企业公文管理制度

企业公文管理制度

第一章总则

第一条目的

规范公司公文处理工作，实行公文处理制度化、程序化，提高公文处理效率和公司发文质量。

第二条适用范围

适用于公司公文的起草、校对、审批、传阅等管理。

第三条术语定义

1、发文办理：以公司名义制发公文的全过程，包括草拟、审核、签发、用印、登记、分发等环节。

2、收文办理：对收文进行签收、登记、批办、分发、承办、催办督办的全过程。

第四条职责

1、各部门：负责公司发文的签报、草拟、清稿；负责部门有关公文的收发、分办、传递和归档。

2、人力行政部：负责公司发文的核稿、登记、分送、印发、归档等；负责公司收文的签收、登记、分发和催办督办、归档等；负责公司全系统公文处理工作的业务指导。

3、公司领导：负责公司发文的审批。

第二章公文的发文办理流程

第五条公文拟制

1、公文拟制应遵照部门分工负责的原则，谁主管的事项由谁拟办。

2、文件拟制时，应区别文件是制度性文件还是其他文件，分别按相应的行文规则拟文。

3、涉及重大事项或重要批复性事项的公文，主办部门应先拟制签报稿，说明拟发文的主要内容和原则，并向公司分管领导签报。

4、主办部门拟制的公文内容应与公司现行规定已发布文件相衔接。

5、公文内容涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与相关部门协商，会签意见后签报公司分管领导，批准后方可起草文件；如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，仍不能达成一致时，主办部门应列明各方理据，提出倾向性意见，并与相关部门会签后报请公司分管领导协调审定。

6、遇有特殊紧急情况，拟稿部门可以在签报后附《发文稿纸》，先经公司领导签批，再由人力行政部进行补核稿。

7、拟稿须在文稿前面附红头《发文稿纸》，具体按照第三章“行文规则”填写。

第六条公文核稿

1、公司发文须送人力行政部核稿，送核之前由拟稿部门负责人对所拟文稿进行审核并签字。对需要会签的文件，还应由相关部门会签。

2、对各部门送交的公司发文草拟稿，人力行政部文秘人员进行发文处理登记后送人力行政部总监进行审核。

（1）核稿工作重点：

①审核发文是否必要，文稿是否应由该部门办理。

②审核文稿中所提出的解决问题的意见、办法、措施是否符合实际，操作性如何；由谁执行，怎样执行，执行期限等规定是否明确、恰当；涉及其他部门的内容，是否经有关部门会签。

③审核文种使用、文件格式是否符合“行文规则”，文字表述是否准确、简练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，版式是否规范。

④协助审查：拟稿内容与公司现行政策是否衔接，与当前中心工作和已发布文件有无矛盾，是否脱节。

（2）在不损害原意的情况下，核稿人对文稿可以进行增删、文字加工；对于内容紊乱、文字过长的应提出意见，由经办人进行修改；涂改、勾划较乱的，应由拟稿人负责誊清。经审核不符合规定的文稿，人力行政部可退回拟稿部门或拟稿人。

（3）对于没有必要的发文，由核稿人员提出不发或缓发的建议，由拟稿部门同意后进行发文处理登记，退回拟稿部门。

（4）对于尚需要其他部门会签的文稿，由人力行政部提出会签建议，由拟搞部门将文稿送相关部门会签，提出会签意见后返回人力行政部核稿人员审核。

3、公文审批、签发

（1）以公司名义发出的公文一律由执行总裁签发。

（2）会议纪要的签发，由主持会议的分管领导签发。

（3）公司领导签发意见中列明不发或缓发的发文，由人力行政

部登记后退回拟稿部门。

4、公文印发

（1）经公司领导审核签发的发文文稿，由人力行政部登记后，交拟稿部门清稿，完成清稿后交文秘人员办理发文。拟稿部门如需对文稿进行实质性修改，应报经签发人同意。

（2）复核：发文正式印制前，文秘人员应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；体例、格式是否完整、统一、规范等。

（3）编号登记：文秘人员复核后，完成文件登记和编号（发文字号）；将发文标题、主送单位、附件名称、签发人、签发日期、抄（报）送和公司内发送单位、主办单位等项进行发文登记。

（4）分发：对于需送公司领导的，由文秘组各备 1 份；发送公司各部门、办事处的文件上载公司内部 OA 系统；发往外单位的公文通过交换或邮寄等方式发出。办公室留 2 份公文存档。

第三章行文规则

第七条公文种类及其适用范围

1、请示：适用于向上级指示、批准。

2、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

3、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4、通知：转发政府机关或不相隶属单位的文件；发布规章制度，传达要求分支机构、部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。

5、批复：适用于答复分支机构的请示事项。

6、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，嘉奖和处分有关人员；变更或撤销分支机构和部门不适当的决定；

7、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者需要周知的事项。

8、公告：适用于对外宣布重要事项或者法定事项。

9、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

10、函：适用于与不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向政府有关部门请求批准等。

11、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

12、简报：传递公司各方面信息的简短的内部小报。

第八条公文格式要求

1、公文一般由发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、抄（报）送单位、本单位发送、主办单位、联系人姓名、联系电话、印发单位和印发日期等部分组成。

2、发文单位标识应写全称或规范化简称；联合行文应将主办单位排列在前。文头格式应按“文件头纸示例”执行。

3、发文字号，包括单位代字、年份、序号。联合发文只标明主办单位发文字号。发文单位标识下空2行，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下为一条与版心等宽的红线。