Word操作知识

1.在日常工作中word的使用必不可少，而往往来说一些小技巧的使用会让你在同
事们的心目中迅速成为大师级人物。

其实这些技巧掌握起来都非常简单，下面我们总
结了word的10招绝技，掌握了这些不仅可以让你使用word更加得心应手，并且也会让办公室同事刮目相看。

★快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再
按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状。

★快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。

其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

●当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会
消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；
●选择“工具”——“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入
时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1)，最后单击“确定”按钮完成即可；
★定位最后编辑的位置。

其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇
文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。

★快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般
人是通过选择菜单来实现的。

其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下
Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快!
★快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到
多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

★快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。

首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框
中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，
把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

★快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

★快速打印多页表格标题
选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

★快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

★快速改变文本字号
Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。

但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。

其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。

而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。

提示：其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：
●选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号。

●选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字
2.在word中，至少有三种可能的方式替代文本框，所以有必要问一问为什么使用文本框。

三种替代方式的每一种都提供了不同的功能。

★单格表格
●优点：它能随着文字添加到其中而自动扩展。

如果需要的话，可以镶边使四条边框相互不同。

为达到特殊的效果，其内部还可以用隐藏的内部框线分割成更多的单元
格。

它还可以是浮动表格以使文字在它的周围环绕。

●缺点：它的环绕能力有限，其环绕点不能改变，并且其外部格式被限制为矩形。

★艺术字对象
●优点：对于构造与勾勒文字，它几乎有无限的可能，并且具有极其灵活的环绕能力。

●缺点：它具有不可防护性，对于添加文字来说能力有限，而且它很难模拟正常字体的文字。

★带边框的段落
●优点：它是普通的文字，所以具有所有正常的文字属性，这很容易理解。

●缺点：既然是正常的文字，所以没有文字环绕能力并且只能嵌入到其他文字中。

注意，如果将带边框的段落作为对象插入，那么它将在某些方面模拟文本框。

然而，控制与编辑它会变得更单调乏味。

此外，它不再是不需要特殊处理的“正常文本”。

文本框有什么不同吗？在文本框中的文字可以被防护起来(而艺术字不能，但其他两种方式可以)。

可以将Word的任何“形状”转换为文本框——只需右键单击它并选择“添加文字”选项。

文本框的文字环绕能力很全面，包括改变环绕点(虽然只对方框外的文字起作用)。

然而，除此之外，文本框还有一项功能是其他方法所没有的，而且许多Word用户并不知道此功能：不同的文本框可以被链接到到一起以便文字能从一个文本框流入另一个。

这使得文本框结构能够完美地应用于设计新闻报道或其他出版物，因为在这些出版物中的文字往往开始于某个位置，并结束于此文档中非正常文字流向的另一个位置。

3. 在办公文档处理的过程中，我常常需要设置文本的段落格式，即需要设置文本的对齐方式、缩进、行距等。

在文档处理中，文本的段落格式主要包括以下几种：★水平对齐
水平对齐方式可以改变段落在版面中的水平位置，包括左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐和两端对齐五种方式。

例如，文档的标题通常居中显示，文档作者名靠右显示。

两端对齐或分散对齐文本时，行的两侧会有整齐的边缘。

此外，两端对齐文本时，当段落的最后一行不是一整行时，此行左对齐。

★垂直对齐
垂直对齐方式可以改变段落在版面中的垂直位置，包括顶端对齐、居中对齐、两端对齐和底端对齐四种对齐方式。

例如，在制作文档封面时，对标题使用垂直对齐中的居中对齐，可将标题置于版面中央。

★段落缩进
缩进决定了段落到左或右页边距的距离。

可为段落设置左缩进、右缩进、首行缩进（段落的第一行缩进，其他行
缩进）及悬挂缩进（段落的第一行
缩进，其他行缩进）格式。

★行距
行距是段落中每两行文本间的垂直距离，与所选字体有关系。

行距有以下五种类型：
●单
行距：指一行中最大字体和图形所占用的高度，为文字处理所使用的默认行距。

●1.5倍行距：为单
行距的1.5倍。

●两倍行距：为单
行距的2倍。

●最小值：适应一行中最大字体或图形的最小行距。

●固定值：设置的固定行距。

●多倍行距：行距按指定的倍数增大或减小。

如设置值为1.2，则行距在单
行距的基础上增加20％
★段落间距
段落间距指相邻段落之间的垂直距离，它决定段落前后空白距离的大小。

当按下键盘上的Enter键重新开始一段时，光标会跨过段落间距到下一段的起始位置。

段落间距是段落的一个格式，可以传递到下一个段落。

4.在Windows中文版中的字处理过程中，我们可以发现系统是同时使用“号”和“磅”来定义字体的大小，通常在应用程序如Office软件中的字体属性里，字号列表都包含了两个部分，一部分是位于字号列表上部的以“号”为单位的一号、小一号、二号……，在Word中，中文字号主要就是下表所示的十六种，再有就是以“磅”为单位的5磅、
5.5磅、6磅、
6.5磅……，用“磅”表示的字号较多。

有时在页面设置中只能用“磅”，这与我们的计量习惯不同，使人产生混淆。

磅值的数字范围为1～1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还不到一毫米宽。

我们可以在“格式”工具栏上的“字号”框中直接输入“磅”值来设置字体。

一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，特大字或袖针小字都可以。

在Word中设置字体时，也可以应用以下两个快捷键来进行快速调整字体，十分方便。

Ctrl+[或Ctrl+]以1磅为单位缩小或放大字体。

Ctrl+Shift+<或Ctrl+Shift+>以磅或中文字号之间大范围缩小或放大字体。