较有特色的发言者造成的，他们的表现特征在这个小情景剧中均有展示，主持人针对这些意外表现出了极高的处理技巧，值得从事会议管理的每个人认真学习。

【本讲总结】主持人的会议管理技巧主要表现在两个方面：第一是如何听；第二是如何说。

听和说是主持人必不可少的两项技能。

对听来说，要掌握倾听的礼节、倾听的具体方法，要识别倾听的误区。

就说而言，主要应学习8种说话技巧。

同时，要熟悉倾听和说话时经常使用的一些话语，这样有助于主持人工作的顺利进行。

【心得体会】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________。